|
Kommunens dokumentasjon som omhandler sikkerhet og beredskap skal arkiveres i kommunens sak- og arkivsystem Acos WebSak, ny sak for hver hendelse.
Dette gjelder alle styringsdokumenter, så som beredskapsplaner, ROS-analyser legges disse inn i Compilo. De vil og ligge i DSB-CIM slik at de er tilgjengelige for Statsforvalteren Innlandet
Rutine for arkivering av loggfiler fra beredskaps-krise hendelse
1. Ved avsluttet beredskapshendelse produserer systemansvarlig for DSB-CIM en loggfil med alle loggføringer, oppgaver og rapporter som er ført i DSB-CIM. Loggfilen gir en komplett oversikt over hendelsen, inkludert rapportering til øvrige regionale og nasjonale myndigheter, og produseres i Word-format og konverteres til PDF. 2. Systemansvarlig for DSB-CIM oppretter en egen sak for hendelsen i sak/arkivsystemet og overfører loggfilen som dokument i saken. Saken skal knyttes til et prosjekt (forslag tittel Beredskapslogger), slik at det enkelt kan produseres en oversikt over tidlige hendelser. Det kan også være nødvendig å ta ut annen relevant dokumentasjon fra hendelser for å sikre best mulig oversikt over hendelsen både internt og eksternt, så arkiveringen kan være mer omfattende enn bare hendelsesloggen. Dette må vurderes av kriseledelse i hvert tilfelle. 3. Øvrig arkivverdig dokumentasjon (vedlegg, e-poster etc) relatert til hendelsen journalføres fortløpende etter at saken er opprettet i sak/arkivsystemet. |