Arkivlokaler

Arkivforskrifta §7 har krav til arkivlokale for offentlege arkiv.
Eit arkivlokale er staden der arkivmaterialet har fast tilhald. Kontor der dokument blir oppbevarte når dei inngår i saksbehandlinga, er ikkje arkivlokale.

Me skil mellom tre typar arkiv:

• Aktivt arkiv som er i dagleg bruk, kan oppbevarast i kontorlokale nær arkivtenesta og saksbehandlarar.
• Bortsett arkiv som blir brukt sporadisk, kan oppbevarast i eit lokale lenger unna, men bør vere tilgjengeleg for arkivtenesta på ein enkel måte.
• Fjernarkiv som er svært sjeldan i bruk, kan oppbevarast langt unna.

Kva er krava til arkivlokale?

I arkivforskrifta er det generelle krav som gjeld alle arkivlokale. For spesialrom for arkiv er krava strengare.

Offentlege arkiv skal oppbevarast slik at dei er sikra som informasjons- og dokumentasjonskjelder både på kort og lang sikt (jf. § 6 i arkivlova). Dette inneber at arkiva må oppbevarast i lokale som er egna for langtidslagring av arkiv.

Det er i 2022 i gong med eit omfattande arbeid med å sikre sentralarkivet mot brann. Dette arbeidet er rekna med å vere ferdig innan sommaren 2023.

Først og fremst må arkivmaterialet vernast mot ytre påverknad som kan føre til reduksjon eller tap av informasjon og dermed av verdien som dokumentasjon. Det er derfor viktig å:

• hindre at arkivmateriale blir skadd gjennom ytre påverknad (vasskadar, brann osv.)
• redusere den fysiske aldringa og slitasjen mest mogeleg (klimatiske forhold, fysisk og kjemisk påverknad frå omgivnadene, bruksmessige forhold osv.)
• hindre at uvedkomande får tilgjenge til å skade eller fjerne arkivmateriale (skadeverk, ureglementert utlån og bruk, tilgrising og uorden osv.)
• hindre at uvedkomande får innsyn i arkivmateriale som ikkje er offentleg tilgjengeleg

Riksarkivaren har utarbeidd ei rettleiing for offentlege organ om krav til arkiv lokale.

Reglement for tilgangsstyring for arkivlokala i Lærdal kommune

Det er utarbeidd reglement for tilgangsstyring i arkivlokala for å hindre uautorisert tilgang: