|
Interkommunalt samarbeid
Mange interkommunale samarbeidsordningar eller verksemder skaper offentlege arkiv, slik desse er definerte i arkivlova. Samarbeidsordningane pliktar å ha arkiv, og dei pliktar å handtere arkivet i tråd med arkivlova med forskrifter. Sentralt regelverk:
- Arkivlova § 2 pålegg offentlege organ å halde arkiv.
- Arkivforskrifta § 1 plasserar arkivansvaret jå øverste administrative leiar av organet, og det kommunale arkivansvaret omfattar og arkiv som er avlevert til arkivdepot.
- Riksarkivaren si forskrift § 1 seier at organet i arkivplanen skal dokumentera korleis arkivansvaret vert ivareteke, og korleis arkivfunksjonen er organisert.
- Arkivforskrifta § 20 stiller krav til at arkiva skal vera ordna etter opphav.
- Arkivforskrifta §21 seier at om eit saksområde vert overteke av ei verksemd som ikkje er underlagt arkivlova kan ikkje arkivet overførast med mindre det er med Riksarkivaren si godkjenning.
- Arkivforskrifta § 17 krev at det vert utarbeida ei oversikt over overført materiale dersom arkiv vert overført mellom organ. Samanblanding av organa sine arkiv skal ikke skje.
Målgruppe: Målgruppa for denne rutina er alle som har eit ansvar for og rolle i sikringa av forsvarleg arkivforvaltning i interkommunale selskap - rådmann, einingsleiarar, arkivleiar med fleire.
Samarbeidsformer og arkivplikt:
Eit interkommunalt samarbeid skal etter kommunelova § 17-1 føregå på ein av desse måtane:
- interkommunalt politisk råd
- kommunalt oppgåvefellesskap
- vertskommunesamarbeid
- interkommunalt selskap
- aksjeselskap eller samvirkeforetak
- foreining eller annen måte som det er rettsleg høve til.
Ein kommune kan delegera konkrete oppgåver og mynde for alle fasane i arkivdanninga, men kan aldri delegera sjølve ansvaret ut av kommunen. Kommunen må ta stilling til kva dokumentasjonsplikt samarbeidet har i særlovgjeving og om krav i offentleglova og arkivlova skal fylgjast for samarbeidet. Mange interkommunale samarbeid har ein liten administrasjon. I slike tilfeller kan ein av kommunane drifte arkivet.
Desse må fylgja arkivlova:
Ved vertskommunearbeid fylger arkivplikta av vertskommunen sitt ansvar. Ved interkommunalt politisk råd og kommunalt oppgåvefellesskap må samarbeidsavtalen avklara om det er eit eige rettssubjekt, og ansvaret for samarbeidet sine arkiv. Dersom desse ikkje er eit eige rettssubjekt, er dei underlagt arkivlova sine bestemmelsar om offentlege arkiv.
Desse må vurdera arkivplikt og ansvar:
Ved dei andre formene for interkommunalt samarbeid bør ein adressera spørsmål om arkivplikt og arkivansvar i avtalen som regulerar samarbeidet. Uavhengig av organisasjonsform bør kommunen sørga for at oppgåver som vert utført for kommunen vert dokumentert for ettertida.
Alle dei nevnte formene for interkommunalt samarbeid er og underlagt offentleglova sine krav til journal. Det vil derfor – uavhengig av lovkrav – vera ein fordel å fylgja bestemmelsane for offentlege arkiv.
Oppretting av Interkommunalt politisk råd
Når det vert oppretta eit interkommunalt politisk råd, skal det føreligga ein skriftleg samarbeidsavtale mellom alle deltakarane.
Samarbeidsavtalen skal fastsetja blant anna korleis rådet skal oppløysast og kven som skal ha ansvaret for oppbevaringa av rådet sine arkiv etter at rådet er oppløyst jamfør kommunelova § 18 4.ledd bokstav h.
Oppretting av kommunalt oppgåvefellesskap
Når det vert oppretta eit interkommunalt oppgåvefellesskap, skal det føreligga ein skriftleg samarbeidsavtale mellom alle deltakarane. Samarbeidsavtalen skal fastsetja blant anna korleis oppgåvefellesskapet skal oppløysast og kven som skal ha ansvaret for oppbevaringa av arkivet etter at oppgåvefellesskapet er oppløyst jamfør kommunelova § 19 4.ledd bokstav j.
Oppretting av vertskommunesamarbeid
Ved vertskommunearbeid fylger arkivplikta av vertskommunen sitt ansvar.
Om Eidfjord kommune er med i eit vertskapssamarbeid skal framlegg til oppsett utarbeida av arkivverket over interkommunale samarbeid og arkiv nyttast.
Om Eidfjord kommune vert oppretta som vertskommune skal fylgjande arkivrutinar fylgjast:
- Eidfjord kommune opprettar eigen arkivdel og journaleining i arkivsystemet.
- Dersom samarbeidet krev utval, må dette leggast inn i møtehandsaminga i arkivsystemet.
- Eidfjord sine arkivrutinar og sakshandsamingsrutinar vert fylgde.
- Ved avslutting av vertskommuneansvaret vert arkivdelen avslutta i høve rutine for periodisering og avslutting.
Kommunale aksjeselskap
Kommunale aksjeselskap som ikkje vert omfatta av offentleglova, vil heller ikkje vere omfatta av arkivlova sine føresegner om offentleg arkiv. Etter arkivlova er dette private organ og ein kan handtere arkiva sine i tråd med dei føringane som er gitt i stiftelsesdokumentet eller på annan måte. Reglane for offentlege arkiv er likevel ei oppskrift på god arkivskikk, og dei kommunale aksjeselskapa blir oppfordra til å følgje desse reglane når det er praktisk mogeleg jamfør Arkivverket. 100% kommunal eigd aksjeselskap/samvirkeføretak eller foreining
Eidfjord kommune skal ta vare på arkiva til selskap som er 100% heileigd av kommunen. Kommunen tek over arkivet når selskapet er avvikla/opphøyrd.
Det bør gå fram av avtaledokumenta, eller på tilsvarande dokument at ved opphøyr av aksjeselskap/samvirkeføretak eller foreining skal arkiva leverast Eidfjord kommune for deponering. |