Delegering av mynde frå rådmann til arkivleiar

1.    Utgangspunktet for delegering av mynde

Rådmannen har ifølgje kommunelova § 13-1 det øvste ansvaret for den kommunale administrasjonen, samt det overordna ansvaret for arkiv- og dokumentasjonsforvaltninga i kommunen, jf. forskrift om offentlege arkiv § 1. Rådmannen skal legge til rette for at organisering og oppfølging av dette arbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlege arkiv og sakshandsaming, samt ansvar for at dokumentasjonsforvaltninga er implementert i kommunen sin internkontroll, jf. forskrift om offentlege arkiv § 4.

Rådmannen har delegert oppfølginga av det overordna ansvaret for arkiv og dokumentasjonsforvaltning til teknisk sjef etter kommunelova § 13-1 og forskrift om offentlege arkiv § 1. Arkivleiar er delegert den operative oppfølginga etter punkta under.

2.    Administrativ hovudstruktur – organisering

Den administrative organiseringa i kommunen følgjer av organisasjonsplan gjeldande frå 01.08.2020.

Organisasjonen er delt inn i seks einingar:

-          Eining for oppvekst                                       -      Eining for teknisk og informasjon

-          Eining for helse og omsorg                         -      Eining for samfunn, næring og kultur

-          Eining for plan- og byggesak                      -      Eining for økonomi

Einingane er leia av einingsleiar og er delt inn i ulike avdelingar som er leia av eigne avdelingsleiarar med delegert personal-, økonomi-, budsjett- og fagansvar.

Eining for teknisk og informasjon er delt inn i fire avdelingar og er leia av eigne avdelingsleiarar. Leiar for teknisk og informasjon, teknisk sjef, rapporterer til rådmannen. Arkivleiar er leiar for avdelinga Fellessekretariatet og er fagleiar med driftsansvar og delegert økonomi-, budsjett- og personalansvar for si avdeling og er administrativt underlagt teknisk sjef. Arkivleiar rapporterer til teknisk sjef.

3.    Delegert mynde

Arkivleiar er delegert det operative ansvaret for kommunen si dokumentasjonsforvaltning, jf. arkivlov med forskrifter. Arkivleiar er fagleg overordna i høve fellessekretariatet og har som hovudansvar å leie og utvikle fellessekretariatet si faglege målsetjing iht. gjeldande lov og avtaleverk. Arkivleiar skal rapportere til teknisk sjef om organisasjonen si dokumentasjonsforvaltning, og leggje fram tiltak som skal forbetre og heve kvalitet, samt effektivisere drifta.

Arkivleiar har fullmakt til, og skal føre tilsyn og kontroll i samband med dokumentasjonsforvaltning i organisasjonen. Arkivleiar rapporterer om eventuelle funn eller tiltak til teknisk sjef.

Arkivleiar har rett og plikt til å verte involvert i anskaffing og avvikling av elektroniske arkiv- og fagsystem som potensielt inneheld arkivverdig dokumentasjon. Dette gjeld òg for planlagde omorganiseringar i kommunen, samt inngåing av interkommunale samarbeid.

Arkivleiar har ansvar for kommunen sin arkivplan, og skal sørgje for at den og arkivarbeidet er ein del av kommunen sin internkontroll.

Arkivleiar er delegert det operative leiaransvaret for kommunen si dokumentasjonsforvaltning, jf. arkivlov med forskrifter, og er delegert følgjande ansvar og mynde:

• Dokumentasjonsforvaltning
  • Fagleg leie og utvikle fellessekretariatet iht. gjeldande lov og regelverk.
  • Fagleg ansvarleg for oppgåveutføring og dokumentflyt i fellessekretariatet.
  • Vere system- og fagleg ansvarleg for fellessekretariatet sine arkiv- og fagsystem.
  • Behandle avvik knytt til faglege problemstillingar til fellessekretariatet.
  • Gje fagleg rettleiing om arkiv- og dokumentasjonsforvaltning til tilsette i Kvam herad.
  • Rett og plikt til å involverast, og uttale seg, om arkivmessige konsekvensar i planlagde omorganiseringar i kommunen, òg ved inngåing av interkommunale samarbeid.
  • Utarbeide nødvendige strategi- og andre verksemdplanar for dokumentasjonsforvaltninga i kommunen.
• Rettleiing og korrigerande tiltak
  • Føre tilsyn og legge til rette for at dokumentasjonsforvaltninga skjer i samråd med arkivfaglege lovar og regelverk. I denne mynda ligg ansvaret for at dokumentasjonsforvaltninga i organiseringa er i tråd med arkivfaglege lover og forskrifter, samt sette inn tiltak for å sikre at papirbaserte og elektroniske arkiv er forsvarleg oppbevart, sikra og deponert.
  • Mynde til å krevje skriftlege arkivfaglege rutinar frå andre einingar, og skal fungere som rådgjevar i einingane sitt rutinearbeid relatert til dokumentasjonsforvaltning.
  • Gje fagleg rettleiing til einingar og tilsette når det gjeld dokumentasjonsforvaltning. Dette gjeld både papir- og elektronisk arkiv.
  • Rett og plikt til å rapportere og melde om avvik på dokumentasjonsforvaltninga i kommunen.
  • Behandle avvik som er av fagleg karakter i fellessekretariatet, samt dokumentasjonsforvaltninga generelt.
• Innkjøps- og anbodsprosessar
  • Rett og plikt til å delta i anskaffings- og utviklingsprosessar av fagsystem som potensielt inneheld arkivverdig dokumentasjon. Dette inneber ei rett og plikt til å sette inn tiltak for å sikre at dokumentbevaringa er i tråd med gjeldande lov og regelverk, samt hindre tap av dokumentasjon.
  • Ansvar for avtaleverksemd knytt til dokumentasjonsforvaltninga.
  • Utarbeide innspel og kostnadsestimat til avdelinga sitt budsjett gjeldande for dokumentasjons-forvaltninga i kommunen. Innspel vert rapportert til teknisk sjef.
• Internkontroll, jf. arkivforskrifta § 4
  • Ansvar for kommunen sin arkivplan, og skal leggje til rette for at arkivplanen vert ein del av kommunen sin internkontroll.
  • Ansvar for at arkivplan er ajourført i forhold til kva arkivet omfattar og korleis det er organisert, samt at arkivplan viser kva slags reglar og planar som gjeld for dokumentasjonsforvaltninga i kommunen. Dette inneber òg ein rett og plikt til å innhente rutinar for andre einingar.
• Arkivfagleg samarbeid
  • Vere kontaktperson inn mot Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS.
  • Vere kontaktperson, samt delta, i andre arkivfaglege samarbeid saman med andre interkommunale selskap og systemleverandørar.

4.    Rammer for utøving av delegert mynde

Arkivleiar skal sørgje for planlegging av verksemda med rasjonell ressursbruk som siktemål i samarbeid med teknisk sjef.

Arkivleiar skal realisere politiske vedtak og ivareta politisk vedtekne målsetjingar i tråd med avdelinga sitt budsjett.

Arkivleiar har ansvar for å sikre tilstrekkeleg kvalitet i dokumentasjonsforvaltninga i kommunen, og skal sørgje for at det ligg føre tilstrekkelege og heilskaplege rutinar for planlegging, utøving og kontroll av dokumentasjonsforvaltninga. I samband med dette skal leiarane ved dei ulike einingane syte for at det vert etablert gode arkivfaglege rutinar for sine einingar, samt at lovpålagt internkontroll vert følgt opp.

Arkivleiar pliktar å rapportere til teknisk sjef om utøvinga av det delegerte myndet. Viktige saker skal rapporterast skriftleg. Uføresette forhold med alvorlege konsekvensar skal rapporterast straks.

5.    Vidaredelegering

Arkivleiar kan i samråd med teknisk sjef delegere vidare mynde så langt dette er tenleg og forsvarleg.

Vedtak om vidaredelegering skal vere skriftleg og godkjent av teknisk sjef. Som hovudregel skal føreliggjande delegeringsdokument tilpassast og nyttast i vidaredelegeringa. Føringar for utøving av mynde skal uansett gjelde i all vidaredelegering.

6.    Evaluering av delegert mynde

Delegeringsfullmakta skal evaluerast av teknisk sjef og arkivleiar innan første året etter valåret.

Ved vidaredelegering skal arkivleiar syte for at vidaredelegeringa vert evaluert med same tidsintervall.

7.    Endring av delegert mynde

Delegeringa kan til ei kvar tid endrast eller trekkast tilbake. Presisering av delegeringa vert gjort ved behov.

8.    Verknadstidspunkt

Denne delegeringsfullmakta gjeld med verknad frå tidspunktet rådmannen godkjenner fullmakta og fram til delegeringa ved nytt skriv vert endra eller trekt tilbake.