Acos Websak

Dette dokumentet inneheld ein oversikt over rutinar, retningsliner og instruksar for Acos Websak, sak-arkivsystemet til Austevoll kommune. Oppsett og inndeling tek utgangspunkt i heimlar som krev dette i «Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forksrift), kapittel 3 Krav til arkivsystem og elektronisk behandling av arkivdokument». I all hovudsak er det §3-2, §3-4 og §3-6, ledd 2, som krev skriftleg skildring av rutine og/ eller retningsline. Dette er skildra under.

§ 3-2. Ansvar, rutinar og rettigheter i arkivsystemet 

a) Ansvar for tildeling og ajourhold av brukarrettar

Systemansvarleg har ansvar for at brukarrettane vert ajourhaldne kontinuerleg

1. Tildeling av brukarrettar til nye personar i sak/arkivsystemet
2. Personar som ikkje lenger skal ha brukarrettar i sak/arkivsystemet
3. Endring av ein persons brukarrettar i sak/arkivsystemet

Det kan skje slik:

 Ved ny tilsetjing

1. Ved endring i stilling som fører til endra rettar i sak/arkivsystemet
2. Når tilsette sluttar

1. Den tilsette sitt fulle namn og stillingstittel
2. Nøyaktig dato for endring av brukarrettar/oppretting av ny bruker/stopp av brukarrettar
3. Spesifisering av kva tilganger og rettar den tilsette skal ha, eller ev. stopp av tilganger.
4. Spesifisering av den enkelte sine rollar, ev. klarering for tilgangskodar.
5. Melding skal sendast pr e-post til postmottak@austevoll.kommune.no

Ajourhald av brukarrettar i sak/arkivsystemet er grunnleggjande for tryggleiken i systemet, t.d for å sikra at sensitiv informasjon ikkje kjem på avvegar. Tildeling av brukarrettar er difor leiaren sitt ansvar.

b) Rettigheter og rolleskildring for handsaming av arkivdokument i websak

Arkivleiaren er arkivansvarleg  i Austevoll kommune.
Arkivleiaren kan delegere arkivansvar til andre og har tilgang til alle typar registreringar.

Systemansvarleg har hovudansvar for tildeling og ajourhald av brukarrettar til registrerings- og arkiveringsfunksjonar. 

Ajourhald av brukarrettar:

Systemansvarleg har ansvar for at brukarrettane vert ajourhaldne kontinuerleg. Leiaren til den tilsette har ansvar for at fagleiar og systemansvarleg vert informert/varsla om:

- tildeling av brukarrettar til nye personar i sak/arkivsystemet
- personar som ikkje lengre skal ha brukarrettar i sak/arkivsystemet
- endring av ein person sine brukarrettar i sak/arkivsystemet

Det er systemansvarleg som har ansvaret for opplæring av Websak i Austevoll kommune. 

Systemansvarleg har følgjande rettigheter:
Systemansvarleg har i samsvar med autorisasjon tilgang til alle register, og har tilgang til ajourhald av registreringsrettar, brukarrettighet, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper

Arkivmedarbeidarar er tilsette i arkivstillingar (merkantilt) og dei har tilgang til alle typar registreringar og rettingar (arkivsaker og dokument) innanfor dei arkivdelar arkivmedarbeidaren har fått tilgang til innanfor tildelte tilgangskodar.

Det viktigaste målet for arkivet er å vera ein god reiskap for saksbehandlarane i det daglege arbeidet. Rask tilgang til dokument og informasjon i saksbehandlinga sparer tid og pengar. For å få ein effektiv tilgang må alle saksdokument vera registrerte i arkivsystemet.

• alltid ha oversyn over kvar enkelt registrert sak, kven som er saksbehandlar og om saka er til behandling eller er arkivert
• følgje opp saksbehandlinga i samband med journalføring slik at Austevoll kommune si postliste blir komplett på internett
• hjelpe til med å finne fram dokument som ønskt utlånt frå arkivet
• sørgje for informasjon og opplæring i bruk av arkivet
• kjenne til og arbeide etter dei lovar og reglar som gjeld for arkivarbeidet

Arkivet er også ansvarleg for å sikre bevaring av arkivmateriale som har betydeleg kulturelt eller forskingsmessig verdi, eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at dette materialet blir teke vare på og gjort tilgjengeleg for ettertida, jf. arkivlovens formålsparagraf: § 1.

Leiarfunksjonar vert utøvde av tilsette som har leiarstilling, er tildelt nestleiarfunksjon eller som er gitt spesifisert fullmakt til å ivareta ein eller fleire leiarfunksjonar. 

Leiaren har følgjande rettigheter:

- har tilgang til å opprette og ajourhalde saker og journalpostar på si avdeling
- har tilgang til å opprette journalposter og dokumenter
- har tilgang til funksjoner for registrering og retting
- kan fordele saker og journalpostar i avdelinga
- har tilgang til å registrere merknader
- autorisert for godkjenning av saksdokument
- autorisert for restanseoppfølgjing og rapportering
- tilgang til utvida rettighet innanfor ei avdeling eller seksjon
- tilgang til å opprette utvalssaker og registrere behandlingsplan for utvalsbehandling av eigne saker
- kan autoriserast for interne skjermingskodar innanfor eigen eining
- kan få tilgang til journalposter og saksdokument under arbeid innanfor sin eigen eining
- kan autorisere sakshandsamarar i systemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper innanfor dei kodene som vedkommande sjølv er autorisert for

Avgrensingar:

- autorisasjonsretten for tilgangskoder gjeld berre for dei kodane vedkommande sjølv er autorisert for
- alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter for tilgangsbegrensa saker som ein ikkje er medlem av, er avgrensa til eigen administrativ eining eller avdelingar som er underlagt denne.

Det er viktig at alle leiarar har ein stadfortredar ved ev sjukdom, feriar og permisjonar slik at dei funksjonar og prosessar som leiaren har ansvar for, ikkje stopper opp.  

Sakshandsamar har følgjande rettigheter:

- tilgang til vanlege sakshandsamingsfunksjonar 
- totalansvar for ei bestemt sak
- tilgang til å opprette og ajourhalde saker og journalposter der vedkommande er saksansvarleg, eller har tilgang til sak
- har tilgang til å opprette journalposter og dokumenter
- tilgang til funksjoner for registrering og retting
- tilgang til å registrere merknader
- tilgang til å klassere eigne saker
- tilgang til å avskrive eigne saker
- tilgang til å opprette utvalssaker og registrere behandlingsplan for utvalsbehandling av eigne saker

Avgrensingar:

- tilgang til å opprette journalposter er blant tilgangsavgrensa saker avgrensa til saker der vedkommande er saksansvarleg, sakshandsamar eller medlem av ei tilgangsgruppe på ei annan måte

c) Reglar og rutinar for signering av dokument

Austevoll kommune har elektronisk godkjenning av dokumenter. Vi nyttar SvarUt til elektronisk utsending av brev og systemet er difor sett opp med elektronisk underskrift. 

Dersom ein sakshandsamar skal godkjenne sitt brev før det vert ekspedert i SvarUt må ein sende dokumentet til godkjenning gjennom Websak. Dokumentet får på den måten ein digital godkjenning av leiar etc. Delegerte vedtak skal godkjennast av næraste leiar og ha 2 underskrifter.

d) Ansvar og rutinar for kvalitetssikring av registrering og arkivering

Sentralarkivet har ansvar for å kvalitetssikre alle registreringar som vert gjort i journalen. Dette skal gjerast snarast råd. Kvalitetssikringa går m.a. ut på å kontrollera følgjande:

- at journalposten er knytt til riktig sak
- at eventuell avskriving er utført
- at offentleghetsvurdering er gjennomført, og m.t.p. namn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført
- ved oppretting av ny sak må spesielt klasseringskode og sakstittel kontrollerast

- kontrollera at innkomne dokument er utført korrekt og komplett og at dokumenta er lesbar
- at journalposten er knytt til riktig sak
- den som skriv eit brev har primæransvar for at det blir registrert på korrekt måte.
- at offentleghetsvurdering er gjennomført og korrekt, og m.t.p. namn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført

Sentralarkivet har ansvar for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringa inntil avlevering skjer til depot. Dette inneber følgjande rutiner:

- journalføring av alle innkomne, utgåande og interne notater
- Kvalitetssikre arkivformat på dokumentnivå
- Avlsutte saker som ikkje er aktive lenger
- At backup rutiner beskreve under § 3-4, d vert fulgt

Sakshansamar har følgjande rutiner:

- importere arkiverdige eposter til rett sak i websak
- rette dei registreringsopplysningane som ein har tilgang til
- vidaresende arkivverdig epost/dokument til dokumentsenter om ein er usikker på registreringen

e) Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas

Austevoll kommune har eit sentralt e-postmottak. Her skal all arkivverdig e-post sendast til. Som all anna post er det sentralarkivet/servicekontoret som opnar posten og som har ansvaret for å registrere dei arkivverdige dokumenta. Arkivverdig e-post som vert send direkte til sakshandsar skal og journalførast. Sakshandsamar registrerer dokumentet sjølv i websak eller vidaresender det til postmottak for journalføring.

Saksposten skal stemplast med dagens dato. Dokumenta blir påført saksnummer etter skanning. Dokumenta blir enten knytt til eksisterande saker eller me opprette nye saker. Dokumentsenteret journalfører saksdokumenta.

Sakshandsamar er ansvarleg for at eigenproduserte dokument vert arkivert. Vedtak vert sendt ut til brukar etter elektronisk godkjenning av næraste leiar. Vedtak vert godkjend elektronisk og skriftleg signering er ikkje nødvendig.

Me har fullelektronisk arkiv og bruker SvarUt som hovudekspederingskanal ved utsending av brev.

f) Ansvar for:

Ved registrering av innkomne dokument skal sentralarkivet fordele direkte til den enkelte sakshandsamar. Post til byggesak vert sett ufordelt til fagleiar som vidare fordeler til sakshandsamar.

Uriktige journal- og arkivopplysningar skal rettast opp snarast mogeleg. Brukarar av systemet kan rette opplysningar der dei sjølv er saksansvarleg. Oppdager dei feil der dei sjølv ikkje er ansvarleg, skal dei straks melde frå til sentralarkivet. Sentralarkivet kan rette feil i alle saker, men må kontakte saksansvarleg ved eventuell tvil.

Sakshandsamar har ansvar for å avskrive alle dokument i ei sak dei er ansvarleg for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning. Dette gjeld og brev som ikkje treng besvaring. Dokumentsenter kvalitetssikrer avskriving ved avslutning av saker og ved utarbeiding av restanselister.

Offentleghetsvurderinga av inngåande brev vert gjort av sentralarkivet. Dersom tvil, skal den enkelte administrative eining kontaktast, der rådmannen, einingsleiar eller saksansvarleg avgjer kva saksdokument som skal unntas frå offentleg innsyn. Leiar/og saksansvarleg skal alltid kontrollere offentleghetsvurderinga som er gjort av sentralarkivet, og skal endre vurderinga om nødvendig. Saksansvarleg er for at offentleghetsvurderinga er vurdert med heimel i lov. Dersom det føreligg eit krav om innsyn skal meiroffentleg vurderast.

Når rådmannen, einingsleiar, eller saksansvarleg har avgjort at eit saksdokument skal unntakast frå offentleg innsyn, registrerer dei dette sjølv i Websak, evt. Sentalarkivet, med henvisning til korrekt tilgangskode/lovheimel. 

g) Prosedyrar for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift

Dersom systemet er ute av drift for kortare tid (1-2 dager), vert registreringa utsatt til systemet verkar igjen. Dokumenta vert plassert i spesialrom for arkiv, sortert kronologisk. All makulering av saksdokumenter vert og utsett.

Dersom systemproblema viser seg å bli langvarig (meir enn 2 dager), vert journalføring i papirbasert journal iverksatt, og dokumenta vert fortsatt lagra kronologisk. Kun kopier vert delt ut til sakshandsamarar. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden vert skanna inn når systemet er i drift igjen.

§ 3-4 Oppbevaring og sikring

a) Lagreingsmedie og arkivformat som blir nytta

I Austevoll kommune skal elektronisk skanna dokument eller eigenproduserte dokument konverterast til arkivformat godkjent av Riksarkivaren. Alle journalpostar i Websak med status J, vert automatisk konvertert til arkivformat PDF/A.

Dette vert kontrollert av dokumentsenteret ved kvalitetskontroll av elktronisk arkivering.

I websak skal følgjande format nyttast:

b) Kva saker og dokument blir arkivert elektronisk og kva blir lagra på papir

Acos Websak er fullelektronisk og alle dokument vert skanna, lagra og vidare makulert etter 6 månader. 

c) Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av dokumenter til arkivformat

Dokument som ikkje allereie har riktig arkivformat blir konvertert til arkivformat/PDF-A ved journalføring. Sosi-filer blir omgjort til PDF-A ved avslutning av sak.

Retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk,

Etter at dokumenta er skanna inn blir desse oppbevart i låsbart arkivrom, sortert på månad og dato. Dokumenta blir oppbevart hjå oss i seks månader før dei vert makulerert.

d) Plan for periodisering av arkivet og vedlikehald av materialet inntil det kan overførast til depot

Austevoll kommune skal normalt periodisere kvart 4 år, det vil sei 1. januar etter kvart kommunestyreval. Arkivsenteret er ansvarleg for å gjennomføra periodeinndelinga. For sakarkivet skal det nyttast ein overlappingsperiode på 2 år, for å avklare om saker er avslutta eller aktive. Det vert ikkje oppretta nye saker i den avslutta perioden, men eksisterande saker frå perioden som får tilført nye dokument i løpet av dei to åra, vert definert som aktive saker og vert overført til ny arkivperiode.

I websak vert arkivdelane som skal ha overlappingsperiode satt i arkivstatus O (overlappingsperiode,sperra for registrering av nye saker), mens dei nye arkivdelane som vert oppretta som arvtakar får status A (aktiv). Saker i arkivdeler med status O som får tilført nye dokument i overlappignsperioden, vert automatisk ført i den nye aktive arkivdelen. Når overlappingsperioden er slutt, skal det ikkje overførast saker frå den gamle til den nye arkivdelen lenger. Den gamle arkivdelen får då status B (bortsatt), og vert overført til ein vedlikeholdt og søkbar historisk database ved systembytte og liknande.

Dette gjeld og objektarkiva dersom dei skal periodiserast. Dette er ei konktret vurdering som må gjerast, avhengig av orden i arkivdel og alder på database.

Møtebøker skal periodiserast kvart 4. år.                  

Frå elektroniske journal-/arkivsystem skal det gjerast arkivuttrekk straks ein arkivperiode er avslutta, jfr. arkivforskrifta § 3-17. Avlevering skal skje som deponering eller ordinær avlevering etter nærare avtale. Eventuelle tilknytta elektroniske dokument skal følgje ved deponeringa. Tilhøyrende dokument på papir skal følgje som ledd i den ordinære avleveringa.

Frå elektroniske fagsystem skal arkivuttrekk deponerast eller avleverast når det er fare for at informasjonen går tapt, t.d. ved overskriving eller konvertering. Dersom eit system går ut av administrativ bruk uten at datainnhaldet vert konvertert til eit nytt system, eller dersom eit organ vert lagt ned eller opphøyrer, skal det gjerast ei samla avlevering, jfr. arkivforskriften § 5-3. Register og system som er underlagd konsesjon frå Datatilsynet, skal avleverast når konsesjonen opphøyrer. Dette gjeld også register eller system der konsesjonen inneheld føresegner om sletting. Arkivmaterialet som er overført IKAH som deponering skiftar status til avlevering på det fastsette avleveringstidspunktet eller etter nærmare avtale.

Framgangsmåte ved avlevering og deponering:

Ved deponering skal kommunen foreta eit utrekk av bevaringsverdig data frå tabellane i databasen, og konventere desse til eit filformat som er godkjend for langtidslagring.

Deretter skal nye versjonar lagrast på eit godkjend lagringsmedium. Dette kallast framstilling av arkivversjon.

For at utrekket skal kunne nyttast må følgjande dokumentasjon følgje med:

-       ein beskrivelse av datautrekkets struktur og innhald (metadata)

-       systemdokumentasjon for beskrivelse at det opprinnelege systemet

brukardokumentasjon som beskriv den administrative bruken av systemet

-       dokumentasjon med informasjon om sjølve deponeringa

To kopiar av dei avslutta arkivdelane ved periodisering vert kopiert i godkjend format på eit medium som riksarkivaren til ein kvar tid anbefaler og depot krev. Deretter vert det levert til depotet med all nødvendig dokumentasjon.

Depotet gjer nærare retningslinjer om krav og rutiner ved avlevering.

Plan for vedlikehold av det elektroniske materialet

Sjå eige dokument for prosess digitalt arkiv i arkivplan under kapittel Avlevering og periodisering -> Avlevering til depot

Backuptenesta levert av IKTNordhordland omfattar reservekopiering med mogelegheit for tilbakekopiering av servere, filer og epost. For reservekopiering vert det nytta ei diskbasert løysing etter følgjande oppsett:   

Oppbevaring:all reservekopiering skjer til disk. Reservekopi løysinga er plassert på to ulike lokasjonar.

Ansvar: IKTNH har ansvar for at reservekopirutinane vert følgt. Dei er som følgjer:

-       dagleg : Det vert tatt reservekopi fleire gonger kvar dag

-       dagleg: det sjekkast status på reservekopi

-       månadleg: Tilbakekopiering vert testa

IKTNH har ansvar for reservekopiering med mogelegheit for tilbakekopiering av servere, filer og epost. Dette inneber at:

-       sikkerhetskopi vert oppbevart fysisk adskilt frå produksjonsbasen, gjeld for alle IKTNH sine system. Reservekopiløysningane er plassert på to ulike lokasjoner, slik at tryggleiken vert ivaretatt.

-       sikkerhetskopieringa er ikkje på Arkivformat, men ein kopi av produksjonsbasen som kan settast i produksjon ved behov.

-       sikkerhetskopieringa skjer til disk

IKT Nordhordland (IKTNH) har ansvaret for at backuprutinene blir fulgt.

e) Rutiner og tiltak for beskyttelse av dokument og ivaretakelse av informasjonssikkerhet

Leiar godkjenner tilganger til den enkelte tilsette. Sensitive innskanna dokumenter er innelåst i arkivrom frem til dei vert  makuleret. Det blir foretatt ein offentleghetsvurdering av alle dokument ved registrering. For dokument som er unntatt offentleghet blir det påført tilgangskode i samsvar med lovheimel. 

§ 3-6 Destruksjon av papirversjonen etter skanning i den løpende arkivdanningen

(1)   Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.

Austevoll kommune oppbevarer dei skanna dokumenta i låsbart rom sortert på måned og dato - Desse blir makulert etter 6. månader. 

(2)   Organet skal fastsette retningslinjer for å kontrollere at skanning av innkomne papirdokumenter er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før den originale papirversjonen destrueres. Dette inkluderer operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning.

Viser til § 3-2, punkt D som sei noko om våre rutiner for kontroll av innkomne dokument.