Restansekontroll

Formål

Rutinen skal sikre at det føres en oversikt over og kontroll med restanser og konsepter på den enkelte enhet. Restanse betyr her mottatte dokument som ikke er avskrevet. Konsept betyr her dokumentutkast. Restansekontrollen skal gi følgende gevinster: 

• Sikre at Drangedal kommune besvarer og behandler henvendelser uten ugrunnet opphold, jfr. forvaltningsloven § 11 a
• Sikre at journalføringspliktige dokumenter blir journalført, jfr. offentlighetsloven § 10
• Gi et bedre og mer oversiktlig arkiv som viser den reelle mengden henvendelser i organisasjonen som ikke er besvart
• Sikre at arkivet til Drangedal kommune er i tråd med de krav som stilles i arkivlov med forskrifter

Ansvar

Restansekontrollen skal utføres hvert kvartal av Dokumentsenteret. Det gjøres i følgende måneder:

• Januar
• April
• Juli
• Oktober

Saksbehandler er ansvarlig for å påse at mottatte dokumenter blir behandlet og besvart ved avskriving. Saksbehandler er også ansvarlig for at egenproduserte dokumenter ferdigstilles og ekspederes til mottaker. Leder har et overordnet ansvar for å påse at saksbehandlerne gjør dette.

Fremgangsmåte

Kontrollen skjer ved at Dokumentsenteret sender ut rapporter over journalposter I og N som ikke er avskrevet og rapporter over journalposter i status R. Rapportene sendes seksjonsvis til seksjonsleder som skal besørge at hver saksbehandler avskriver restansen eller ekspederer journalposter i status R.

Leder skal selv med jevne mellomrom sjekke sin seksjons restanser ved å hente ut rapport i Websak. Lange restanselister vil gi et inntrykk av slett saksbehandling og at forvaltningsloven ikke følges opp.

Hva skal gjøres av saksbehandler? (forslag)

For restanse på journalposter I og N foreligger følgende alternativ.

• En inngående journalpost som ikke skal besvares, avskrives med kode.
• En inngående journalpost som er besvart via telefon, avskrives med kode. Det skrives i merknadsfeltet noen notater om hva som er svart via telefon.
• En inngående journalpost som krever et svar ut besvares gjennom besvar-funksjonen i Websak. En ny utgående journalpost opprettes da i Websak. Denne utgående journalposten avskriver da den inngående journalposten. Dette skjer først når den utgående journalposten ekspederes.
• Dersom det er registrert et svar på den inngående journalposten, men disse ikke er knyttet sammen gjennom avskriving, skal dette gjøres. Det gjøres på følgende måte xxxxxxx.
• Inngående journalposter skal helst ikke avskrives med kode «dokument ut». Dersom dette likevel må gjøres skal det utgående dokumentet registreres i Websak.

For journalposter i status R skal følgende gjøres.

• Journalposten er klar for utsendelse: Journalposten/journalpostene må ferdigstilles og ekspederes (sendes) til mottaker. Journalpoststatus endres automatisk til status E ved ekspedering i Websak.
• Journalposten er allerede sendt til mottaker: Du må påføre korrekt ekspederingsdato i feltet for Eksp.dato (dato for når dokumentet ble sendt), og deretter endre journalpoststatusen til E.
o Merk at dokumenter produsert i Websak alltid skal ekspederes via ekspederingskanalene tilgjengelige i Websak, fortrinnsvis SvarUt, men også til utskrift på papir dersom det er behov for det. De skal aldri skrives direkte ut i status R.
• Journalposttype: Kontroller at journalposttypen er korrekt. Eksempelvis at utgående journalpost er registrert med type U.
• Saksfremlegg: Journalpoststatus settes til F når journalposten er ferdigstilt.
• Feilregistrert journalpost: Du må feilregistrere journalposten/journalpostene i henhold til  Arkivrutiner og skriveregler i kommunen
• Journalposten er ikke ferdigstilt: Da lar du journalposten stå i status R.