|
Alle offentlige organ skal ha en oppdatert arkivplan som viser hvordan arkivarbeidet er organisert og hva arkivet inneholder, og instrukser, regler og planer for arbeidet jf. arkivforskriften § 4. Arkivplanen skal sikre at kommunen ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivloven § 6 hvor det heter: "Offentlege organ plikter å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid." Nordre Land kommune er et organ i arkivlovens forstand. Arkivplanen skal bidra til at Nordre Land kommune:
- Har riktig dokumentasjon som er lett tilgjengelig og bidrar til korrekte beslutninger og effektive tjenester, og støtter opp under kommunens verdier som er åpen, offensiv og ansvarlig
- Forvalter dokumentasjonen slik at innbyggernes rettigheter og innsynsmuligheter blir ivaretatt
- Ivaretar at dokumentasjon blir forsvarlig sikret i hht lovpålagte krav
- Sikrer viktig historisk materiale for ettertiden
I kommunen er det kommunedirektøren som har det overordnede arkivansvaret jf. arkivforskriften § 1. Kommunedirektøren i Nordre Land kommune godkjente arkivplanen den 14.05.2020. Det daglige ansvaret for arkivplanen er delegert til arkivleder, som rapporterer til assisterende kommunedirektør. Arkivplanen i Nordre Land kommune skal være retningsgivende og gi bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Nordre Land kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Alle ansatte i Nordre Land er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder. Intensjonen er at alle ansatte skal kunne finne rutinene de har bruk for i det daglige arbeidet med dokumentforvaltning og saksbehandling i arkivplanen. Arkivplanen ligger tilgjengelig på kommunens intranettside. Arkivplanen i Nordre Land ligger tilgjengelig på nettstedet arkivplan.no. Planen inneholder en oversikt over arkivfunksjonens viktigste dokumenter. Den har en oversikt over organisering og ansvar i organisasjonen og arkivfunksjonen, inneholder oversikt over viktig lover og regelverk, alle aktuelle rutiner, og oversikt og dokumentasjon av aktive og avsluttede arkivserier. Det ligger også en oversikt over innhold i fjernarkiv og arkivdepot. Arkivutviklingsplan og kvalitetssikring er også viktige kapitler i planen. Arkivplanen skal oppdateres kontinuerlig, og arkivleder er ansvarlig for å følge opp endringer som kreves at planen revideres. |