Hva gjør dokumentsenteret?Risør kommune og dens forvaltningssaker har stor offentlig interesse, og kommunen er avhengig av å ha høy kvalitet på det arkivfaglige arbeidet. Dokumentsenteret har det overordnede faglige ansvaret for kommunens dokumentasjonsforvaltning, der informasjonssikkerhet er en viktig del av arbeidet. Dokumentsenteret skal bidra til at Risør kommune ivaretar lovpålagte oppgaver i henhold til gjeldende lover, regler og retningslinjer for dokumentasjonsforvaltning i det offentlige. Dokumentsenteret sørger for en sikkert drift av den daglige administrative dokumentasjonsforvaltningen. Samtidig er de en ressurs for kommunens saksbehandlere, merkantile og ledere. Dokumentsenteret har i dag fire medarbeidere fordelt på 1,9 årsverk, og er lokalisert i kommunehuset i Risør. P360 (versjon 4.1 SP) er saks- og arkiveringssystemet som benyttes i kommunen. P360 oppfyller de obligatoriske kravene som stilles i NOARK standarden og systemet er godkjent av Riksarkivet. . Dokumentsenterets arbeidsoppgaver:Daglige driftsoppgaver som:
- Journalføring
- Mottak og fordeling av eksterne henvendelser/post
- Kvalitetssikring
- Ulike kontrolloppgaver og interne saksbehandlingsoppgaver
. Øvrige oppgaver:
- Brukerstøtte for saksbehandlere, merkantile og ledere
- Videreutvikling og forbedring av rutiner
- Gjenfinning av dokumenter i både eArkiv (kommunens elektroniske arkiv) og i arkivhvelv
- Gjennomføre andre eller nødvendige arbeidsoppgaver som hører inn under fagområdet ved behov
. Annet:Dokumentsenteret er med i et interkommunalt samarbeid sammen med Tvedestrand, Gjerstad, Vegårshei og Åmli. Alle sammen er også med i IKT-Agder samarbeidet, nærmere bestemt i Forvaltningsgruppe for sak-arkiv. |