|
Vedtatt av kommunestyret 16.12.2010, sak 71/10, arkivsak 10/1725, gjeldende fra 1.1.2011. REGLEMENT FOR FOLKEVALGTES ARBEIDSVILKÅR 1. SAKSFORBEREDELSE Formen i saksframstillingen er et sentralt punkt. Saker som behandles bygger stort sett på utrednings- og møtedokumenter. Administrasjonsledelsen skal søke å legge fram sakene på en mest mulig oversiktlig måte. Det søkes å unngå unødvendig omfattende dokumenter. For politiske saker praktiseres fullført saksbehandling.
Delegering
For å oppnå rasjonell og effektiv drift, bør saker innen de rammer lovverket tillater delegeres fra kommunestyre til formannskap / andre politiske organ, og til administrasjonen.
Delegert myndighet framgår av eget reglement for delegering. 2. MØTER I forbindelse med den store møtevirksomheten er det viktig at denne er planlagt best mulig. De folkevalgte kan da bedre planlegge sitt tidsforbruk. Det må i størst mulig grad utarbeides møteplaner.
Møteplaner
Det utarbeides hvert år samordnet møteplan for møtevirksomheten i kommunestyre, og formannskap, evt. delt i halvårsplaner. Ordføreren har ansvaret for at møteplan blir utarbeidet. Samtlige nemnder og utvalg setter opp tilsvarende møteplaner, hvis dette er praktisk. Endringer i møteplan bør unngås.
Tidspunkt for møter
Det er ulike interesser når det gjelder møtetidspunktet. Dagtid er best for noen, for andre er ettermiddags / kveldsmøter best. Dette er også et økonomisk spørsmål for kommunen. Møtetid må derfor velges med sikte på å redusere ulemper og med tanke på å styrke bredden i politisk rekruttering.
Møter i formannskap og administrasjonsutvalg holdes på dagtid.
Møter i kommunestyre og andre nemnder, råd og utvalg holdes i størst mulig grad utenom ordinær arbeidstid. I de tilfeller det er nødvendig for å sikre grundig saksarbeid i viktige saker, holdes det dagmøter i kommunestyret..
Å holde møter utenom ordinær arbeidstid begrunnes med:
1. Flere har større mulighet til å møte
2. Mindre belastning for næringslivet
3. Økonomisk rimeligst for kommunen Saksdokumenter bør som hovedregel følge innkallingen, som utsendes med frist fastsatt i reglement for de politiske organ. Om ikke annet er fastsatt, bør innkallingsfrist normalt være 1 uke før møtet.
3. ORDFØRERENS KONTORPLASS
Ordføreren har kontorplass på kommunehuset. 4. OPPLÆRING OG INFORMASJON
Opplæring
Ved begynnelsen av hver valgperiode arrangeres kurs for de nyvalgte kommunestyre-representantene. Kurset skal omfatte grunnleggende prinsipp for kommunal virksomhet.
Det arrangeres særskilte kurs for de valgte i administrasjonsutvalget og i hovedutvalg.
Kursinnholdet tilpasses de ulike utvalg. Rådmannen, i samråd med ordfører utarbeider plan for opplæringstiltak. Det bør også gis egen opplæring i møte med media/ informasjon.
Informasjon til de folkevalgte
Alle vedtak om praktiske og økonomiske ordninger for de folkevalgte samles i et regulativ. Dette trykkes opp og sendes de folkevalgte. Endringer og nye vedtak blir gjort kjent snarest.
Reglement for kommunestyre, formannskap og administrasjons¬utvalg samt det til enhver tid gjeldende reglement for delegering, sendes de folkevalgte.
Rådmannen har ansvaret for informasjon til de folkevalgte.
5. ØKONOMI 5.1. Vederlag for tapt arbeidsfortjeneste Prinsippet bør være at alle nødvendige utgifter dekkes, og at det ytes godtgjørelse som gir et reelt alternativ til yrkes¬virksomheten. Godtgjørelse for ulegitimert tapt arbeidsfortjeneste utbetales med kr 1000, pr. dag. Folkevalgte som får tap i arbeidsinntekten på grunn av kommunale verv, eller som kommunal representant i representantskap / styre for interkommunal virksomhet hvor virksomheten selv ikke utbetaler slik godtgjørelse, får dekket tapet på grunnlag av attest fra arbeidsgiver. Legitimert tap i arbeidsinntekt erstattes med inntil kr 2.000 pr. dag. Dette gjelder alle typer arbeidsfortjeneste. Folkevalgte som får tapt arbeidsinntekt p.g.a. kommunale verv, eller som kommunens representanter/ styre for interkommunal virksomhet hvor virksomheten selv ikke utbetaler godtgjørelse, får dekket tapet på grunnlag av attest fra arbeidsgiver. Folkevalgte som ikke har fast lønnsinntekt, får dekket tapet med kr 500, pr. dag uten legitimasjon.
For delvis fravær brukes slike regler både for ulegitimert og legitimert tapt arbeidsfortjeneste:
5 timer eller mer regnes som hel dag.
For fravær under 5 timer betales timegodtgjørelse tilsvarende dag-godtgjørelseen dividert på 7,5.
For fravær på 3 timer eller mindre betales en minimumssats tilsvarende 3 time-godtgjørelser. Selvstendig næringsdrivende legitimerer sine krav med oppgave fra ligningskontoret: Pensjonsgivende inntekt fra sist avlagte ligning legges til grunn for utbetalingen. Daglønn beregnes ut fra pensjonsgivende inntekt, dividert med 260 dager/år, dog med samme maksimumsbeløp som for de som har legitimasjon fra arbeidsgiver. Legitimasjons og fortolkningsspørsmål vedr. utgiftsdekning legges til formannskapet. Ansatte i offentlige etater eller andre som opprettholder lønn fra arbeidsgiver ved fravær for å ivareta offentlige verv, får ikke utbetalt vederlag. 5.2. Utgifter til omsorgsarbeid Folkevalgte som har omsorgsansvar for barn, syke eldre og funksjonshemmede får dekket utgifter vedkommende måtte ha for å ivareta kommunale verv. Ved innleie av nødvendig ekstern hjelp for å ivareta omsorgsansvaret, utbetales på grunnlag av regning, godtgjørelse til den som er innleid. Øvre grense for utbetalinger er det fastsatte maksimumsbeløp for ulegitimert erstatning for tapt arbeidsfortjeneste. 5.3. Skyss- og kostgodtgjørelse
Folkevalgte får skyss- og godtgjørelse i samsvar med det kommunenes reiseregulativ .
I tillegg til det som framgår av reiseregulativet, gjelder følgende retningslinjer for utfylling av reiseregninger og om bruk og forståelse av reiseregulativet: 5.3.1. Utfylling av reiseregninger
5.3.1.1. Krav til opplysninger
For at godtgjørelse for bruk av egen bil skal kunne utbetales trekkfritt og uten at arbeidsgiveravgift blir beregnet, må følgende opplysninger framgå av reiseregningen:
Spesifikasjon av hver tur
Reisens utgangs- og endepunkt
Reisens formål
Avreisedato (og klokkeslett når det kreves diettgodtgjørelse)
Returdato (og klokkeslett når det kreves diettgodtgjørelse)
Spesifisert oversikt over utgifter legitimert med bilag
Spesifikasjon over ulegitimerte utgifter som kreves refundert
Antall dager med diett og diettsatsen som er benyttet
Antall km med egen bil og satsen pr. km som er benyttet
Regningsutsteders underskrift, og dato for underskrift
Videre må følgende framgå:
Passasjerers navn
5.3.1.2. Bruk av skjema
Skjema som kan benyttes for de aller fleste typer reiser følger reglementet som vedlegg. Dette brukes så langt det passer, men det er ikke noe til hinder for unntaksvis å bruke andre skjema fra skjemaforlag e.l. som inneholder de opplysninger som kreves (se pkt. 4.3.1.1)
Det presiseres at det må foretas fullstendig utfylling og underskrift av reiseregninger, i henhold til punkt 4.3.1.1. Mangelfulle reiseregninger vil bli returnert.
Av hensyn til at attestasjon og anvisning kan måtte skje på ulike avdelinger og av flere budsjettposter, bør det skrives separate skyssregninger for hvert enkelt styre / utvalg, evt. andre oppdrag.
5.3.1.3. Vedlegg til reiseregningen
Nødvendige bilag som gjelder utlegg som det kreves dekning av må følge som bilag til reiseregningen. Der det kreves diettgodtgjørelse ved reiser til kurs / konferanser m.v., må invitasjon / innbydelse vedlegges for å dokumentere hva som inngår i kursavgift m.v..
Det skal gjøres fradrag i diettgodtgjørelse for evt. påspanderte måltider eller måltider som inngår i kursavgift / pensjon m.v. Se reisegulativets §§ 9 og 12.
5.3.1.4. Frist for innsending av reiseregninger
I henhold til reiseregulativet skal reiseregninger innsendes snarest og senest innen 1 måned etter at reisen er avsluttet. Slik kort frist er bl.a. viktig av hensyn til budsjettoversikten.
Det kan gjøres unntak slik at for et antall "småreiser", hvor de totale samlede utgifter ikke vil komme til å overstige kr 500, kan det imidlertid gjøres unntak, slik at samleregning kan innsendes med lengre intervaller, men fortrinnsvis slik at anvisning kan foretas i vedkommende budsjettår.
5.3.2. Forståelse og bruk av reiseregulativet
I disse retningslinjene foretas ingen gjentakelse av alle punkter i reiseregulativet, som skal brukes som hovedgrunnlag.
Det gis imidlertid endel presiseringer og utfyllende opplysninger for områder hvor det er konstatert mangler ved praktisering av reiseregulativet:
5.3.2.1 Generelt
I henhold til reiseregulativet skal reisen foretas på den for kommunen hurtigste og billigste måte når dette er forenlig med utførelsen av oppdraget, og man herunder tar hensyn til alle utgifter og til en effektiv og forsvarlig utføring av tjenesten. Det må således foretas en avveining når det gjelder bruk av bil mot de totale utgifter ved bruk av rutegående skyssmiddel med tilpasning til rutetider og evt. økt diettgodtgjørelse.
5.3.2.2 Samordning av skyss
Ofte reiser flere fra kommunen til de samme møter / kurs / oppdrag. Det forutsettes at det i slike tilfelle foretas samordning av skyss.
Det skal også forsøkes å få til en samordning av skyss i de tilfelle dette kan avtales med andre kommuner.
5.3.2.3 Diverse
Når det gjelder reiser med rutegående skyssmiddel, kreves dokumentasjon kun for utgifter til 1. klasse tog, samt bruk av fly. Av dette følger at det dersom det finnes hensiktsmessig med bruk av egen bil i de tilfelle bruk av rutegående skyssmiddel er rimeligere, kan kreves dekket utgift tilsvarende billett for rutegående.
Evt. bruk av kundekort praktiseres slik:
Når kommunen betaler kundekortet, tilfaller evt. rabatt kommunen. Når den enkelte betaler kundekortet selv, vil ordinær billett på billigste klasse kunne refunderes (uten krav om dokumentasjon). 5.4. Årsgodtgjørelser, møtegodtgjørelser m.v.
5.4.1. Generelt
Godtgjørelser til folkevalgte fastsettes av avtroppende kommunestyre ved inngang av hver kommunevalgperiode. Reglementet bygger på det prinsipp at ordfører og varaordfører får godtgjøring tilsvarende lønnstrinn, de øvrige får møtegodtgjøring vurdert etter arbeidsbelastning.
5.4.2. Ordfører
1. Ordførerens godtgjørelse fastsettes i henhold til kommunestyrets vedtak i sak 79/91, dvs. lik rådmannens lønn, i den til enhver tid fastsatte "stillingsprosent" for ordføreren. Godtgjørelsen utbetales månedlig med 1/12 av årsgodtgjørelsen. Godtgjørelsen inkluderer møtegodtgjørelse.
2. For ordfører som fratrer vervet ved ny valgperiode utbetales slik etterlønn:
a. 1 månedsgodtgjørelse som tilnærmet skal erstatte ikke opptjente feriepenger. Denne godtgjørelsen kan revurderes ved evt. vesentlige endringer i ferieloven om feriepenger, feriens lengde e.l.
b. Etter avtale, som formannskapet gis fullmakt til å vedta, kan i tillegg utbetales inntil 2 månedsgodtgjørelser i de tilfelle tidligere ordfører ikke går inn i lønnet stilling eller blir pensjonist, etter fratreden fra ordførervervet. Det forutsettes at vedkommende i perioden med slik etterlønn skal utføre arbeid for kommunen etter nærmere avtale.
Punkt b gjelder bare for ordfører som har stilt til gjenvalg som ordfører¬kandidat, og ikke er blitt gjenvalgt.
3. Ordføreren får utbetalt full godtgjørelse selv om vedkommende blir sykmeldt. Utbetaling av full godtgjørelse skjer inntil det tidspunkt folketrygden trer inn med ytelser, eller valgperioden utløper. Kommunestyret tar i tvilstilfelle stilling til hvor lenge godtgjørelsen skal utbetales, helt eller delvis, ved sykdom.
4. Ordføreren skal innmeldes som medlem av pensjonsordning for folkevalgte.
5. Ordføreren får kommunalt abonnement på en riksavis og en lokalavis etter eget valg.
5.4.3. Varaordfører
1. Varaordførers godtgjørelse settes til 10 % av ordførergodtgjørelsen.
2. Godtgjørelsen inkluderer møtegodtgjørelse, vanlige varaordføreroppdrag, korte vikaroppdrag for ordfører, og avløsning for ordfører under vanlig ferie på ca. 1 mnd. hvert år.
3. Ved ordførerens fravær av mer enn 14 dagers varighet, ut over forannnevnte, utbetales i tillegg forholdsmessig del av ordførergodtgjørelsen. Ved slike tilfeller refunderes ikke tapt arbeidsfortjeneste.
5.4.4. Kommunestyret
Medlemmer av kommunestyret tilstås møtegodtgjørelse med kr 600 pr. møte.
5.4.5. Formannskapet
Medlemmer av formannskapet tilstås møtegodtgjørelse med kr 600 pr. møte. Møtegodtgjørelsen utbetales ikke ved korte formannskapsmøter i forkant eller i tilknytning til kommunestyremøter.
5.4.6. Administrasjonsutvalget
Leder: Det utbetales ikke særskilt godtgjørelse til lederen når ledervervet er sammenfallende med ordførervervet.
Arbeidsgiverrepresentantene (formannskapet) tilstås møtegodtgjørelse med kr 400,- pr. møte når ikke møtene er lagt i tilknytning til annet møte som det utbetales godtgjørelse for.
Arbeidstakerrepresentantene i administrasjonsutvalget hovedutvalgene tilstås møtegodtgjørelse med kr 400,-pr. møte.
5.4.7. Kontrollutvalg
Leder tilstås ledergodtgjørelse med kr 13.000 pr år.
Medlemmer tilstås tilstås møtegodtgjørelse med kr 400,- pr. møte.
5.4.8. Overformynderi
Den av overformynderne som er tillagt oppgavene i henhold til vergemålslovens § 24, tilstås årlig godtgjørelse med kr 25.000.
Den andre overformynder tilstås møtegodtgjørelse som medlem i henhold til punkt 5.4.9. Endring : fra 1. juli 2013 vil overformynderiet bli Fylkesmannens ansvar.
5.4.9 Andre kommunale nemnder:
Dette punkt omfatter følgende kommunale nemnder:
Arbeidsmiljøutvalg
Valgstyre
Stemmestyrer
Bygdeboknemnd
Eldreråd
Museumsnemnd (styringsorgan for Grong bygdemuseum)
Funksjonshemmedes råd
Takstnemnd for eiendomsskatt
Overtakstnemnd for eiendomsskatt
Ad hoc-utvalg etter nærmere vedtak av formannskapet. Under dette punkt faller også kommunens representanter i representantskap / styrer for interkommunal virksomhet hvor virksomheten selv ikke utbetaler slik godtgjørelse. I de tilfeller det gjennomføres flere møter etter hverandre som hver for seg gir rett til møtegodtgjørelse, utbetales det godtgjørelse bare for ett møte.
Ledere:
Ledere får møtegodtgjørelse med kr 600 pr møte.
For ad hoc-utvalg bør formannskapet, i de tilfeller der det anses at arbeidsbelastningen på lederen i utvalget vil være spesielt stor, vedta en fast godtgjørelse til lederen i tillegg til møtegodtgjørelsen.
Medlemmer:
Medlemmer får møtegodtgjørelse med kr 400,- pr møte.
6. Fortolkning av reglementet
Formannskapet behandler og har avgjørelsesrett i fortolknings¬spørsmål vedrørende reglene for godtgjørelsen til folkevalgte.
7. Bevertning på kommunale møter
Ved møter som omfattes av ”Reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår”, og som antas å vare mer enn to timer, bekoster kommunen en enkel servering.
8. Leie av kommunale lokaler
Lokaler som kommunestyresal og andre kommunale lokaler leies ut vederlagsfritt til de politiske partiene.
Vilkår for gratis leie:
Lokalene bestilles på forhånd.
Lokalene skal nyttes til vanlig politisk møtevirksomhet. Ordningen gjelder ikke inntektsbringende arrangementer.
9. Abonnement Kommunal Rapport
Grong kommune tegner abonnement på Kommunal Rapport til formannskapets medlemmer.
10. Etikkreglement
Grong kommunes etikkreglement gjøres gjeldende for de folkevalgte, og det vises til reglementet.
11. Informasjonsplan
Grong kommunes informasjonsplan gjøres gjeldende for folkevalgte |