Rutiner når ephortebruker slutter -prosess – rutinebeskrivelse Prosessen starter med : Den ansatte gir beskjed om at hun/han slutter. Prosessen stopper med : Den ansattes ephortetilgang er deaktivert. Hva skal utføres :
- Se til at det blir ryddet i ePhorte. Ansvar for utførelse: Saksbehandler eller nærmeste leder.
- På saksnivå betyr dette å overføre eierskap til ny saksbehandler, eller sette saken til Ferdig (F) fra saksbehandler. Ansvar: Nærmeste leder eller saksbehandler selv.
- På journalpostnivå betyr dette å avskrive alle restanser som kan avskrives. Alle saker som ikke kan avskrives må settes på ny saksbehandler, eller leder i påvente av ny saksbehandler.
Man må også passe på at den som slutter ikke står igjen med reserverte dokumenter (R). Ferdigstill det som er ferdig, og send mail til arkiv@verdal.kommune om noe må slettes. Ansvar: Nærmeste leder.
Personalmapper skal flyttes over til ny leder. Ansvar: Nærmeste leder eller saksbehandler selv.- Send mail til arkiv@verdal.kommune med beskjed om at vedkommende sin ephortetilgang skal deaktiveres eller endres. Dette vil ikke bli utført før ePhorte er ryddet.
- Den ansattes ephortetilgang blir avsluttet.
NB: Det er viktig at dette blir ordnet FØR noen slutter. Ellers blir det vanskelig å vite om restanser er behandlet, om reserverte dokumenter kan ferdig stilles eller slettes, eller at leder har tilgang til nødvendige personalmapper. Eventuelle spørsmål rettes til arkiv@verdal.kommune.no Liv Elsa Leirvik Indahl tlf. 477 97 207 Unni Karlgård tlf. 477 99 698 |