|
Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider med eller har arbeidet med blir bevart. Saksbehandlerne skal derfor:
- Under fanen Innkommende sørge for at Mine ubesvarte dokumenter blir behandlet samt at dokumenter i listen Kopier blir lest
- Kontrollere at inngående dokument er kommet til riktig saksbehandler. Omfordele dokumentet dersom det er registrert på feil person (ev. kontakte Dokumentsenteret for bistand)
- Kontrollere at inngående dokumenter er knyttet til riktig sak
- Sørge for at offentlighetsvurdering er gjennomført, at eventuelle tilgangskoder og tilgangsgrupper er riktig påført og at eventuell offentlig tittel er opprettet og avsender/mottaker skjermet
- Kontrollere at kvaliteten på innskannet dokument er god og lesbar
- Selv importere e-post til 360Online dersom den er en del av/inngår i saksbehandlingen. Skrive tittel etter gjeldende skriveregler og sørge for at avsender/mottaker er riktig. Avsender/mottaker skal være en privatperson eller en virksomhet
- Ha ansvaret for at papirdokumenter som kommer direkte til saksbehandler blir levert til Dokumentsenteret for registrering og skanning. Dokumenter som inneholder sensitive opplysninger må ikke skannes til epost, eller videresendes på e-post
- Ha ansvar for å besvare inngående dokument enten pr. brev (sendes med SvarUt), e-post eller avskrive det med telefon/tatt til etterretning
- Sørge for at brev/e-post som blir sendt ut fra kommune er knyttet til riktig sak, har en beskrivende tittel og er offentlighetsvurdert. En av kommunens standardmaler skal være benyttet og eventuelle vedlegg må være knyttet til saken
- Sørge for at ferdigstilte saker blir avsluttet
- Fagsystem: Punktene over gjelder også alle fagsystemer
|
|