| Kommunen er etter § 5-1 i arkivforskrifta forplikta til å ta vare på sine arkiv og holde de tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder både for papirbaserte og elektroniske arkiv. "Arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv) og arkiv etter organ som er nedlagt eller har avslutta virksomheten si (avslutta arkiv) skal avlevers til arkivdepot." Gjemnes kommune er med i kommunearkivordninga til Interkommunalt arkiv i Møre og Romsdal og får derfor utført arkivfaglige tjenester gjennom dette medlemskapet. Dette er tjenester alt fra arkivdanning til ordning av eldre kommunale arkiv. Kommunen har eiendomsretten til det avleverte materialet. IKA Møre og Romsdal er ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene. Andre tjenester kommunen får fra IKA Møre og Romsdal er:
- råd og rettledning i spørsmål knytt til ikt og arkiv
- hjelp med den faglige og teknologiske utviklinga som skjer innenfor ikt og arkivarbeid
- utarbeiding og iverksetting av kommunale arkivplaner
- Deltaking i arbeidet med omlegging fra gammel til ny arkivnøkkel.
- Ivareta personregister og arkiv med personopplysninger.
- Arbeid med eldre kommunalt arkivmateriale.
- Arbeid med å spore opp, ordne og registrere ikke offentlig arkivtilfang i kommunen.
- Deltaking i planlegging, oppbygging og drift av lokalhistorisk arkiv i kommunen.
- Hjelp og rådgjeving i spørsmål som gjeld lokalhistorie.
- Samarbeid i utarbeiding av årsplaner for arkivtjenestene.
|