| Status
|
Godkjend
|
|
|
|
|
Dato:
|
| Utarbeida av:
|
Monica H. Hereid
|
15.03.2022
|
| Godkjend av:
|
Rådmann Geir Underhaug
|
30.03.2022
|
| Sist revidert:
|
|
|
Forskrift om offenlege arkiv § 11.Krav til system for elektronisk journal og arkiv
Ved elektronisk journalføring og arkivering av journalføringspliktig dokument etter § 9,
skal offentleg organ nytte system som følgjer krav fastsette av Riksarkivaren i Norsk arkivstandard (Noark)
Nye elektroniske arkiv- og journalsystem skal vere godkjende av Riksarkivaren før dei blir tekne i bruk. Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift)
Kapittel 3. Krav til arkivsystem og elektronisk behandling av arkivdokument
§ 3-1.Krav til arkivsystem for elektroniske arkivdokumenter
- Med arkivdokument menes et dokument som skal inngå i et arkiv.
- Arkivdokumenter som lagres elektronisk skal være knyttet til et system som styrer all arkivering av og tilgang til dokumentene.
- System for journalføringspliktige saksdokumenter jf. forskrift om offentlege arkiv § 9, skal følge krav som Riksarkivaren med hjemmel i forskrift om offentlege arkiv § 11, har fastsatt i Norsk arkivstandard (Noark). Noark-systemer skal godkjennes av Riksarkivaren før de tas i bruk.
- Dersom et offentlig organ planlegger å lagre elektroniske arkivdokumenter i et system som ikke er Noark-godkjent, skal det sendes melding til Riksarkivaren før systemet tas i bruk. Riksarkivaren kan kreve å få seg forelagt systemet for godkjenning.
- Som ledd i vurderingen av et arkivsystem kan Riksarkivaren kreve at det blir gjennomført en test av prøve på et arkivuttrekk fra systemet, jf. § 5-2 bokstav b. Organet kan utføre test selv, dersom Riksarkivaren har distribuert verktøy for dette formålet. Riksarkivaren kan også autorisere andre instanser til å utføre eller administrere slik test.
- Statlige organer skal sende melding til Riksarkivaren om alle arkivsystemer som skal tas i bruk.
Kapittel 5. Elektronisk arkivmateriale. Lagringsmedier, format og avlevering
Del I. Generelle bestemmelser
§ 5-1.Virkeområde
Bestemmelsene i dette kapitlet gjelder arkivmateriale fra statlige organers elektroniske systemer som skal bevares for ettertiden i henhold til arkivloven, forskrift om offentlege arkiv og forskriften her. For kommuner og fylkeskommuner gjelder bestemmelser i dette kapitlet i den utstrekning det er fastsatt i kapittel 3 og 8. For øvrig fastsetter kommuner og fylkeskommuner selv spesifiserte krav til arkivmateriale som skal avleveres eller deponeres til arkivdepot.
Innleiing:
Det vert stilt ei rekkje krav til innkjøp av elektroniske system. Ved planlegging av innkjøp av eit ikkje Noark-godkjend system skal det sendast melding til Riksarkivaren før systemet vert teke i bruk og riksarkivaren kan krevja å få systemet lagt fram for godkjenning. Riksarkivaren kan og kreva at det vert gjennomfør ein test av prøve på eit arkivuttrekk frå systemet jamfør forskrifta ovanfor. Ei betydeleg mengd av kommunens arkivmateriale blir handtert i elektroniske system. Det er derfor viktig at denne instruksen vert etterlevd for å sikra at kommunen fylgjer arkivlova med forskrifter og andre relevante lover (forvaltningslova, offentleglova, personopplysningslova, etc.) Eidfjord kommune har plikt til å arkivera alle dokument dersom dei har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for sakshandsaming. Arkiveringsplikta gjeld uavhengig om dokumenta er utveksla med eksterne eller er utarbeida for internt bruk. Dokumentet er teknologinøytralt, det er innhaldet og ikkje formatet som avgjer om dokumentet skal takast vare på. Hensikt
- Instruksen skal sikra at Eidfjord kommune ikkje går til innkjøp av unødvendige og kostbare system som ikkje ivaretek krava som vert sett i høve arkivlova og andre relevante lover.
- Instruksen skal sikra at Eidfjord kommune tek vare på dokumentasjonen i system som vert avslutta / fasa ut.
Målgruppa for denne instruksen er alle som tar initiativ til, deltar i og gjennomfører innkjøp av elektroniske system.
Ansvar:
Rådmannen har det overordna ansvaret for kommunen sine arkiv
Arkivleiar har det faglege ansvaret for arkiv- og dokumentasjonsforvaltninga i kommunen, herunder fagsystem.
IKT-sjef skal verta kontakta ved alle innkjøp av IKT-System.
Einingsleiarar har ansvaret for å tilrettelegga arbeidshøva i si eining slik at drifta går føre seg etter gjeldande lover, forskrifter, instruksar, reglar og rutiner.
Systemansvarleg for det elektroniske systemet er ansvarleg for den daglege drifta.
Brukarane av systemet er ansvarlege for å setje seg inn i og forhalde seg til dei rutinane og retningslinjene som gjeld for bruk av arkivsystemet.
Definisjon på elektronisk fagsystem
Begrepet fagsystem blir brukt om fleire forskjellige system. Dette kan vere sakshandsamingssystem, støttesystem og register. Eit fagsystem handterer ein eller nokre få sakshandsamingsprosessar, gjerne knytt til særlovgjevning. Behovet for å handsame eit betydeleg antall saker med hensyn til saksgang, arbeidsprosessar og kriteriar for vedtak utgjer bakgrunnen for innkjøp av ulike system. Rådmannen sine krav om vurdering før innkjøp
Nytt system
Ved innkjøp av nytt system skal det;
- vurderast om me har andre tilsvarande system i kommunen som kan nyttast
- gjennomførast ein kostnad- / nyttevurdering som i tillegg inkluderar total intern ressursbruk i høve innfasing og opplæring.
- vurderast om dette systemet skal erstatta eit anna system;
- Er det teke høgde for og lagt inn i budsjettet kostnad og tidsbruk ved avlevering av systemet som skal erstattast / fasast ut?
- Er kostnad lagt inn i budsjett at det skal kjøpast inn nytt system?
- vurderast om dette innkjøpet må ut på anbod i høve offentlege innkjøp.
Elektroniske system som inneheld saksdokument, bør allereie ved implementering ha eksportfunksjonar som sikrar at bevaringsverdig materiale kan avleverast til arkivdepot på eit eige lagringsformat og med fullgod dokumentasjon. Dokumentasjon på korleis uttrekk skal utførast skal fylgje med ved Innkjøp.
Tilleggsmodular (systemtillegg)
Ved kjøp av tilleggsmodular til eksisterande system skal det;
- vurderast om modulen (systemtillegget) er naudsynt å kjøpa inn og kvifor.
- vurderast om tilleggsmodulen er kompatibel med det eksisterande systemet.
- vurderast om det er naudsynt å oppgradera det eksisterande systemet ved dette kjøpet.
- gjennomførast ein kostnad- / nyttevurdering som i tillegg inkluderar total intern ressursbruk i høve innfasing og opplæring.
Oppgradering
Ved oppgraderingar av eksisterande system skal det;
- vurderast om det er naudsynt å oppgradera eller om me kan klare oss med den versjonen me har.
- gjennomførast ein kostnad- / nyttevurdering som i tillegg inkluderar total intern ressursbruk i høve innfasing og opplæring.
Rådmannen sine krav om involvering, kartlegging og dokumentasjon:
- Det skal takast kontakt med IKT-Sjef og arkivleiar med ein gong ein vurderer å gå til innkjøp av system
- Har me system som allereie kan tene til føremålet skal dette systemet nyttast
- Det skal sendast melding til Riksarkivaren ved planlegging av innkjøp av eit ikkje Noark-godkjend system før systemet vert teke i bruk jfr. Riksarkivaren si forskrift §3-1.
- IKT-Sjef og arkivleiar skal vera med i heile prossessen for vurdering av systemet før det vert signert kontrakt / inngått avtale
- IKT-Sjef skal godkjenne alle innkjøp av IKT-system
- Alle som vurderer å ta i bruk nye elektroniske fagsystem pliktar å sjekke om systemet oppfyller alle naudsynte krav i høve arkivlova og andre relevante lover.
- Kartleggingsskjema for elektroniske system skal vera sendt inn
- Før systemet vert teke i bruk skal Instruks for «Lovpålagde dokumentasjonskrav for elektronisk fagsystem» vera fylt ut
- Før systemet vert teke i bruk skal rutinar tilhøyrande Instruks for «Lovpålagde dokumentasjonkrav for elektroniske system» vera skrive ved bruk av fastsett mal
Krav til elektroniske fagsystem
- Registrering av saksdokument skal normalt skje i eit Noark-system
- Elektronisk arkivering av saksdokument forutsett bruk av fullgode system, rutinar, dokumentlagringsformat og lagringsmedium som er godkjent av Riksarkivaren.
- Opplysningar, dokument og register som inngår i fagsystem skal handterast i tråd med arkiverings- og journalføringsplikta.
- Systemet må ta høgde for krav i personopplysningslova.
- Systemet skal vere godt nok dokumentert til at materialet kan brukas også etter overføring til arkivdepot, og dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen.
- Opplysningar som ikkje lenger er aktuelle, skal ikkje slettast utan at Riksarkivaren har gitt samtykke til kassasjon
- Systemet skal kunne eksportera datauttrekk der saksdokumenta er knytt til overordna tabellar i samsvar med bestemmelsane i Riksarkivaren si forskrift.
- Har fagsystmet ein eigen brevjournalmodul som ein skal ta i bruk, skal ein på førehand sikra seg om at denne har fullverdige arkivfunksjonar.
Krav om jounalføring
Systemet må kunna registrera obligatoriske journalopplysningar etter arkivforskrifta §10:
- Journalføringsdato
- Sak- og dokumentnummer
- Namn på avsendar og mottakar
- Opplysningar om saka
- Dokumentdato
- Klasse etter kommunens ordning for klassifikasjon
- Ekspedisjons- eller avskrivingsdato
- Avskrivingsmåte
Tilhøvet til kommunen sin arkivplan
Arkivleiar i kommunen har ansvaret for at kommunen til ei kvar tid har ajourført arkivplan. Det er difor viktig at vedkomande mottek relevante opplysningar om fagsystemet. For å identifisera bevaringsverdig informasjon skal kvart fagsystem kartleggast slik at ein forstår;
- innhald
- sakshandsaming
- systemet sin oppbygging
- systemarkitektur
- funksjon
- føremål
- arkivdanning
- informasjon
- grensesnitt mot andre system
Instruks for «Lovpålagde dokumentasjonskrav for elektronisk fagsystem»
Denne intstruksen skal verta utarbeidd og inkludert i arkivplan for system med bevaringsverdig arkivmateriale:
- Dette skjemaet definerar ansvar rutinar og rettar knytt til;
- oppretting
- mottak
- utveksling
- vedlikehald
- bruk av arkivdokument
Instruksen skal lagast før systemet vert teke i bruk. Fylgjande skal beskrivast:
- Ansvar for tildeling/vedlikhald av brukarrettar
- Beskrivelse av roller og rettigheter/plikter knytt til rollene
- Autentisering/signering av dokument, samt reglar og rutiner for dette
- Ansvar/rutiner for kvalitetssikring
- Ansvarsforhold og prosedyre for registrering, journalføring og arkivering
- Prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.
- Rutiner som definerer ansvar for:
- Fordeling av dokument
- Retting av register- og arkivopplysningar
- Avskriving/ferdigstilling av dokument
- Vurdering av spørsmål vedkjem offentlegheit
- Registrering av unntak for offentlegheita og heimel for dette
Instruks for avslutting / Utfasing av system
Krav om vurdering:
Ved avslutting / utfasing av eksisterande system skal det vurderast;
- Er det bevaringsverdig dokumentasjon i systemet
- Kva kostar det å avlevera systemet
- Er kostnad lagt inn i budsjettet
Denne instruksen gjeld og om det vert kjøpt inn eit system som skal erstatta eit anna. Vurderinga må gjerast før kommunen seier opp avtalar og lisensar knytt til det gamle systemet.
Krav om uttrekk
Om det gamle systemet ikkje tilfredstiller krava i Noark-standarden, skal det lagast eit elektronisk uttrekk av data frå det gamle systemet.
Uttekk av data skal skje etter at det gamle systemet har gått ut av produksjon. Arkivuttrekket skal deretter overførast til Interkommunalt Arkiv Hordaland (IKAH) etter faste prosedyrar for godkjenning. Dette skal gjerast i lag med IKT og kommunen si arkivteneste. Fagsystem kan ikkje avsluttast eller verta fasa ut utan at:
- Uttrek er utført, levert til depot og bekrefta godkjent av arkivdepot
Eller
- Det etter kommunens bevarings- og kassasjonsplan og Riksarkivarens forskrift er fastsatt at systemet ikkje inneheld bevaringsverdig dokumentasjon
|