|
Arkivverket har utarbeidet et verktøy for egenvurdering av arkivkvalitet i offentlige virksomheter, som kan brukes for å kartlegge styrker og svakheter ved arkivholdet i egen virksomhet. Verktøyet er ment for bruk internt i virksomheten, og ved hjelp av verktøyet kan styrker og svakheter ved eget arkivhold kartlegges gjennom å ta stilling til kvalitetsfaktorer innenfor fire tema:
- Organisatoriske forutsetninger
- Dokumentfangst
- Tilgjengelighet
- Forvaltning
Når egenvurderingen er fylt ut, lager verktøyet en rapport som viser om det er nødvendig med tiltak for å heve kvaliteten på arkivholdet i virksomheten, og eventuelt på hvilke områder. Arkivtjenesten i Porsanger kommune bruker skjema for egenvurdering av arkivkvalitet og for risikovurdering som er utarbeidet av Arkivverket. Exel-skjema "Verktøy for egenvurdering av arkivkvalitet" lastes ned fra Arkivverkets nettsider, https://www.arkivverket.no/veiledere-for-offentlig-sektor/verktoy-for-egenvurdering-av-arkivkvalitet Porsanger arkivtjeneste brukte verktøyet for egenvurdering første gang i slutten av mai 2023. Vi skal gjennomføre egenvurdering en gang pr år, som en del av internkontroll, kvalitetssikring og for å planlegge videre arkivutvikling og fokusområder. Rapporten arkiveres i saks-arkivsystemet, slik at vi etter hvert kan se utvikling over tid. Det skal fylles ut i løpet av andre kvartal hvert år, slik at man har andre halvår til å planlegge eventuelle nødvendige tiltak, og om nødvendig få det med i kommunens budsjettprosess for det for neste året. Rapporten og eventuelle nødvendige tiltak legges frem for kommunedirektøren og ledergruppen, og ved behov legges den frem til politisk behandling.
|