|
PPT benytter fagsystemet HK oppvekst. Etter samarbeidsavtale ligger arkivansvaret under sektorsjef oppvekst i Åfjord kommune og utføres av ansatt i Servicetorget. Post som ikke er elektronisk, stemples og skannes av konsulent oppvekst. Merkantilt ansvarlig henter post på deres kontor en gang pr uke, eller etter behov.
All inngående post skannes inn i fagsystemet i klientens mappe og det lages journalnotat.
Det lages også journalnotat på all utgående post. For hver registrering av inn-/utgående dokument opprettes ett journalnotat. Siste side av journalnotatet skrives ut og legges som første side i klientens papirmappe sammen med det registrerte dokumentet. Det som tidligere var siste side tas ut og makuleres. HK oppvekst bruker Documaster som arkivkjerne - dette er et godkjent Noark - system (Arkivverket). |