|
E-post og papirpost vert kvar dag opna av dei som jobbar på Tenestetorget. Papirpost vert datostempla før det vert lagt i saksbehandlars posthylle.
Dersom eit brev er adressert personleg til saksbehandlar, er saksbehandlar sjølv ansvarleg for at dokumentet vert levert tenestetorget for skanning og registrering. All anna post skal tenestetorget til ei kvar tid vurdere om det er grunnlag for saksbehandling, arkivverdig eller ikkje. Dokument som ikkje er arkivverdig kan vere:
♦ Trykksaker/reklame
♦ rundskriv
♦ Tilbod om kurs
♦ Utskrifter og/eller kopiar frå andre organ
♦ Offentlege publikasjonar
Papirpost som kan opnast av tenestetorget vert skanna inn i sak- og arkivsystemet Acos websak ved bruk av sikker skanning. E-post vert importert i same system.
Dei som journalfører skal sette på rett saksbehandlar og eventuelle kopimottakarar jorurnalposten. Den som er sett på som saksbehandlar skal gje beskjed dersom dette er feil. Faktura og rekningar med følgjebrev skal ikkje journalførast, men leggast i eiga hylle til kommunekassen. Kommunekassen har sjølv ansvar for skanning av faktura. Etter innskanning av papirpost vert papir oppbevart i 6 månader før det vert makulert. |