|
Rutine for overvåking av arkivkjerne på sikker sone
Formål Rutinen er utarbeidet for å klarlegge ansvarsfordeling mellom Arkiv og ansvarlig for de ulike fagsystemene som er knyttet opp mot Visma samhandling arkiv (VSA). Rutinen ivaretar også kvalitetssikring for de elektroniske arkivdelene og det elektroniske arkivmaterialet fra disse enhetene. Omfang VSA er en NOARK5-godkjent arkivkjerne, og ble først tatt i bruk 25.05.2020 i Fauske kommune. Se fagsystemene i arkivplan for detaljert dokumentasjon på når de dette området. Fauske kommune har et arkiv i denne kjernen, med tre ulike arkivdeler. Visma Familia (Barnevernstjenesten), Visma Velferd (NAV) og Visma Profil (Tildelingskontoret og Helse- og omsorgstjenesten). Installasjonen er på sikker sone. Det er i fagsystemene satt kriterier for hva som er arkivverdig/bevaringsverdig dokumentasjon, og dette overføres til arkivkjernen VSA ved gitte statuser/ferdigstillelse. Produksjonsformat og arkivuverdig dokumentasjon blir liggende igjen i fagsystemene, og skal ikke bevares. Bevaringsverdig dokumentasjon vil regelmessig bli overført til elektronisk arkivdepot hos IKA Nordland. Ansvar Arkiv er ansvarlig for å overvåke arkivkjernen på sikker sone, og at selve dokumentutvekslingen kjører som normalt mot fagsystemene. Det er 4 ulike arkivarer på Arkiv som har hver sin avdeling/arkivdel som ansvarsområde. Arkiv overvåker også mengden ”ikke-arkiverte” dokumenter, som tilsier en form for restanse eller uferdige dokumenter i det aktuelle fagsystemet. Arkiv rapporterer avvik til IT. Systemansvarlige er så selv ansvarlig for dialog med intern IT eller leverandør dersom fagsystemet ikke avleverer dokumenter til arkivkjernen som normalt. Arkiv har ansvar periodisering i VSA og for å regelmessig overføre arkivpakker til arkivdepot fra de ulike arkivdelene. Periodisering og bortsetting av avsluttede saker i fagsystemene er planlagt hvert 4 år. Datafangst og kvalitetssikring:
- · Barnevern/NAV/Tildelingskontoret og Helse- og omsorgstjenesten: se også egen rutine for de enkelte avdelingene
o Inngående post: Fagavdelingen besørger skanning vha PixEdit, og er ansvarlig for kvalitetssikring av denne. o Utgående post/notater: dokumentene/registreringene må manuelt ferdigstilles/lukkes før overføring til VSA finner sted. Overvåking: I VSA overvåkes status på arkiverte og "ikke arkiverte" dokumenter fra fagsystemene. Arkiv overvåker ukentlig at det er jevn flyt for disse, og at servicen kjører mot fagsystemene. Systemansvarlige i fagsystemene er også lagt inn med rolle ”arkivpersonell”, som kun har lesetilgang mot egen arkivdel. Det er i tillegg muligheter å se noenlunde tilsvarende status i selve fagsystemene, det er beskrevet nærmere i enhetenes egne rutiner.
o Viser en oversikt over ferdige dokumenter fra fagsystemet
- · Ikke-arkiverte dokumenter
o Denne typen dokumenter dreier seg om dokumenter som er i produksjon. De ferdigstilles som regel ved at det settes en ferdigdato på dokumentet. o Det kan nok hende at det for ulike fagsystem vil være forskjell på mengden av dokumenter som til en hver tid er i produksjon. Barnevernet vil nok ha flere "ikke arkiverte" dokumenter enn NAV ut i fra det faktum at Barnevernet jobber med utredninger som varer opptil 3 måneder. Feilsituasjoner: De mest kjente feilsituasjonene er:
- · Unormal mengde av ikke-arkiverte dokumenter
o Avvik meldes IT som må sjekke opp årsaken til problemet. Dersom en saksbehandler ”slurver” med å avslutte/ferdigstille dokumenter, så vil antallet vokse.
o IT kontaktes for teknisk bistand Oppgraderinger Ved oppgradering av fagsystemet og/eller VSA skal Arkiv kontaktes, og en ekstra sjekk gjennomføres da dette kan påvirke integrasjonen. Vedlegg
- · Brukerdokumentasjon VSA, utarbeidet av leverandør (Disse finnes arkivert i WebSak)
|