|
Dokumentsenterets hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten i kommunen. Dokumentsenteret skal:
- åpne og fordele post og pakker
- registrere inngående brev og epost utenfra
- kontrollere dokumenter og journalføring
- restansekontroll
- innsyn eldre arkiv
- betjening av bortsettingsarkiv
- sikre at arkivet dokumenterer kommunens saksbehandling
- sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner og arkivsystem
- holde seg oppdatert på kommunens sak og arkivsystem
Det skal være én arkivansvarlig knyttet til enheter som har egne fagsystem. De arkivansvarlige har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkiv skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan. Arkivansvarlig på ytre enheter er som regel enhetsleder. Dokumentsenteret har tett oppfølging av de arkivansvarlig / enhetslederne ute på enhetene. |