|
Ansvar for tildeling og ajourhold av rettigheter Avdelingsleder/systemansvarlig er ansvarlig i Visma Profil og har ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter i dette programmet. Dersom IT-avdelingen gjør endringer som har betydning for brukerrettigheter i Visma Profil skal avdelingsleder/systemansvarlig informeres på forhånd. Ajourhold av brukerrettigheter:
- Avdelingsleder har ansvar for at brukerrettighetene er àjour.
Kommunal-/enhetsleder har ansvaret for at avdelingsleder blir informert/varslet om:
- tildeling av brukerrettigheter til nye personer i Visma Profil
- personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i Visma Profil
- endring av en persons brukerrettigheter i Visma Profil
det kan skje:
- ved nyansettelse
- ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i Vima Profil
- når ansatte slutter
Meldingen skal inneholde:
- Den ansattes fulle navn, stillingstittel og internt telefonnummer
- Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukerrettigheter
- Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/ eventuell stopp av tilganger.
Melding oversendes via Helpdesk som har mottatt skriftlig melding fra avdelingsleder. Meldingen er skriftlig slik at leder ansvarliggjøres både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Systemansvarlig skal ikke gjøre endringer i brukerrettighetene uten etter skriftlig melding fra avdelingsleder til den aktuelle bruker. Ajourhold av brukerrettigheter i Visma Profil er grunnleggende for sikkerheten i systemet, f.eks for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar. Hvilke spesifikke rettigheter for behandling av arkivdokument som tildeles brukere av systemet med tilhørende roller Ledere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter: Rettigheter:
- adgang til å opprette arkivsaker, journalposter og dokumenter
- adgang til funksjoner for registrering og retting
- adgang til å registrere merknader
- adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak
Tjenesteyterne/Saksbehandlere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter: Rettigheter:
- adgang til å opprette arkivsaker, journalposter og dokumenter
- adgang til å registrere merknader
Regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder bruken av digital signatur Fauske kommune har i dag elektronisk godkjenning av dokumenter. Delegerte vedtak skal godkjennes av nærmeste leder og ha 2 underskrifter. Tjenesteyterne/saksbehandler:
- kontrollere at skanning av innkomne papirdokumenter er utført korrekt og komplett og at dokumentene er lesbare.
- at journalposten er knyttet til riktig bruker
- den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte.
Arkiveringen: IT-avdelingen har ansvaret for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringen inntil avlevering skjer til depot. |