Arkivorganisering

Vegårshei kommune er å regne som ett organ etter arkivforskriften §1-1, første ledd, tredje punktum: "Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva
for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her." Sentralarkivet fungerer som felles journalføringsenhet for hele kommunen i sak/arkivsystemet og det er felles postmottak på kommunehuset og sentral arkivtjeneste (Fordeling av post men ikke i fagsystemer).

01.04.2006 - innføring avfullelektronisk arkiv med sak/arkivsystemet ePhorte
27.05.2019 - bytte av system fra ePhorte til Public 360

All journalføring og administrativ saksbehandling gjennomføres i sak og arkivsystemet med unntak av noen personsensitive saker som journalføres i kommunens fagsystemer i det lukkede nettet. Dette gjelder barnevernstjenesten (før 01.01.16), NAV kommune, helsestasjonen og sykehjem. Disse fagsystemene, med de tilhørende manuelle klientarkivene, er likevel en del av organets felles arkiv.

Fra 01.01.2018 ble følgende omorganisering gjennomført:

Vegårshei bo- og omsorgssenter og Åpen omsorg og Helse slått sammen til enhetene Helse og Omsorg.
IKT - samarbeidet DDØ ble lagt ned. IKT tjenestene er fra 01.01.2018 organisert i det interkommunale selskapet IKT Agder IKS.

Fra 01.01.2021 ble følgende omorganisering gjennomført

Vegårshei skule og SFO, Vegårshei barnehage, barnehage- og skolefagligrådgivning og myndighet slått sammen til enheten Oppvekst. Vegårshei skule og Vegårshei barnehage er seksjoner under oppvekstenheten og ledes av rektor og styrer.
Teknisk drift og forvaltning ble slått sammen med samfunnsdelen i Rådmannens stab til enhet Samfunn og infrastruktur. Samfunn og infrastruktur er seksjoner under enhetsnivå, men ledes av enhetsleder
Helse og omsorg, og NAV og oppfølging ble slått sammen til enhet Helset og mestring. Vegårshei bo- og omsorgssenter, Hjemmebaserte tjenester og Friskhet og mestring er seksjoner under helse og mestring og ledes av to seksjonsledere.
Rådmannens stab ble nedlagt og økonomi og organisasjonsutvikling ligger direkte under kommunedirektøren. Arkivorganiseringen før 01.01.2021 ligger i arkivplan 2017 - 2019

Arkivskaper: Type Arkiv: Merknad

Ordfører:

Sakarkiv - P360 - K-koder

Kommunedirektøren:

Sakarkiv - P360 - k-koder

Personalarkiv P360 - personnummer
Fagsystem - Bluergarden HR
QM + (avvikssystem)
Fagsystem ACOS - publisering/nettside

Økonomi/Organisasjonsutvikling

Sakarkiv - P360 - K-koder

Personalarkiv - P360 - personnummer
Fagsystem Bluegarden – lønn/HR
Fagsystem Bluegarden – Økonomi
Fagsystem Webcruiter - rekruttering
Fagsystem Stratsys - økonomirapportering
Fagsystem ACOS - publisering/nettside
Fagsystem MinVakt – Turnus
Fagsystem QM+ (avvikssystem)
Fagsystem Visma velferd Arkiv -

Samfunn og infrastruktur:

Sakarkiv P360 - K -koder

Gårds- og brukernummer arkiv sakarkiv og GBNarkiv - P360- k-koder og GBNummer
Personalarkiv P360 - personnummer
Fagsystem Norkart
Fagsystem BraArkiv
Fagsystem Gisline
Fagsystem Matrikkel
Fagsystem Bibliofil
Fagsystem Micromarc 3
Fagsystem QM+ (avvikssystem)
Fagsystem ACOS - publisering/nettside

Helse og mestring

Sakarkiv P360 - K koder

Personalarkiv P360 - personnummer
Fagsystem Gerica
Fagsystem Bluegarden HR
Fagsystem System X
Fagsystem QM+ (avvikssystem)
Fagsystem Winmed3 helsestasjon
Fagsystem MinVakt - Turnus og bemanningsprogram
Fagsystem Visma Velferd
Klientarkiv flyktning - føres fra 01.03.21 i P360 (mangelfullt) - fra xx.xx.xxxx føres det i Visma flyktning igjen)
NAV statlig har felles e-arkiv i Arendal

Oppvekst

Sakarkiv - P360 - k-koder

Personalarkiv P360 - personnummer
Elevarkiv P360 - personnummer
Barnehagebarn arkiv P360 - personnummer
Fagsystem Visma Unik
Fagsystem Visma Oppvekst ?
Fagsystem Vigilo - barnehageopptak
Fagsystem Visma Flyt skole
Fagsystem Bluergarden HR
Fagsystem ITs Learning
Fagsystem QM+ (avvikssystem)
Fagsystem Visma Flyt PPT (Interkommunalt samarbeid - Risør vertskommune og arkivansvar)

IKT- fagsystemer Vegårshei kommune.xlsx 11,82 kB

Ved siden av dette er en rekke offentlige tjenester i Østregionen/Østre Agder skilt ut som interkommunale samarbeid, interkommunale selskap eller kommunale aksjeselskap. Arkivdanningen ved disse organene faller utenfor kommunens normale ansvarsområde, men av hensyn til fremtidige brukere av arkivmaterialet bør arkivplanen til en hver tid romme en oppdatert oversikt over hvilke tjenester dette gjelder. I Østregionen/Østre Agder gjelder dette følgende tjenester:

Kommunens eierinteresser

Samarbeid organisert som aksjeselskap

Kommunale aksjeselskap som ikke er omfattet av offentlighetsloven og er heller ikke omfattet av arkivlovens bestemmelser om offentlige arkiv, kommunen bevarer alle innkallinger og referater, årsmeldinger og regnskaper fra alle aksjeselskapene som vi har eierandel i.

Selskap	Eierandel	Etablert	Avsluttet
Jobbklar (tidligere Durapart AS og Proflex)	0,42 %	01.01.2020
Lisand AS	25%	17.11.1989
Aust-Agder Næringsselskap AS	0,49%	18.04.1980
Vegårshei ski og aktivitetssenter AS	35,55%	25.04.1990
Risør- og Tvedestrandsregionens avfallsselskap AS (RTA)	10,80%	13.03.1997
Agder Energi AS	0,81%	14.04.2000
Visit Sørlandet AS - offentlige instanser har en finansieringsandel 80% og Vegårshei kommune er med en aksjekapital på 10.000kr. årlig.	0,14%	17.12.2010
Jordøya tomteutvikling AS	3,80 %	30.05.2017
Durapart AS	0,49 %	12.01.1971	31.12.2019
Ubergsmoen Industribygg AS	27/78%	10.04.1995	17.06.2017 (Vegårshei kommune solgte sine aksjer i selskapet)
Våje Industribygg AS	31,12%	09.06.2000	29.05.2017 (Vegårshei kommune solgte sine aksjer i selskapet)
Masis eiendom AS	33,33%	02.01.2007	24.04.2017 (Vegårshei kommune solgte sine aksjer i selskapet)

Deltakelse i interkommunale selskaper (IKS)

Samarbeid	Ansvar	Samarbeidskommuner	Eierandel	Inngikk samarbeid	Avsluttet samarbeid
VETAKS (Vestfold, Telemark og Agder kontrollutvalgssekretariat )fra 2020 Tidligere Temark IKS - Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat	Hovedkontor i Bø i Telemark	Vestfold og Telemark og Agder Fylkeskommuner, Bamble, Bø, Drangedal, Fyresdal, Hjartdal, Kragerø, Kviteseid, Nissedal, Nome, Notodden, Porsgrunn, Sauherad, Seljord, Siljan, Tinn, Tokke, Vinje, Larvik, Horten, Holmestrand, Færder, Tønsberg, Risør, Grimstad, Arendal, Gjerstad, Vegårshei, Tvedestrand, Froland, Lillesand, Birkenes, Åmli, Kristiansand og Vennesla kommuner		01.07.2014
IKT Agder IKS	Hovedkontor i Arendal	Agder fylkeskommune, Arendal, Grimstad, Froland, Gjerstad, Risør, Tvedestrand, Vegårshei, Vennesla og Åmli kommuner		01.01.2018
Aust - Agder Revisjon IKS fra 01.01.2016 tidligere Arendal revisjonsdistrikt IKS	Hovedkontor i Arendal	Aust - Agder fylkeskommune, Arendal, Grimstad, Risør, Lillesand, Tvedestrand, Birkenes, Froland, Gjerstad, Åmli og Vegårshei kommuner	2 %	01.01.00
Aust-Agder museum og arkiv (AAMA) fra 01.10.2014 tidligere Aust Agder kulturhistoriske senter	Kontor i Arendal	Aust - Agder fylkeskommune, Arendal, Grimstad, Valle, Evje og Hornnes, Byland, Tvedestrand, Lillesand, Risør, Bykle, Iveland, Gjerstad, Birkenes, Froland, Åmli og Vegårshei	1 %	14.05.2003 (?)

Vertskommunesamarbeid (kommunelovens § 28)

Arkivansvaret følger vertskommunen.

Samarbeid	Vertskommune	Samarbeidskommune	Inngikk samarbeid	Avsluttet
Skogbruksansvarlig for Vegårshei og Tvedestrand	Vegårshei	Tvedestrand	01.01.1994
Jordbruksansvarlig for Vegårshei og Tvedestrand	Tvedestrand		1993
Østre Agder Brannvesen	Arendal	Arendal, Froland, Tvedestrand, Risør, Gjerstad, Vegårshei og Åmli	01.01.2008
Arendal legevakt	Arendal	Arendal, Froland, Fyresdal, Gjerstad, Grimstad, Nissedal, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli.	2000
Pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT)	Risør	Risør, Tvedestrand, Gjerstad og Vegårshei	01.01.2008
Kulturskolen Øst i Agder	Tvedestrand	Risør, Tvedestrand, Gjerstad og Vegårshei
110 Sentralen	Arendal	Risør, Gjerstad, Vegårshei, Froland, Arendal, Åmli og Tvedestrand kommuner
Interkommunal arbeidsgiverkontroll (IAA)	Arendal	Alle kommunene i Aust - Agder og fire i Vest - Agder	August 2000
Felles veterinærvakt	Åmli	Lillesand, Birkenes, Grimstad, Arendal, Froland, Tvedestrand, Vegårshei, Risør, Gjerstad og Åmli	01.01.2008
Vergemålsmyndighet	Fylkesmannen i Agder		01.07.2013
Kompetansesenter for Østregionen - grunnskole-, barnehage og voksenopplæring:	Risør	Vegårshei, Risør, Gjerstad, Åmli og Tvedestrand.	01.10.2010
Østre Agder krisesenter	Arendal	Risør, Tvedestrand, Åmli, Gjerstad, Vegårshei, Grimstad, Froland og Arendal	Opprettet som stiftelse i 1996 Nåværende modell fra 01.01.2011
Barneverntjenesten øst i Agder	Gjerstad	Vegårshei, Risør, Gjerstad, Åmli og Tvedestrand.	01.01.2016
Kommunal øyeblikkelig hjelp (KØH)	Arendal	Arendal, Grimstad, Froland, Tvedestrand, Gjerstad, Risør, Åmli, Vegårshei, Nissedal og Fyresdal	01.01.2012
Jordmortjeneste	Vegårshei	Gjerstad og Vegårshei Utvidet til også å gjelde Åmli fra 01.04.2015	01.01.1996
Samhandlingskoordinator og felles e-helsekoordinator	Arendal (samhandling) Risør E - helse	Arendal, Grimstad, Froland, Tvedestrand, Gjerstad, Risør, Åmli, Vegårshei	01.01.2014 (E- helsekoordinator)
Alternativ til vold (ATV)	Arendal	Arendal, Grimstad, Froland, Tvedestrand, Gjerstad, Risør, Åmli, Vegårshei og Stiftelsen Alternativ til vold	01.01.14 (?)
NAV Øst i Agder	Tvedestrand	Tvedestrand, Gjerstad, Vegårshei, Froland	01.01.2022
DDØ - Den digitale østregionen	Vegårshei	Vegårshei, Risør, Gjerstad, Åmli og Tvedestrand.	01.09.2009	31.12.2017
Kontrollutvalgets sekretariat	Aust Agder fylkeskommune		01.01.2007	30.06.2014
Felles drift av veilys i Østre Agder	Arendal		01.01.2013	01.01.2017
Østre Agder Overformynderi	Arendal	Arendal, Tvedestrand, Åmli og Vegårshei	02.03.2009	01.07.2013
Felles skatteoppkrever i østregionen	Tvedestrand	Vegårshei, Åmli, Tvedestrand, Gjerstad og Risør	01.01.2011	01.11.2020(skatteoppkreveroppgavene overført til Skatteetaten)
Barnevernssamarbeid i Østregionen	Tvedestrand	Vegårshei, Åmli, Tvedestrand, Gjerstad og Risør		31.12.2015

Samarbeidsavtaler etter kommunelovens § 27:

Samarbeid	Ansvarlig	Samarbeidskommuner	Inngikk samarbeid	Avsluttet samarbeid
Opplæringskontoret for Midt- og Østregionen	Organiserte som lag/forening	Medlemsbedrifter: Arendal, Froland, Grimstad, Tvedestrand, Vegårshei, Åmli, Risør, Lillesand, Birkenes kommuner, Aust - Agder fylkeskommune, Fylkesmannen i Agder, IKT Agder IKS, Nkom, Sørlandet sykehus HF, Statens vegvesen, Fagopplæring Aust - Agder, Amadeus barnehage, Grandehagen barnehage, Villa Matilda teaterbarnehage, Hokus Pokus Barnehage, Sjiraffen barnehage, Asdal barnehage, Avigo, Bergstø Barnehage
Offentlige innkjøp på Agder (OFA)	Aust - Agder fylkeskommune fram til 31.12.2019 - Agder fylkeskommune etter 01.01.2020		16.06.2005
Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (UIA)	Arendal kommune
Driftsassistanse i Aust Agder	Sweco Seljord		01.01.2001
Interkommunal forsikringsordning	Aust Agder fylkeskommune	Aust-Agder fylkeskommune, Gjerstad, Grimstad, Iveland, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli kommuner
Østre Agder Regionråd fra august 2018 med fagrådgivende samarbeidsforum: - Næringsforum - Helse og omsorgslederforum - Oppvekstforum - Teknisk forum tidligere kommunesamarbeidet Østre Agder	Arendal Kommune har sekretariatsfunksjonen	Arendal, Grimstad, Froland, Vegårshei, Gjerstad, Tvedestrand, Risør og Gjerstad kommuner	200?
Friluftsrådet Sør	Administrasjon og daglig leder har kontor i Arendal	Arendal, Froland, Gjerstad, Grimstad, Nissedal, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli kommuner	200?
Samarbeid - landbruk, areal og naturforvaltning, turist samarbeid	Kontor på Sam Eyde VGS
Regionalt næringsfond for østregionen	Vegårshei	Risør, Tvedestrand, Åmli, Risør og Vegårshei
Oppreisningsordning for barnevernsbarn	Kristiansand		26.11.2007	20.12.2010

Andre samarbeidsløsninger

Samarbeid	Ansvarlig	Type samarbeid	Samarbeidskommuner	Inngikk samarbeid	Avsluttet samarbeid
Regionalt næringsfond i østregionen			Vegårshei, Gjerstad, Åmli, Risør og Tvedestrand
Samfunnsmedisin
Overordnet strategisk samarbeidsutvalg
VÅG samarbeidet			Vegårshei og Risør
Sørlandsrådet
VI Samarbeidet (Kompensasjonsordning for kommuner med forhøyet arb.avgift				2004 (?)
Personvernombud	Arendal kommune		Arendal, Grimstad, Froland, Gjerstad, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli	18.08.2020
Reiselivssamarbeid (Web basert) Risør by		Samarbeid om informasjon på nettside Visit Sørlandet	Vegårshei, Gjerstad og Risør		31.12.2022

Stiftelser

Stiftelse	Ansvarlig	Samarbeidskommuner	Inngikk samarbeid	Avsluttet samarbeid
Aust-Agder Utviklings- og kompetansefond			2007
Vegårshei bygdetun

Selskap med begrenset ansvar

AT SKOG BA - eierandel 36 andeler a kr 1900
A/L Biblioteksentralen - Vegårshei kommune har 1 andel a kr 300, for øvrig er det i tillegg 421 kommunale og fylkeskommunale andelseiere.

Deltakelse i organisasjoner/Foreninger

KLP – Kommunal landspensjonskasse
Vegårshei skogeierlag
Vegårshei grunneierlag
Vegårshei frivilligsentral

Eget forvaltningsorgan i kommunen

Vegårshei kirkelige fellesråd, siden 1997