Glemt Passord?

NAV - Sosialtjenesten i Stjørdal kommune

NAV Værnesregionen oppstart 1.1.2016

Rutiner under revisjon.

Arkivorganisering:

NAV-kontorene skal ivareta kommunens oppgaver etter lov om sosiale tjenester i NAV.
Stjørdal kommunes sosialtjeneste ble 1.6.2009 samlokalisert med det lokale NAV kontoret, NAV Værnes Nord Stjørdal.
De ansatte i sosialtjenesten fikk da sin arbeidsplass hos NAV, men er ansatt i Stjørdal kommune.
De ansatte i sosialtjenesten er administrativt underlagt Etat Omsorg som en egen enhet, men samlokalisert med NAV og leder for tjenesteområdet NAV Værnes nord er delegert ansvaret for prioriteringer og ressursbruk i tjenesteområdet.

Det er viktig å understreke at arkiv og arkivfunksjonen ved sosialtjenestene må sees i sammenheng med og som en del av den samlede arkivorganisasjonen i Stjørdal kommune slik denne er illustrert og beskrevet i kommunens arkivplan. Dvs. at sosialtjenestene kun skal ha og drifte spesialarkiv, register og fagsystemer knyttet til sitt fagområde. Sosialtjenesten skal bruke kommunens sak/arkivsystem på administrative saker. Dette i overensstemmelse med den sentrale arkivtjenesten.

  • Sosialtjenesten bruker fagsystemet Visma Unique Velferd for registrering og saksbehandling.
  • Dokumenter vedr klienter registreres å saksbehandles i fagsystemet Velferd og avleverer papirarkiv til sentralt arkiv.
  • Dokumenter vedr driften av sosialtjenesten registreres å saksbehandles i ePhorte i hht registreringsregler for Stjørdal kommune.

Arkivansvar:

Stjørdal kommune ved arkivleder har arkivansvar for Sosialtjenesten, men ansvaret for de daglige arkivrutinene ved NAV-kontoret ligger hos lederen.
Ansvaret for de daglige arkivrutinene kan delegeres og innebærer bl.a. å utarbeide skriftlige lokale arkivrutiner og påse at disse er i hht overordnede rutiner for kommunen.
Værnesregionen IKT har ansvar for drift av fagsystemet Velferd og systemansvarlig er ansatt ved sosialtjenesten.

Lovverk:

Det viktigste lovverket som påvirker arkivarbeidet i sosialtjenesten er Lov om arkiv og forskrift om offentlige arkiv (Arkivloven med forskrifter). Videre har vi Forvaltningsloven, Offentlighetsloven, Personopplysningsloven og Lov om sosiale tjenester i NAV. Disse lovene danner det juridiske grunnlaget for sosialtjenestens informasjonshåndtering.

Mottak og fordeling av post:

Nav har egen avtale med Posten og egen postadresse.
Post som blir sendt pr.post/levert til kommunen blir sortert i sentralt arkiv. Post merket NAV blir lagt uåpnet i NAV sin posthylle i sentralt arkiv.

E-post og telefax skal behandles på lik måte som annen post.

Posten åpnes og sorteres i arkivverdig- (sakspost) og arkivuverdig post (informasjonspost).

Post direkte sendt til avdelingen skal arkivvurderes på lik linje i hht arkivverdig og arkivuverdig post.

Post merket NAV leveres enheten uåpnet og arkivvurderes ved enheten.

Journalføring:

All inngående sakspost ved klienter skal skannes og journalføres i fagsystemet av arkivansvarlig ved sosialtjenesten. Dokumentene påføres journalnummer og -opplysninger. Original leveres saksbehandler til behandling. Disse arkiveres etter at vedtak er fattet.

Sakspost vedr drift av sosialtjenesten skal journalføres sentralt i sakarkiv-systemet i hht rutiner og registreringsregler for Stjørdal kommune.
Eks. Klagesaker på saksbehandling eller saksbehandler samt personalsaker for ansatte i sosialtjenesten er en administrativ sak og skal saksbehandles i kommunens sak/arkivsystem.

Journalføring og ekspedering av utgående post:

All utgående post vedr. klienter skal registreres og journalføres i fagsystemet av saksbehandler ved sosialtjenesten.

Utgående dokumenter som krever parafering i hht arkivinstruks skal elektronisk godkjennes av leder i fagsystemet. Underskrevet brev kopieres og arkivlegges ved utsendelse.

Sakspost vedr. drift av sosialtjenesten SKAL registreres og journalføres sentralt i sakarkiv-systemet i hht rutiner og registreringsregler for Stjørdal kommune.

Opplysninger som er unntatt offentlighet skal aldri sendes med epost.

Saksbehandling:

Saksbehandlerne spiller en viktig rolle for at arkivet skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandlerne er ansvarlig for at saken blir dokumentert i hht arkivinstruksen og at dokumentene de jobber med blir journalførte i riktig system og arkivlagte i hht arkivinstruks.

Lokale arkivrutiner:

Klientmapper:

Sosialtjenesten har dagligarkiv sammen med de andre tjenestene i NAV, men har egne saksmapper pr. klient. Den enkelte saksmappe inneholder dokumenter og saker som angår enkeltklienter.
Man finner i hovedsak følgende dokumenttyper:

  • Søknad og vedtak om sosialstønad
    (Vedtak oppbevares i klientmappen og ikke i egen vedtaksprotokoll)
  • Klage på behandling
  • Korrespondanse inkludert referater
  • Rapporter
  • Arbeidstrening
  • Praksisplass
  • Legeerklæring
  • Journalnotater
  • Regnskapskort

Når klienter flytter:

Ved melding om at en klient flytter skal IKKE saker knyttet til sosialtjenesten overføres nytt NAV-kontor. Saken skal passiviseres og avleveres ved neste periodisering.

Avslutning av saker og arkivlegging:

Innenfor Sosialtjenesten skal det finnes klientmapper og disse avleveres sentralt arkiv.

Sosialtjenesten avleverer egne klientmapper og har arkivperioder på 18 mnd for klientmappene, passiviseres etter 18 mnd uten aktivitet i mappene og avleveres internt depot etter nye 18 mnd.

Arkivserier:

Avdeling NAV Sosiale tjenester vil ha følgende arkivserier:

NAV sosiale tjenester har også en serie remitteringsbilag som gjelder utbetaling til klienter. Denne inneholder Klient ID, Dato, Utbetalt beløp, Klient / mottaker, Kontonummer og Batchnummer. Oppbevares i 10 år før kassasjon (Regnskapsloven).

Arkivfunksjonen og arkivplanen

Snarveier til reglement, rutiner, arkivserier og fagsystemer som er viktige for helheten i arkivfunksjonen ved sosialtjenestene og som er plassert på ulike steder i kommunens arkivplan finner du her:

Rev. 21.10.2013 - Nina