|
Lavangen kommune bruker digital signatur, de ulike typer dokumenter som godkjennes digitalt er: Elektronisk signatur: Alle utgående brev fra sakarkivsystemet i Lavangen kommune har elektronisk signatur/er elektronisk godkjent når dokumentet sendes. Signatur fra saksbehandler vil være på alle typer utgående dokumenter. X-notat, notat, utgående og saksframlegg. Enten det brukes internt, eksternt eller til møtepapirer, vil saksbehandlers signatur stå. Alle saksbehandlere i Lavangen kommune har denne signaturen. Det vises i loggen i sakarkivsystemet hvem som har godkjent dokumentene. Behandlingen i systemet loggføres og man ser hvem som har gjort hvilke endringer. Svar-Ut er en komponent som er koblet til sakarkivsystemet til kommunen og er et effektivt verktøy for å sende utgående post, digitalt eller som brevpost, til innbyggere og organisasjoner. eSignering I sakarkivsystemet kan man sende utgående dokumenter til eSignering hos mottaker. Dette gjelder utgående brev, arbeidsavtaler som skal signeres, kontrakter på SFO-plass, etc. felles for de alle, er at de er utgående dokument som sendes til en person eller organisasjon for signering. Websak eSignering er en egen plugin i Websak sakarkivsystem som gir brukeren mulighet til å sende dokumenter til Difi sin signeringskomponent. Man må ha fødselsnummer eller organisasjonsnummer og navn til mottaker(e) som skal signere dokumentet. Ved utsending av dokument for signering kan man fastsette tidsramme for signeringsoppdraget, hvordan identifikator som skal brukes (kun navn, eller navn og f.dato eller navn og f.nummer), hvordan oppdraget skal varsles og hvilken signaturtype og sikkerhetsnivå dokumentet skal sendes under. Posten Norge AS utfører varsling av mottaker(e) og står for selve prosessen som mottaker går igjennom for å signere dokumentet. eSignering som sendes unntas offentlighet, mottas av Lavangen kommune som unntatt offentlighet. Noen saksbehandlere i Lavangen kommune har denne muligheten, disse er autorisert for eSignering (hovedsaklig ledere) Disse typer skal signeres via eSignering:
Arbeidsavtaler (midlertidig/fast)
Tildeling/endring av plass i barnehage
Tildeling av plass i SFO
Mottak av politiattester (barnehage/skole/helse) Inngående signerte dokumenter Signerte dokumenter som returneres og arkiveres automatisk i saken signeringsoppdraget ble sendt ut ifra, dokumentet vil ha status M slik at arkivtjenesten kan kvalitetssikre og journalføre dokumentet. Dokumentet vil inneholde informasjon om signeringen, samt det opprinnelige dokumentet og xml-filer som inneholder metadata om forsendelsen og signeringsoppdraget. Bruk av elektronisk signatur gjøres i henhold til lover og forskrifter, blant annet
og lov om elektroniske tillitstjenester. |