Oppbevaring, avhending og tilintetgjøring av valgmateriell

24.1 Innledning

Valgloven § 15-2 gjelder oppbevaring, avhending og tilintetgjøring av valgmateriell. Etter denne bestemmelsen skal alt valgmateriell når valget er over, behandles i henhold til bestemmelsene i arkivloven og forskrift gitt i medhold av denne loven. Det vil derfor være arkivfaglige hensyn som bestemmer hvordan valgmateriellet skal behandles når valget er avsluttet. Det er viktig å skille mellom valgmateriell som har vært i bruk og valgmateriell som er ubrukt.

24.2 Ubrukt valgmateriell

Valgmateriell som ikke har vært i bruk, kan ikke betraktes som arkivmateriell. Slikt materiell faller inn under bestemmelser om arkivavgrensning gitt i forskrift om offentlige arkiv § 14. Dette gjelder både ubrukte konvolutter, ubrukte stemmesedler og ubrukte manntallseksemplarer.

24.3 Brukt valgmateriell

For valgmateriell som har vært i bruk, har Riksarkivaren (i brev av 9. september 2003 på departementets forespørsel) med hjemmel i arkivloven § 9 fastsatt at følgende materiell kan kasseres:

24.3.1 Konvolutter

Både stemmeseddelkonvolutter og omslagskonvolutter – enten disse er forkastet eller godkjent – kan kasseres på betryggende måte når valgresultatet er endelig. Departementet antar at det samme må gjelde for omslag til stemmegivninger som blir lagt i særskilt omslag.

24.3.2 Stemmesedler

Stemmesedler som er forkastet, kan kasseres på betryggende måte når valgresultatet er endelig. Stemmesedler som er godkjent, skal derimot oppbevares til valgperioden er utløpt før disse kan kasseres på en betryggende måte. Det er ikke nødvendig å oppbevare stemmesedler på papir i fire år, dersom de opptelte stemmesedler kan oppbevares like trygt på et elektronisk medium.

EVA Skanning tilgjengeliggjør ikke bildefiler av de godkjente stemmesedlene, og har ikke funksjonalitet for å trekke dette ut fra databasen. EVA Skanning lagrer enhver telling som er gjennomført. Dette inkluderer også tellinger som er overført til EVA Admin, men som ikke blir godkjent, tellinger som aldri overføres og tellinger som gjøres og deretter slettes. Det innebærer at all skanning er lagret i EVA Skanning. Dette vil ikke gi et riktig bilde over de godkjente stemmesedlene, da disse i mange tilfeller vil finnes fra flere skanninger. Det er derfor departementets anbefaling at 144 stemmesedlene arkiveres på betryggende måte på papir i 4-årsperioden, dersom ikke de opptelte stemmesedler kan oppbevares like trygt på et annet elektronisk medium enn EVA, som ikke er et sak- og arkivsystem. Hvilket medium dette til enhver tid er vil være en arkivfaglig vurdering i henhold til bestemmelser i arkivloven og forskrift om offentlige arkiv.

24.3.3 Valgkort

Valgkortene kan tilintetgjøres på en betryggende måte når valgresultatet er endelig.

24.3.4 Avkryssede manntallslister

Avkryssingsmanntallet skal oppbevares til to valgperioder er utløpt før det kasseres på en betryggende måte.

Regjeringen: Valghåndbok - Oversikt over regelverk som gjeld ved gjennomføring av valg (pdf).