Kontroll av uferdigstilte saksdokumenter som er eldre enn tre måneder

Virkeområde

Alle fagsystemer som produserer/lagrer arkivverdig dokumentasjon etter § 9 i arkivforskriften.

Rutinebeskrivelse

Public 360

Dokumentsenteret oppretter kvartalsvis lister over dokumenter under arbeid (status R) med dokumentdato tre måneder før kontrolldato eller eldre.

Lister oversendes avdelingsledere, som sørger for å formidle videre til ansvarlige saksbehandlere. Det settes én måneds frist for ferdigstilling av saksdokumentene.

Ansvarlige saksbehandlere orienterer dokumentsenteret om uferdigstilte saksdokumenter som må forbli i status R (under arbeid) pga. sakens kompleksitet/avhengigheter.

Etter at fristen har utløpt, oppretter dokumentsenteret lister for samme periode og dokumenter som ikke har blitt kontrollert meldes i Compilo som avvik (én avviksmelding per avdeling)

Frist for å lukke avvik: én måned etter avviksmelding.

Andre fagsystemer med journal etter § 9 i arkivforskriften

• Familia (enhet for barnevern)
• Visma flyt PPT (avdeling for PPT)
• Visma HSpro (avdeling for helsestasjon)
• Visma flyktning (enhet for flyktningtjeneste og voksenopplæring)
• Socio (NAV)