Instruks for eksterne konsulentar i tilsetjingssaker

Inleiing
Eidfjord kommune nyttar i visse samanhengar eksterne konsulentar i tilsetjingssaker. Dei har då fått i oppdrag å utføra tilsetjingsprosessen.

Hensikt
Instruksen skal sikra at når kommunen nyttar eksterne konsulentfirma ved tilsetjingar, skal krava til dokumentasjon, journalføring og arkivplikt vera tatt hand om i samsvar med offentleg regelverk. Krava er dei same som om kommunen åleine tok hand om tilsetjingssaka.

Ansvar:
Ansvar for å fylgja denne instruksen er innleigde konsulentar som skal ta hand om tilsetjingssaker for Eidfjord kommune

Avvikshandtering
Avvik frå instruksen skal meldast i kommunen sitt internkontrollsystem Compilo

Instruks
Eksterne konsulentfirma skal forhalda seg til dei krava som kommunen er pålagd å fylgje.
Eksterne konsulentfirma har ansvar for at følgjande dokumentasjon ligg føre, og at denne vert send til arkivtenesta i kommunen så snart som råd for journalføring og arkivering i den aktuelle tilsetjingssaka.

• Utlysingstekst/stillingsannonse
• Inngåande søknad med CV
• Melding om motteken søknad
• Offentleg søkjarliste
• Utvida søkjarliste
• Innkalling til intervju
• Korrespondanse med uttaleinstansar
• Konsulenten sine vurderingar/tilrådingar
• Melding om at ein annan søkjar har fått stillinga
• Tilsetjingsbrev

Kommunen må retta seg etter eit omfattande lovverk og har plikt til:

• Dokumentasjon
• Journalføring
• Offentleggjering/innsyn

Om dokumentasjonsplikt
Fleire lover (forvaltingslov, offentleglov, arkivlov, særlover) pålegg kommunen å skriftleg dokumentera den kontakta verksemda har med andre instansar, brukarar av tenester og internt i eiga forvalting. Forvaltingslova gjev til døme fleire reglar om sakshandsaming i offentleg sektor, mellom anna eit prinsipp om at sakshandsaminga skal vera skriftleg dokumentert. At sakshandsaminga som hovudregel skal vera skriftleg, går fram av blant anna §11 d: "Blir det ved muntlige forhandlinger, konferanser eller telefonsamtaler gitt opplysninger eller anførsler som har betydning for avgjørelse av saken, skal de så vidt mulig nedtegnes eller protokolleres." Paragrafen føreset at innhenta opplysningar i ei sak skal vera i skriftleg form, og dersom det er i ei anna form, skal det utarbeidast eit notat. I tillegg krev §§ 23 og 24 at alle vedtak skal vera skriftlege og grunngjevne. Tilsetjingssaker er ikkje unntekne generelle krav til pålagt dokumentasjonsplikt.

Om journalføringsplikt
Offentleglova stiller fleire krav til dokumentasjonshandtering, og etter § 2 pliktar kommunen å føra journal etter føresegnene i Arkivlova-/forskrifta. Journalføringsplikta omfattar alle inn- og utgåande dokument (all korrespondanse: brevpost, telefaks, e-post, m.m.) som vert sakshandsama eller som har dokumentasjonsverdi for kommunen. I tillegg skal interne dokument utarbeida for eiga saksførebuing og saksdokument for kommunale organ, journalførast. Dokument i tilsetjingssaker kjem inn under journalføringsplikta. At verksemda brukar eksterne konsulentar ved tilsetjingar, betyr ikkje at kommunen slepp unna plikta til å journalføra dokumentasjon i slike saker.

Om offentleggjering/innsyn
Offentlegprinsippet er nedfelt i ei rekkje lover (grunnlova, kommunelova, offentleglova m.m.). Journalen gjer at ålmenta kan ivareta høvet til innsyn og partskrav i eiga sak etter forvaltningslova.

Om arkivplikt
Kommunen er pålagt å ha arkiv som inneheldt dei arkivverdige dokumenta kommunen mottek eller skapar i samband med si verksemd, jf.arkivlova§ 2. Arkivplikta gjeld alle dokument som vert til som ledd i verksemda uavhengig av kva for medium informasjonen er på (gjeld og e-post som vert handsama og som har dokumentasjonsverdi).