|
Elevmapper Elevmappe opprettes når barnet begynner på skolen, og tilgangen styres med tilgangsgrupper. En for barneskole og en for ungdomsskole. Elevmappene inngår i arkivdel «elev» i ePhorte, med felles ordningsprinsipp. Strukturering av elevmapper:
- Det lages ny sak for hver forespørsel til behandling
- Fødselsnummer evt. navn er primært ordningsprinsipp
- Hver sak får egen K-kode sekundært
- Hver sak blir vurdert i forhold til offentlighet
- Hver sak avsluttes når den er ferdig behandlet
Tilgangsstyring:Arkivtjenesten i Verdal kommune har det overordnede ansvaret for tilgangsstyring i elevarkivet. Det blir gitt ulike tilganger til brukerne. Rektor, skolesekretær og lærere har tilgang til alle sakene på den aktuelle skolen. Saksbehandlers tilgang kan i tillegg til egne saker, også styres til én bestemt journalpost, evt. til ett bestemt dokument. Arkivtjenesten har rettighet til å tildele tilganger til andre etter behov. Når behovet ikke lenger er til stede, skal tilgangen fjernes. Begrepet «Behov» skal tolkes strengt ut ifra prinsippet «need to now». Det er under vurdering om tilgangsgruppen skal begrenses til klassevise tilganger. Dette er ressurskrevende og utløser ganske mye administrasjon ved nytt skoleår, men vurderes som beste løsning på sikt. Innenfor skole skal følgende ansatte ha generell tilgang:
- Virksomhetsleder – alle skoler
- Skolesekretær -egen skole
- Rektor – egen skole
- Spesialpedagog lærer – egen skole
- Skolefaglig rådgiver
- Leder for SFO – egen skole
Elev sikker:Sikret sone benyttes for å få trygg skjerming av sensitive/taushetsbelagte data ved saksbehandling og dokumentproduksjon. Det er det tjenstlige behovet som styrer hvem som skal ha tilgang til «Elev sikker». Dette skal håndteres strengt. I Verdal kommune har vi vurdert at følgende skal ha disse tilgangene:
- Rektorene – egen skole
- Skolesekretærene – egen skole
- Virksomhetsleder i kommunen
|