Rolle

Ansvar

DDV/IKT

Har overordnet ansvar sammen med driftsleverandør for installasjon og teknisk oppsett av Documaster i Lindesnes kommune

Enhetsleder

Har det overordnede ansvar for at det foreligger prosedyrer og at de blir overholdt

Arkivleder/systemansvarlig arkiv

Har et overordnet faglig ansvar for arkivet

Sentralt postmottak

Har et overordnet ansvar for rett håndtering av post og skanning til lukket system

Merkantil 

Saksbehandler helse- og omsorgstjenesteloven Avdelingsleder 

Helsepersonell 

Ansvarlig for å følge gjeldende prosedyre

Ha et overordnet ansvar for Gerica

All post vedrørende brukere innen helse og omsorgstjenesten leveres til sentralt postmottak

Dokumentasjon som foreligger fra før i brukers EPJ skal ikke sendes til skanning

2

Den som mottar posten

Dokumentsenter

Post inn

• All post vedrørende brukere innen helse og omsorgstjenesten skannes inn i Gerica, jamfør veiledende liste (vedlegg) over hva som skal til saksbehandlingsdel og hva som skal til helsedel i Gerica.

3

Dokumentsenter

Skanning til Lukket nett

• Dokumentsenter sikrer at dokumentet er lesbart, fullstendig og at alle sider er kommet med.
• Innskannede dokumentene oppbevares i inntil 6 måneder før det makuleres

4

Merkantil 

Håndtering av skannet dokument i Gerica

• Dokumentet importeres på bruker. Hvis ny bruker så må den opprettes før importering.
• Sjekker søknader/dokumenter opp mot brukerbildet og oppdaterer opplysninger
• Ved ny bruker skal bruker hentes fra folkeregistrert i Gerica. 
• Merkantil knytter skannet dokument opp mot rett journaltype, rett bruker og sak i fagsystemet, se veiledende liste. 

Sakstyper ved post til saksbehandlingsdel (arkiv): 

•  Sakstype 99 Henvendelse 
  • brukes til alle søknader
• Annen inngående post knyttes til eksisterende sak som  passer til dokumentet
• Sakstype  84 Generell sakstype
  • opprettes hvis ikke det er andre saker journalen kan knyttes til. Saken må ferdigstilles og avsluttes.

• tar ut daglig rapport over nye saker i Gerica. (sakstype 99 Henvendelse)
• Daglig sjekke inngående post: postjournal 1 og 87 (bekymringsmelding)
• Ved søknad fra e-link (elektronisk meldingsutveksling i Gerica) skal opplysninger på brukerkortet oppdateres. Søknad fra e-link skal sendes via Gerica til håndtering av skannet dokument, slik at den blir registret som søknad (postjournal 1)

  6

Merkantil

Arkivering til Documaster fra Postjournal

• Alle dokumenter som skal arkiveres legges inn med postjournal 1 eller postjournal 87  (se veiledende liste).
• Kontrollere at avd.leder /mottaker har tilgang til bruker ved post inn. (evt sette nivå på sak til mottakers nivå) 
  • Gjelder ikke ved søknader – de fanges opp av forvaltningen.
• Hvis avd.leder/mottaker ikke har tilgang, sende mail om at de har fått post i Gerica. Sende fødselsnummer på internmelding i Gerica til mottaker. 

• Sjekke inngående post: postjournal 1 og 83  

•   Sjekke inngående post: postjournal 87 

9

Arkivansvarlig

Kvalitetskontroll

• Ukentlig kvalitetskontroll av arkiv
• Kontroll på om tittel på dokument stemmer overens med saken
• Kontroll på om det er knyttet et dokument til hver ny registrering
• Endringslogg / sporingslogg ved behov

10

Systemansvarlig Arkiv

• Ta imot og behandle feilmeldinger
• Opprette brukere, tildele roller og passord i arkivet
• Kontaktperson mot Documaster og DDV
• Opplæring i forhold til nye versjoner

11

DDV (IKT)

• Oppdatere fagsystem i tråd med nye versjoner, i samarbeid med systemansvarlig i kommunen