|
Inngående post:
Inngående post skal leveres servicekontoret som sorterer posten før åpning og journalføring. Post som ikke er arkivverdig skal ikke journalføres. Feilsendt post skal sendes i retur til rette vedkommende. Trykksaker (aviser og reklame), offentlige publikasjoner, rundskriv og utskrifter/kopier fra andre organ blir lagt direkte i posthyllene til riktig enhet.
Fakturaer blir skilt ut og lagt i hylla til økonomiavdelinga for skanning.
Ved åpning av posten har den ansvarlige plikt til å se etter at sendingen er fullstendig, med alle vedlegg og at sendinga er uskadd. En må kontrollere at alle skriv er tatt ut av konvoluttene.
Mangler blir notert på skrivet, og senderen skal ha melding om dette. Brev adressert til Gjemnes kommune v/NN blir sett på som brev til kommunen og skal derfor bli åpnet og registrert/journalført.
|
Post som ikke blir åpnet av arkivet Post adressert til en privatperson NN v/Gjemnes kommune blir sortert ut og levert adressaten uåpnet.
|
Til arkivverdig post blir det stilt følgende krav: Det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetslova §§ 2 og 3, og det må være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon. Hvis disse krava blir tilfredsstilt blir det regnes som sakspost og går til skanning og journalføring, jfr. arkivlova § 2a-b, med forskrifta § 3-20. Mottar saksbehandler arkivverdige dokumenter direkte skal dette journalføres i sak-/arkivsystemet (fagsystemet) umiddelbart.
E-post Arkivverdig e-post som blir sendt til kommunen si generelle e-postadresse vil bli importert til riktig saksmappe i kommunen sitt sak-/arkivsystem av servicekontoret Arkivverdig e-post som blir sendt direkte til saksbehandler skal saksbehandler selv importere til riktig saksmappe i kommunen sitt sak-/arkivsystem. Rekommandert post / verdipostServicekontoret har fått fullmakt til å åpne rekommandert post / verdipost og sendinga blir underlagt ordinær postbehandling. AnbudKonvolutten med anbud/tilbud skal stemples med dato, signatur og klokkeslett og leveres til saksbehandler uåpnet. Etter at anbudsfristen har gått ut og anbudsåpning har vært gjennomført, se rutine for anbudsarkivering. SvarInn og Altinn
Servicekontoret åpner dokumenter som kommer inn via Altinn og SvarInn (unntaket er dokumenter som tilhører lønn) Hvis det gjelder klientsaker som hører inn under helse og omsorg, så skal disse skrives ut og leveres i posthylla til Helse).
Se rutine for Post i Altinn. Servicekontoret journalfører dokumentene på riktig saksmappe i sak og arkivsystemet. |