Glemt Passord?

Skildring - roller, oppgåver og ansvar

Fellessekretariatet sine oppgåver

Fellessekretariatet i Kvam herad er organisert med eit postmottak og arkivfunksjon for dei fleste einingane i kommunen, lokalisert på rådhuset i Norheimsund. Fellessekretariatet fører ikkje post for dei avdelingane som har eigne fagsystem.

Fellessekretariatet har eigne systemansvarlege som skal sørgje for ei kontrollert og sikker tilgangs-styring, tilstrekkeleg opplæring, feilretting og oppgradering av sak-/arkivsystemet. Fellessekretariatet sine hovudoppgåver er å kvalitetssikre dokumentasjonsforvaltninga i kommunen, og skal bidra til ein best mogeleg dokumentfangst.

Tilsette i fellessekretariatet skal arbeide etter denne målsetjinga:

1.     utøve sjølvstendig ansvar og medverke til at fellessekretariatet held god fagleg kvalitet.

2.     utføre oppgåver iht. førehandsbestemte instruksar, rutinar og prosedyrar.

3.     sørgje for systematikk og samanheng i papirarkiva og i dei elektroniske systema, slik at dei kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.

 

Arkivleiar sine oppgåver

Arkivleiar er fagleg leiar for fellessekretariatet og tilsette ved avdelinga, og har hovudansvar for å leie og utvikla fellessekretariatet si faglege målsetting i iht. gjeldande lov og avtaleverk. Arkivleiar skal gje fagleg rettleiing og føre tilsyn med dokumentasjonsforvaltninga og dokumentbevaringa i kommunen.

Arkivleiar har rett og plikt til å:

  • Rapportere til Teknisk sjef om kommunen sin dokumentasjonsforvaltning og leggje fram tiltak som skal forbetre og heve kvaliteten slik at kommunen får ei effektiv drift.
  • Utarbeide verksemdsplanar for fellessekretariatet.
  • Involverast og uttale seg om arkivmessige konsekvensar av planlagde omorganiseringar i kommunen og ved inngåing av interkommunale samarbeid.
  • Føre tilsyn og legge til rette for at dokumentasjonsforvaltninga skjer i samsvar med lov og regelverk.
  • Føre kontroll med dei papirbaserte og elektroniske arkiva i kommunen, og sikre at desse er forsvarleg oppbevart, sikra og deponert.
  • Oppdatere/gjere endringar i arkivplanen. Arkivplan skal oppdaterast minst ein gong i året, og elles ved større endringar/omorganiseringar.
  • Involverast ved anskaffing og avvikling av elektroniske sak- og fagsystem som potensielt inneheld arkivverdig dokumentasjon.
  • Involverast ved utarbeiding av rutinar for dokumentasjonsforvaltninga i kommunen, dette gjeld for alle einingar.
  • Vere kontaktperson med Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS og systemleverandørar.
  • Delta i interkommunalt arkivfagleg samarbeid.
  • Vere systemansvarleg for sak-/arkivsystemet i kommunen.

IKA Hordaland sine oppgåver

Kvam herad er eigar av Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKA Hordaland). Kommunen har ein eigardel på 4 % og sit i selskapet sitt øvste organ, som er representantskapet. Kommunen yt eit årleg tilskot fastsett av representantskapet. Eigarforholdet vert styrt av ein selskapsavtale, vedteke av kommunestyret til alle eigarane. I tillegg kjøper Kvam herad ei rekkje tenester relatert til det arkivfaglege arbeidet, dette blir regulert av særskilde depot- og oppdragsavtalar.

Under er det skildra kva for ansvar IKA Hordaland har jf. avtaler med Kvam herad. 

1. Jf. selskapsavtalen (av 1. januar 2020) har IKA Hordaland ansvaret for; 

Å legge forholda til rette for at eigarane kan gjennomføre arkivlova med sine intensjonar og føresegn på ei rasjonell, funksjonsdyktig og effektiv måte.

2. Jf. depotavtalane for elektronisk arkiv (av 1. september 2020) og for papirarkiv (av 1. januar 2021) har IKA Hordaland ansvar for;

Etter § 18 i arkivforskrifta skal offentlege organ avlevere eldre og avslutta arkiv til arkivdepot. Kvam herad nyttar IKA Hordaland som arkivdepot for kommunens elektroniske og papirbaserte arkiv.

Å oppbevare og betene kommunen sine ferdig ordna arkiv uavhengig av format (både papir og digitale system) jf. lov og forskrift.

  • At arkiva er oppbevart i godkjente lokale
  • Føre register over bestand og tilvekst
  • Betena arkiv i samband med førespurnader frå arkiveigar (Kvam herad) og/eller publikum
  • Legge til rette for tilbakelån av avlevert arkivmateriale
  • Legge til rette for tilgang til arkivmaterialet på lesesal, jf. offentleglova
  • Utarbeide rutinar, retningslinjer og instruksar for korleis arkiv, både papir og digitalt, skal organiserast før avlevering til IKA Hordaland
  • Gje kommunen rettleiing i handsaming av arkivmateriale før avlevering til IKA Hordaland

3. Jf. oppdragsavtale (av 29. juli 2021) har IKA Hordaland ansvar for;

  • Ordne arkiv ved å systematisere arkivmateriale etter arkivskjema/arkivnøklar/emne
  • Registrering i ASTA og publisering på arkivportalen.no

4. Jf. oppdragsavtale (av 7. januar 2020) har IKA Hordaland ansvar for; UTFØRT

  • Ordne bortsett personarkiv jf. lov og forskrift frå periode 1993 – 2015
  • Arkivreinsing og ompakking, jf. riksarkivarens forskrift § 6-4 og § 6-5
  • Registrering i ASTA og publisering på arkivportalen.no
  • Utarbeide arkivkatalog for arkivmaterialet kommunen har avlevert til IKA Hordaland