|
Alle elektroniske systemer (fagsystemer og sak/arkivsystem) kommunen benytter skal vurderes med tanke på om de inneholder bevaringsverdig dokumentasjon. Ved anskaffelse av elektroniske system skal det foretas en vurdering av hvilke deler av systemet som eventuelt skal bevares. Dokumentsenter skal varsles og personvernombud skal varsles hvis systemet inneholder personopplysninger. Følgende regler skal gjelde for alle elektroniske system som inneholder bevaringsverdig dokumentasjon/informasjon.
- Finnes det papirarkiv i tillegg til det elektroniske arkivet er det papirarkivet som gjelder. jf arkivloven
- Avlevering av papir og elektronisk arkiv til depot, leveres først når det er samsvar mellom disse.
- Når et elektronisk system (NOARK 4 eller 5) uten papirarkiv avsluttes skal uttrekk klargjøres og arkivet leveres til godkjent depot
Steigen kommune har inngått avtale med Arkiv i Nordland om elektronisk depot. Alle uttrekk overføres til Arkiv i Nordland i henhold til avtale. It sjef og arkivleder tar initiativ til å møte alle systemansvarlige for å følge opp rutinen med uttrekk.
| System/fagområde
|
Periode
|
Funksjonsområde/ informasjon som lagres
|
Bevaring (papir/elektronisk)
|
Rutine for elektronisk deponering
|
Ansvar
|
| ESAK
|
2006 - 2020
|
Personalmapper, elevmapper, barnemapper, Gnr/Bnr, generelt saksarkiv, reguleringsplaner
|
Elektronisk og papir.
|
Basen skal overleveres til Arkiv i Nordland for elektronisk depot april 2020
|
It-sjefen og arkivansvarlig
|
| Kontor 2000
|
1994 - 2006
|
Personalmapper, elevmapper, barnemapper, Gnr/Bnr, generelt saksarkiv, reguleringsplaner
|
Elektronisk og papir Historisk base.
|
Basen skal overleveres til Arkiv i Nordland for elektronisk depot april 2020
|
It- sjefen og arkivansvarlig
|
|
|