Glemt Passord?

Instruks for bruk av ACOS Websak

Instruks for bruk av ACOS Websak

Status

Godkjend

 

 

 

Dato:

Utarbeida av:

Monica H. Hereid

13.03.2022

Godkjend av:

Rådmann Geir Underhaug

30.03.2022

Sist revidert:

 

 

 

Innleiing:
For å kunna oppfylgja kravet om at dokument som er gjenstand for sakshandsaming og dokumentasjon nyttar Eidfjord kommune Acos Websak som sitt sak-/arkiv system

Hensikt
Hensikten er at sakshandsamarane i kommunen skal informerast om kva ansvar dei vert pålagd ved at dei vert oppretta som brukar av sak-/ arkivsystemet Acos Websak

Ansvar:
Ansvar for å fylgja denne instruksen er alle som får oppretta brukar i sak-/arkivsystemet Acos Websak

Avvikshandtering
Avvik frå instruksen skal meldast i kommunen sitt internkontrollsystem Compilo

Instruks:
Som brukar av ACOS Websak i Eidfjord kommune, er du ansvarleg for å:

  1. Gjera deg kjent med og fylgje dei til ein kvar tid gjeldande instruksane, rutinane, retningslinjene og andre føringar for bruk av Websak.
  2. Registrera arkivverdige dokument, e-postar og anna som er arkivverdig i Websak.
    Desse skal ikkje verta lagra på heimeområde, i innboksar, skrivebord m.m.
    Vær obs på at SMS-ar, Facebook korrespondanse, lydopptak m.m. er å rekna som dokument, og kan vera arkivverdig.
  3. Vurdera om du er rett sakshandsamar når du vert sett som ansvarleg for ei sak eller eit dokument i Websak. Dersom du ikkje skal vera ansvarleg for saka eller dokumentet, må du sørgje for at rett person vert sett som ansvarleg.
  4. Setta på eventuelle kopimottakarar på dokument du er ansvarleg for i Websak.
  5. Vurdera om dokument er ikkje-offentlege, samt gradera dokument som skal unntakast offentlegheita.
    NB: Du må og vurdera om dokument som andre har sett deg som sakshandsamar for har fått rett gradering.
  6. Svara på eller avskriva innkommande dokument du er sakshandsamar på.
  7. Handsama / svar på oppgåver m.m. du mottek via oppgåvefunksjonen i Websak.
  8. Fortløpande ferdigstilla og/eller ekspedera dokumenta du sjølv produserar i Websak.
  9. Styra tilgang til dei sakene og dokumenta du er ansvarleg for i Websak.
    Eigar av saka (saksansvarleg) gir sjølv tilgang til andre sakshandsamarar ved behov.
    Eigar av dokument (sakshandsamar) skal enten
  • sjølv gje tilgang til andre sakshandsamarar om naudsynt, eller
  • gi skriftleg beskjed til Tenestetorget ved å bruka oppgåvefunksjonen i Websak.

10. Bruka funksjonen for «stedfortreder» i Websak dersom det er naudsynt, slik at saker og dokument som du står ansvarleg for vert fylgde opp.