|
Her er en (forhåpentligvis) grei forklaring på når du skal bruke utgående brev og når du skal bruke notater, og hvilken type møtereferat. Pr i dag har vi 1 arkivskaper i ePhorte og det er Malvik kommune. Her inngår alle virksomheter og avdelinger, Skatteoppkreveren i Værnesregionen og Arbeidsgiverkontrollen i Trøndelag. Utgående brev:
- Ved korrespondanse med personer og organisasjoner utenfor arkivskaperen skal utgående brev benyttes.
- Sender vi dokument som skal både til saksbehandlere/virksomheter innenfor Malvik kommune og eksterne mottakere skal utgående brev benyttes
- Ansatte er eksterne mottakere - utgående brev skal brukes
- Økonomi og lønn er Stjørdal kommune sitt ansvar og dermed ekstern mottaker – utgående brev
Vi har 2 typer notater:
- Notat N – krever oppfølging og havner under søket ”Mine restanser” til mottaker (Avsender krever at mottaker ”svarer” på notatet.)
- Notat X – krever ikke oppfølging og havner under søket ”Til orientering” til mottaker.
Når vi sender et dokument innenfor arkivskaperen skal vi bruk Notat, enten X eller N. Sendes dokumentet til mottakere både i og utenfor arkivskaperen skal utgående brev benyttes. Møtereferat: Mal for møtereferat finnes både som utgående brev og som notat. Gjelder møtereferatet personer/organisasjoner utenfor arkivskaperen må det skrives som et utgående brev. Er det mottakere både i og utenfor arkivskaperen skal utgående brev benyttes. Av og til gjelder møtereferatet kun internt innenfor arkivskaperen men navnene på møtedeltakerne finnes ikke i ePhorte. Da kan notat brukes og møtedeltakerne/kopimottakerne settes kun i selve tekstdokumentet og ikke på journalpostnivå. Oppdatert 07.05.19 |