Saksavslutning elektronisk arkivDokumentsenter skal 1 gong pr. veke søkje fram saker med status AS - Avslutta av sakshandsamar og endre sakene til status A. Innlegging av status A i felt for sakstatus fører til systemkontroll av fylgjande :
- At saka har klassering
- At alle dokument i saka er jounalførte.
- At alle inngåande dokument i saka er avskrevet.
- At alle utgåande dokumenta og notat med oppfølging i saka er ferdigstilte/ekspedert.
- At alle dokumenta i saka har arkivformat.
Dkumentsenter skal kontrollere tittel (rettskriving og at tittel er korrekt for saka)
Saksavslutning papirarkivNår ei sak er ferdig handsama, skal saksdokumenta/saksmappa sendast til arkivet for arkivlegging.
- Sakshandsamar skal gjennomgå saksmappa og kontrollere at alle restansar er avskrivne og at arkivverdige dokument er lagt i saksmappa. Saksmappa skal deretter merkast med Avslutta og signatur. Sakshandsamar er ansvarleg for at saker som går til arkivet er reinska.
- Arkivtenesta lokalt registrerer i sak-/arkivsystemet / fagsystemet at saka er avslutta, kontrollerer at alle dokument er avskrive og registrerer eventuelt kassasjonsår for saka. Berre arkivpersonale skal ha tilgang til desse funksjonane i systemet.
- Før arkivlegging skal arkivmappa reinskast, og konsept, kladdar, dublettar, arbeidsnotat o.l. skal fjernast frå mappa. Arkivet kontrollerer at alle saksdokument er på plass før saka blir arkivlagt.
|
|