Periodedeling og bortsetting

Formålet med periodedeling er å sørge for nødvendig plass til saksmappene i daglig arkiv, samt å sikre fremfinning ved større endring i administrativ organisering, arkivorganisering eller ved skifte av journalsystem. Periodisering er derfor ei kontrollert og systematisk overføring av uaktuelle saker fra daglig arkiv til bortsettingsarkiv. Periodeskille foregår vanligvis på to måter - skarpt skille eller skille med overgangsperiode. Dette vil variere mellom de ulike arkiva og hva som er grunnlag for periodedeling.

Periodisering skal normalt skje ved årsskiftet etter kommunevalg. Arkivperiodene skal ikke være mindre enn fire år. Dersom det er behov for periodisering utenom de fastsette tidsperiodene, skal en vente med ny ordinær periodisering til det har gått minst fire år. Periodisering av sakarkivet skal normalt følgje reglene for overlappingsperiode. Ved periodisering som følgjer av omorganisering som medfører endring av ordningsprinsipp skal kommunen følgje prinsippa for skarpt periodeskille

Formål

Periodisering vil si å sette kontrollerte tidsskiller i arkivet, slik at de eldste og minst aktuelle dokumentene tas ut av arkivet. På denne måten blir det frigjort plass, og det blir enklere å finne frem i det nyeste og viktigste materialet.

Definisjoner

Mykt periodeskille - Periodisering med overlappingsperiode. Dette innebærer at dersom en mappe ikke er avsluttet ved periodens slutt, skal hele mappen - med alle tidligere registreringer - flyttes over til en ny, aktiv periode ved neste registrering.

Skarpt periodeskille – Absolutt periodeskille i arkiv og journal, hvor utskilling og bortsetting foretas straks en periode er avsluttet. Alle åpne mapper (pågående saker) i en avsluttet periode må lukkes, og deretter opprettes på nytt i ny periode (arvtakeren) ved neste registrering.

Arkivdel – En vilkårlig definert del av et arkiv, hvor alt materiale er ordnet etter ett og samme klassifikasjonssystem som primær klasse.

Aktiv periode - En arkivdel som inneholder en aktiv periode, er åpen for all registrering. Nye mapper skal kunne knyttes til arkivdelen etter hvert som de opprettes.

Avsluttet periode - En arkivdel som inneholder en avsluttet periode, er stengt for nye mapper, og mappene som allerede finnes skal være avsluttet.

Overlappingsperiode – Nye mapper (saker) kan ikke opprettes i arkivdelen, men eksisterende mapper kan være åpne for registreringer. Ved ny registrering i eksisterende mappe flyttes mappen til arkivdel som er arvtaker.

Emnebasert arkivdel – Arkivdel basert på inndeling etter emne som primært ordningsprinsipp (k-koder).

Objektbasert arkivdel – Arkivdel basert på inndeling etter objekt som primært ordningsprinsipp. Eksempler på slike ordningsprinsipp er fødselsnummer eller gårds- og bruksnummer.