|
Formålet med periodedeling er å sørge for nødvendig plass til saksmappene i daglig arkiv, samt å sikre framfinning ved større endring i administrativ organisering, arkivorganisering eller ved skifte av journalsystem. Periodisering er derfor en kontrollert og systematisk overføring av uaktuelle saker fra daglig arkiv til bortsettingsarkiv. Periodeskille foregår vanligvis på to måter - skarpt skille eller skille med overgangsperiode. Dette vil variere mellom de ulike arkivene og hva som er grunnlag for periodedeling. Periodisering skal normalt skje ved årsskiftet etter kommunevalg. Arkivperiodene skal ikke være mindre enn fire år. Dersom det er behov for periodisering utenom de fastsatte tidsperiodene, skal en vente med ny ordinær periodisering til det har gått minst fire år. Periodisering av sakarkivet skal normalt følge reglene for overlappingsperiode. Ved periodisering som følger av omorganisering som medfører endring av ordningsprinsipp skal kommunen følge prinsippene for skarpt periodeskille. De samme prinsippene for periodisering, overlappingsperioder og skarpt skille benyttes også i elektroniske arkiv. |