Visma Flyt PPT

Dette dokumentet inneheld ei oversikt over rutinar, retningslinjer og instruksar for Visma Flyt PPT, fagsystem for pp-tenesta i Austevoll kommune. Oppsett og inndeling tek utgangspunkt i heimlar som krev dette i «Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forksrift), kapittel 3 Krav til arkivsystem og elektronisk behandling av arkivdokument». I all hovudsak er det §3-2, §3-4 og §3-6, ledd 2, som krev skriftleg skildring av rutine og/ eller retningsline. Dette er skildra under.

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem 

a) Ansvar for tildeling og ajourhold av brukarrettighet:

Fagleiar for PPT og systemansvarleg har hovudansvar for tildeling og ajourhald av brukarrettar til registrerings- og arkiveringsfunksjonar.
Fagleiar og systemansvarleg for PPT har også ansvar for at brukarrettane vert ajourhaldne kontinuerleg:

- tildeling av brukarrettar til nye personar i journal/arkivsystemet
- personar som ikkje lengre skal ha brukarrettar i journal/arkivsystemet
 - endring av ein person sine brukarrettar i journal/arkivsystemet.

Det kan skje slik:
- ved nytilsetjing
- ved endring i stilling som fører til endra rettar i journal/arkivsystemet
- når tilsette sluttar

Ajourhald av brukarrettar i journal/arkivsystemet er grunnleggjande for tryggleiken i systemet og for å begrensa tilgangen til sensitiv informasjon.

b) Rettigheter for behandling av arkivdokument som tildeles brukere av systemet med tilhørende roller

Tildeling av brukarrettar er leiaren sitt ansvar, det er leiar som vurderer kva tilgang/ansvar den enkelte tilsette skal ha.

Ansvar for vedlikehald og kontroll ved arkiveringsfunksjonane i systemet er delegert vidare til systemansvarleg. Dette inneber m.a.:
 - å ha oversikt over den administrative og arkivtekniske strukturen i systemet, samt sørge for vedlikehald og oppdatering av denne.
- følgje opp sakshandsamarane og sikre at desse har den kunnskap om bruk av fagprogrammet som står i høve til tilgangen dei har.

Arkivpersonalet/merkantil rolle har følgjande rettigheter:
- Arkivpersonalet har tilgang til å skanne dokument til systemet

Systemansvarleg har følgjande rettigheter:
Systemansvarleg har rett i høve autorisasjon/tilgangsstyring til personar i systemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper. Systemansvarleg har og tilgang til malregister, alle logger og instillingar i systemet.

Fagleiar har følgjande registrerings- og arkiveringsrettigheter:
- har tilgang til å opprette og ajourhalde saker og dokument på si avdeling
- har tilgang til å opprette dokument og sak. Samt gjenopne sak.
- kan fordele saker og dokument i avdelinga
- har tilgang til funksjoner for registrering, retting, sletting, logg og korrospondanse
- har tilgang til statisikk og tal, samt tilgangsstyring i systemet.

Sakshandsamar har følgjande registrerings- og arkiveringsrettigheter:

- tilgang til å slette feilskanna dokument før fordeling
- tilgang til registreringsfunksjonane på bedrift og person
- tilgang til saker og dokument i fagsystemet
- har tilgang til å opprette dokument og sak
- tilgang og krav til å avskrive eigne saker
- tilgang til statistikk og tal
- lesetilgang til brukrarett, mal og logg
- tilgang til opprette og redigere klient og saker
- lesetilgang til aktive saker
- lesetilgang til korrospodanse, kodeverk, malar og logg

c) hvilke typer dokument som skal autentiseres og signeres, samt regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder bruken av digital signatur
Austevoll PPT har elektronisk godkjenning av dokumenta i journal/sakssystemet.

d) ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og arkiveringen
Registrering

Fagleiar/saksfordelar:
Fagleiar/ saksfordelar har ansvar for å kvalitetssikre alle registreringar som vert gjort i journalen. Dette skal gjerast snarast råd. Kvalitetssikringa går m.a. ut på å kontrollera følgjande:

- at dokumentet er scanna riktig inn, rett antall sider, rett format
- fordele dokument til sak dersom dokumenta har vore inne sakshandsamar først.
- kontrollera at innkomne dokument er utført korrekt og komplett og at dokumentet er lesbart
- at dokumenta vert eller er fordelt til riktig sak
- at namn, tittelfelt etc er riktig utført
- primæransvar for at utgåande dokument vert registrert på korrekt måte

Arkivering

Sentralarkivet:
Sentralarkivet har ansvar for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringa inntil avlevering skjer til depot. Dette inneber følgjande rutiner:

- Kvatlitetssikre i arkivet at dokument er sendt til arkivering
- At backup rutiner beskreve under § 3-4, d vert fulgt

Fagleiar:
Fagleiar har følgjande rutiner:
- Fordeler dokument til sak
- Kontrollere at sak og dokument har rette opplysningar
- Sørge for at arkivverdig e-post blir levert til registrering i fagsystemet
- Legge til registreringsopplysningar i sak
- Kvalitetssikre ikkje ferdigstilte dokument.
- Ferdigstille eigne dokument utan unødig opphald
- Kvalitetssikre tidsfrister på ikkje ferdigstilte dokument og notat

Sakshandsamar:

- Sørge for at arkivverdig e-post blir levert til registrering i fagsystemet
- Legge til registreringsopplysningar i sak
- Ferdigstille eigne dokument utan unødig opphald
- Kontrollere at sak og dokument har rette opplysningar

e) ansvarsforhold og prosedyrer for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas
- Austevoll kommune har eit sentralt e-postmottak. Her skal all arkivverdig e-post sendast til. Klientpost der personopplysningar framkjem skal ikkje sendast via e-post. Dersom arkivverdig klientretta e-post likevel vert send direkte til sakshandsar, skal også den journalførast.

- Saksposten skal stemplast med dagens dato. Dokumenta blir enten knytt til eksisterande saker eller lagt til saksfordeling. Sentralarkivet registrerer saksdokumenta dersom dokumenta har vore innom sakshandsamar først.

f) Definer ansvar for:
- Fordeling av dokument:
Ved registrering av innkomne dokument skal sentralarkivet skanne dokument til fordeling.

- PPT fordeler direkte til den enkelte sakshandsamar, etter fordelingsprinisppet avdelinga har oppretta.
- PPT rettar registrerte journal- og arkivopplysningar

Uriktige journal- og arkivopplysningar skal rettast opp snarast mogeleg. Brukarar av systemet kan rette opplysningar der dei sjølv er saksansvarleg. Oppdagar dei feil der dei sjølv ikkje er ansvarleg, skal dei straks melde frå til fagleiar. 

- Avskriving og ferdigstilling av dokumenter
Sakshandsamar har ansvar for å avskrive alle dokument i saker dei er ansvarleg for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet er lest. Dette gjeld og brev som ikkje treng svarast på.

- Vurdering av spørsmål vedkommande offentlegheit
Dokument i PPT er unntatt offentlegheit.

g) prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift
Dersom systemet er ute av drift for kortare tid (1-2 dager), vert registreringa utsatt til systemet verkar igjen. Dokumenta vert plassert i låsbart skap, sortert kronologisk.

All makulering av saksdokumenter vert òg utsett.

Dersom systemproblema viser seg å bli langvarig (meir enn 2 dager), vert journalføring i papirbasert journal iverksatt, og dokumenta vert fortsatt lagra kronologisk. Kun kopiar vert delt ut til sakshandsamarar. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden vert skanna inn når systemet er i drift igjen.

§ 3-4. Oppbevaring og sikring

1. Det skal utarbeidast rutiner for organet som beskriv korleis arkivdokumenta skal oppbevarast og sikrast.

a. Hvilke lagringsmedier og arkivformat som brukes

I Austevoll kommune skal elektronisk skanna dokument eller eigenproduserte dokument konverterast til arkivformat godkjent av Riksarkivaren. Alle dokument i fagsystemet med status F, vert automatisk konvertert til arkivformat PDF/A.

I fagsystemet skal følgjande format nyttast:

b. hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir

Visma fagsystem er fullelektronisk og alle dokument vert skanna, lagra og vidare makulert.

c. ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av dokumenter til arkivformat

Dokument som ikkje allereie har riktig arkivformat blir konvertert til arkivformat/PDF-A ved ferdigstilling.

Etter at dokumenta er skanna inn blir desse oppbevart i låsbart skap og sortert på månad og dato. Dokumenta blir oppbevart på avdelinga i seks månader før dei vert makulererte

d. ein plan for periodisering av arkivet og vedlikehald av materialet inntil det kan overførast til arkivdepot
Austevoll kommune skal normalt periodisere kvart 4 år, det vil sei 1. januar etter kvart kommunestyreval. Sentralarkivet er ansvarleg for å gjennomføra periodeinndelinga.
Dette gjeld òg for fagsystema/objektarkiva dersom dei skal periodiserast. Dette er ei konkret vurdering som må gjerast, avhengig av orden i arkivdel og alder på database.

Frå elektroniske journal-/arkivsystem skal det gjerast arkivuttrekk straks ein arkivperiode er avslutta, jfr. arkivforskrifta § 3-17. Avlevering skal skje som deponering eller ordinær avlevering etter næare avtale. Eventuelle tilknytta elektroniske dokument skal følgje ved deponeringa. Tilhøyrande dokument på papir skal følgje som ledd i den ordinære avleveringa.

Frå elektroniske fagsystem skal arkivuttrekk deponerast eller avleverast når det er fare for at informasjonen går tapt, t.d. ved overskriving eller konvertering. Dersom eit system går ut av administrativ bruk utan at datainnhaldet vert konvertert til eit nytt system, eller dersom eit organ vert lagt ned eller opphøyrer, skal det gjerast ei samla avlevering, jfr. arkivforskriften § 5-3. Register og system som er underlagd konsesjon frå Datatilsynet, skal avleverast når konsesjonen opphøyrer. Dette gjeld også register eller system der konsesjonen inneheld føresegner om sletting. Arkivmaterialet som er overført IKAH som deponering skiftar status til avlevering på det fastsette avleveringstidspunktet eller etter nærmare avtale.

Ved deponering skal kommunen foreta eit uttrekk av bevaringsverdig data frå tabellane i databasen, og konvertere desse til eit filformat som er godkjend for langtidslagring.
Deretter skal nye versjonar lagrast på eit godkjend lagringsmedium. Dette kallast framstilling av arkivversjon.

For at uttrekket skal kunna nyttast må følgjande dokumentasjon følgje med:
- ein beskrivelse av datauttrekkets struktur og innhald (metadata)
- systemdokumentasjon for beskrivelse at det opprinnelege systemet

Brukardokumentasjon som beskriv den administrative bruken av systemet
- dokumentasjon med informasjon om sjølve deponeringa

To kopiar av dei avslutta arkivperiodane ved periodisering vert kopiert i godkjend format på eit medium som riksarkivaren til ein kvar tid anbefaler og depot krev. Deretter vert det levert til depotet med all nødvendig dokumentasjon.

Depotet gjer nærare retningslinjer om krav og rutiner ved avlevering.

Plan for vedlikehald av det elektroniske materialet
Vedlikehald av elektronisk materiale gjeld både den aktive basen, den historiske databasen og dei avslutta arkivperiodane. Overføring av avslutta arkivperiodar til Interkommunalt arkiv i Hordaland (IKAH) skal gjerast som eit Noark5 uttrekk der det er godkjent elektronisk arkiv. I tillegg tar IKAH eit SIARD - uttrekk av det aktuelle systemet.

Overføring av avslutta arkivperiode som ikkje har arkiv i hht. NOARK5-standard blir gjort ved at IKAH eksporterer data frå systemet på SIARD2 format. Arkivmaterialet blir for desse systema avlevert på papir.

IKAH skal teste og kontrollere alle elektroniske arkiv som vert deponert. Dersom det vert oppdaga feil eller manglar ved deponeringa plikter IKAH å melde i frå til kommunen, slik at det kan tas nytt utrekk. IKAH har ansvar for vedlikehald og naudsynte konverteringar i depot.

Backuptenesta levert av IKTNordhordland omfattar reservekopiering med mogelegheit for tilbakekopiering av servere, filer og epost. For reservekopiering vert det nytta ei diskbasert løysing etter følgjande oppsett:

Oppbevaring:all reservekopiering skjer til disk. Reservekopi løysinga er plassert på to ulike lokasjonar.

Ansvar: IKTNH har ansvar for at reservekopirutinane vert følgt. Dei er som følgjer:
- dagleg : Det vert tatt reservekopi fleire gonger kvar dag
- dagleg: Det vert sjekka status på reservekopi
- månadleg: Tilbakekopiering vert testa

IKTNH har ansvar for reservekopiering med mogelegheit for tilbakekopiering av servere, filer og epost. Dette inneber at:
- sikkerhetskopi vert oppbevart fysisk adskilt frå produksjonsbasen, gjeld for alle IKTNH sine system. Reservekopiløysningane er plassert på to ulike lokasjoner, slik at tryggleiken vert ivaretatt.
- sikkerhetskopieringa er ikkje på Arkivformat, men ein kopi av produksjonsbasen som kan settast i produksjon ved behov.
- sikkerhetskopieringa skjer til disk

IKT Nordhordland (IKTNH) har ansvaret for at backuprutinene blir fulgt.

e. iverksatte rutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter og ivaretakelse av informasjonssikkerhet.
Viser til § 3-2, punkt A – tildeling av brukerrettigheter. Fagleiar godkjenner tilganger til den enkelte tilsette. Sensitive innskanna dokumenter er innelåst i arkivskap frem til dei vert makulert. Me har og tilgangsstyring i bortsettingsarkivet.

§ 3-6. Destruksjon av papirversjonen etter skanning i den løpende arkivdanningen

(1) Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.

Viser til § 3-4, punkt C som sei noko om våre rutiner for makulering.

(2) Organet skal fastsette retningslinjer for å kontrollere at skanning av innkomne papirdokumenter er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før den originale papirversjonen destrueres. Dette inkluderer operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning.

Viser til § 3-2, punkt D som sei noko om våre rutiner for kontroll av innkomne dokument.