|
Restansekontroll inngående dokumenter: I hht forvaltningsloven har vi 4 ukers frist til å besvare inngående henvendelser. Det er enhetsleders ansvar å påse at alle saksbehandlerne besvarer/avskriver sine mottatte henvendelser.
I Ephorte har ledere mulighet for kontroll av enhetens restanser under "ledersøk".
Her finner dere:
- "Saker under behandling" - Alle saker som er registrert på en saksbehandler i "din" enhet.
- "Dokumenter under behandling" - Alle dokumenter som saksbehandlerne har startet på og ikke ferdigstilt i "din" enhet.
- "Restanser" - Alle inngående dokumenter som ikke er besvart i "din" enhet.
- "Post til min enhet" - Alle inngående dokumenter i "din" enhet.
- "Post fra min enhet" - Alle utgående dokumenter fra enheten i "din" enhet.
Det er viktig at alle minst en gang pr dag logger seg på ePhorte for å sjekke dagens post. I ”gamle” dager sjekket vi posthyllen, men nå er posthyllen ePhorte – Søket ”Mine restanser”. Noen av de restansene som ikke er avskrevet er nok allerede besvart, men svaret er ikke riktig knyttet sammen med den inngående journalposten. Brukerveiledning:
Restansekontroll utgående dokumenter: Det er viktig å ferdigstille utgående brev og det er flere ting som skjer når du ferdigstiller en journalpost.
- Dokumentet forsvinner fra søket ”mine konsepter”
- Restanser avskrives (Om det utgående er besvart som svar på inngående)
- Evt. kopimottakere vil få dokumentene i sine søk i Ephorte.
- Journalposten går til sentralt arkiv for kvalitetskontroll og journalføring
- Når journalposten så blir journalført av arkivet blir den tilgjengelig for publikum på postlisten
For de registreringer som er feilregistrert, eller ikke er/skal sendes ut, må dere varsle arkivtjenesten – postmottak@stjordal.kommune.no – slik at de får slettet registreringen. Brukerveiledning ferdigstillelse / send lenke/melding til arkivet om sletting:
Alle mapper som tilhører de historiske basene må leveres til arkivering så snart som mulig. Rev. 10.2.2017 - Nina |