Tilgjengelighet og innsyn

1

Formål

Oppfylle krav i: Arkivforskriften § 24 og LOV 2006-05-19 nr. 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentlighetsloven).

2

Tidspunkt

Ved forespørsel.

3

Fremgangsmåte

• Henvendelse fra publikum om innsyn i eldre arkivmateriale rettes til sentralarkiv. Ved ankomst må vedkommende legitimere seg, og deretter føres henvendelsen i en besøksprotokoll som oppbevares hos sentralarkivet. Her føres opp navn, bosted, materiale som skal gjennomgås, og dato for besøket (se vedlegg).
• Hvis henvendelsen gjelder materiale med opplysninger som er/kan være underlagt   taushetsplikt etter forvaltningsloven, må henvendelsen vurderes av sentralarkivet opp mot regler for innsynsrett og skjerming. Publikum får altså ikke innsyn i arkivmaterialet som kan være taushetsbelagt og får tilbakemelding om dette.
• Sentralarkivet finner frem det etterspurte arkivmaterialet ved at det gis en avskrift, utskrift eller kopi av dokumentet. Det lånes ikke ut saker eller dokumenter fra arkivet til ekstern bruk med mindre spesielle hensyn gjør dette nødvendig. Originalmateriale skal bare gjøres tilgjengelig under tilsyn fra arkivet, og disse kan leses i et egnet rom under tilsyn til besøket er over. Dreier det seg om fler enn 10 kopier, har vi vedtak på at det tas betaling for kr 1,50 pr. kopi.
• Når vedkommende er ferdig med å se gjennom materialet, sørger sentralarkivet for å bringe materialet tilbake til arkivet i kjeller.
• Gjelder det imidlertid innsyn i materiale som er avlevert til IKA Østfolds arkivdepot, rettes forespørsel til dem enten direkte fra publikum eller ved arkivleder for videre avtale.

1

Hovedregelen er at ansatte på arkivet innehar hovednøkkel til hele rådhuset inkludert alle arkiv. Ved forespørsel lånes denne nøkkel ut mot signering i utlånsbok.

2

Flere fagområder har adgang til egne rom, dvs nettingbur som er påsatt hengelås hvor de har oppbevart arkiver for sin virksomhet (Vedlegg av oversikt over arkivrom i kjeller). I tillegg må   virksomhetene låne hovednøkkelen av arkivet.

3

Publikum har ikke adgang til arkivene.

1

Formål

Oppfylle krav i:

Lov om behandlingsmåte i forvaltningssaker (Forvaltningsloven) §13d og e.

Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (Offentlighetsloven) §8.

2

Tidspunkt/Hyppighet

Ved behov.

3

Fremgangsmåte

• Forskere skal søke skriftlig til aktuelt fagdepartement om adgang til innsyn i arkivene. Fagdepartementet avgjør denne type innsyn. De gjør et faglig vedtak og kan sette vilkår for innsynet.
• Søknaden skal inneholde spesifisering av materialet det ønskes innsyn i, slik at gjenfinning av   materialet blir effektivt.
• Forsker skal signere taushetserklæring før det gis tilgang til materiale jfr. Forvaltningsloven §13e. Taushetserklæringen skannes og arkiveres som vedlegg til søknaden.
• Innsyn kan bare skje ved personlig frammøte i Marker kommunes sentralarkiv. Det kan ikke lånes/bringes ut originalmateriale fra sentralarkivet.
• Etter Offentlighetslovens §8 er kopiering tillatt i rimelig utstrekning. Forskeren kan selv ta kopi av alle aktuelle dokumenter i saken for å arbeide med kopiene under opphold i arkivet.
• Hvis forsker kopierer arkivmateriale skal det skje etter avtale med arkivpersonalet. Kopiert materiale kan holdes tilbake dersom offentliggjøring vil skade nåværende kommunale interesser og/eller enkeltpersoner.