|
Prosess for arkiv 1.0 Formål og anvendelsesområde Formålet med prosessen er å sørge for at arkivene i kommunen og forvaltning av kommunens dokumenter er i samsvar med lovmessige krav, vedtatte regler og bestemmelser. 2.0 Ansvar Kommunedirektøren har det overordnede arkivansvaret i kommunen, og har hovedansvaret for at forholdene ligger til rette for en best mulig arkivforvaltning. Arkivleder er administrativt underordnet kommunalsjef for økonomi og utvikling. Arkivleder er faglig ansvarlig for arkivtjenesten. Ansvaret innebærer å gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivbevaring i kommunen. Kommunalsjef er arkivansvarlig for sin enhet, og er ansvarlig for at arkivarbeidet i enheten skjer på en forsvarlig måte i henhold til lovmessige krav, vedtatte regler og bestemmelser. Saksbehandlere plikter å følge de instrukser som gjelder for kommunen i all dokumentbehandling og bruk av arkivet. Saksbehandlere skal kjenne til arkivplanen for Drangedal kommune og retningslinjene knyttet til arkivplanen som hører til sitt fagfelt. Arkivleder har ansvar for å informere kommunalsjefene om arkivplan til kommunen. Kommunalsjefene har ansvaret for at saksbehandlere i sin enhet blir kjent med arkivplanen. 3.0 Beskrivelse av gjennomføring Drangedal har vedtatt at kommunen skal ha en sentralisert arkivtjeneste. Drangedal kommune har hatt fullelektronisk arkiv siden 2012. Public 360 er kommunens sak- og arkivsystem. Det innebærer at alle arkivverdige og journalpliktige dokumenter som mottas eller produseres i kraft av virksomheten Drangedal kommune skal skannes eller produseres i sak og arkivsystemet. Det er den elektroniske versjonen av dokumentet som regnes som arkivoriginalen. Sentral arkivtjeneste har følgende arbeidsoppgaver: Sentral arkivtjeneste har følgende arbeidsoppgaver:
- Åpne og fordele all innkommende post til kommunen. Arkivleder har særskilt bemyndigelse til å håndtere post som skal behandles etter sikkerhetsinstruksen (under utarbeidelse)
- Journalføre, skanne og kvalitetssikre dokumenter og journaler i sak- og arkivsystemet
- Behandle/journalføre arkivverdig e-post som kommer til Drangedal kommunes offisielle e-postmottak.
- Publisere og kontrollere offentlig journal på kommunens hjemmeside fra sak- og arkivsystemet
- Hjelpe saksbehandlere hvis nødvendig med å besvare innsynsbegjæringer
- Viderefordele innsynsbegjæringer til aktuell enhet eller saksbehandler
- Bistå med fremskaffelse, utlån og kopiering av dokumenter internt og eksternt
- Bidra med veiledning ved avlevering og deponering av arkiver, slik at arkivseriene eller mappene er ryddet og ordnet før avlevering og deponering
- Være arkivfaglig rådgiver ved periodisering av arkivene etter gjeldende lover og regelverk
- Lage retningslinjer, rutiner og brukerveiledninger som gjelder sak- og arkivsystemet i Drangedal kommune, og bistå med utarbeidelse av retningslinjer, rutiner og brukerveiledninger som gjelder arkivarbeid og dokumentfangst for fagsystemer
- Bidra med sikring av kommunens arkiver etter gjeldende lovverk
- Foreta daglig kvalitetssikring og dokumentkontroll i sak- og arkivsystemet, og melde fra til saksbehandler ved gjentatte feil og melde avvik i henhold til kommunens internkontroll
- Overvåke ekspedering fra sak- og arkivsystemet og forsendelser gjennom KS SvarUt
- Hente dokumenter til kommunen som blir sendt til hoved.org.nr i Altinn og via Svar Inn
- Bidra til at arkivloven, offentleglovas, forvaltningslovens og aktuelle særlovers bestemmelser som gjelder offentlig forvaltning følges og gjøres kjent i organisasjonen
- Gi veiledning, arkivfagligopplæring og brukerstøtte om dokumenthåndtering og arkivering til ansvarlige for underliggende arkiver internt i kommunen og til tilknyttede IKS og vertskommunesamarbeid
- Gi opplæring i sak- og arkivsystemet
- Delta i prosjektgrupper som omhandler arkiv
- Foreta restansekontroll hvert halvår, og føre oversikt over kommunens restanser. Reserverte, ikke ferdige dokumenter blir også kontrollert jevnlig
- Rydde og avslutte elektroniske journaler
- Vurdere arkivbegrensning og kassasjon
- Arkivplanen skal vurderes av øverste leder minst hvert 4. år, og holdes jevnlig oppdatert
- Ha tilsyn og veilederansvar i forhold til underliggende arkiver som for eksempel klientarkiver ute på enhetene
- Ha systemansvar for sak- og arkivsystemet og ha ansvar for oppgradering og vedlikehold av dette
- Bistå med tilgjengeliggjøring og oppdatering av maler og standardtekster i sak- og arkivsystemet
- Brukeradministrasjon og tilgangsstyring i sak- og arkivsystemet og historisk base internt i kommunen og til tilknyttede IKS og vertskommunesamarbeid
- Følge opp systemer og arbeidsprosesser knyttet opp mot integrasjoner med sak- og arkivsystemet.
- Bistå med arkivfaglig rådgiving ved integrasjon og import av elektroniske skjema til sak og arkivsystemet.
- Arkivleder har myndighet til å gi pålegg til ansvarlig for underliggende arkiver. Dersom slike pålegg har ressursmessige konsekvenser skal de gis til nærmeste leder
4.0 Bilder / illustrasjoner 5.0. Retningslinjer, rutiner, skjema og maler Se under retningslinjer og rutiner 6.0 Lovhjemler Arkivloven Arkivforskriften Offentleglova Forvaltningslova E-forvaltningsforskriften E-forvaltningsloven 7.0 Kommunale styringsdokumenter Arkivplan Informasjonssikkerhetsplan (under utarbeidelse pr 2021) 8.0 Registeringer, distribusjon og arkivering 8.1 Registrering 8.2 Distribusjon 8.3 Arkivering Retningslinjen arkiveres i sak og arkivsystemet og arkivplan.no |