|
Stillingsbetegnelse: Rådgiver (økonomi) 100 % 8530 - 50 % fra 010909 Kommunekasserer 100 % 8451 - 20 % fra 010409 Rådgiver (skatt) 100 % 8530 - 30 % fra 010109 Konsulent (lønn/regnskap) 100 % 6559 Sekretær (økonomi/regnskap) 70 % 6863 + 20 % i SK ORGANISASJONSPLAN FOR GRONG KOMMUNE ØKONOMI Vedtatt i administrasjonsutvalget i møte den 13.11.2008, sak 272008. INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE 2 1.0 INNLEDNING - STATUS PER 01.07.2008 2 2.0 PROSESS 3 3. ALTERNATIVE ORGANISASJONSMODELLER 3 3.1 ALT. 1 – BEHOLDE DAGENS ORGANISERING 3 3.2 ALT. 2 – MODELL MED EN ØKONOMISJEF 4 3.3 ANBEFALING AV MODELL 4 4.0 BEMANNINGSPLAN 5 5.0 STILLINGSBESKRIVELSER - ARBEIDSFORDELING 5 6.0 FYSISKE KONTORLØSNINGER 5 7.0 IVERKSETTING 6 Vedlegg 1.0 INNLEDNING - STATUS PER 01.07.2008På grunn av at flere arbeidstakere innenfor økonomifunksjonen har gitt entydige signaler på en gradvis nedtrapping (delvis AFP) av deres stillingsandeler i Grong kommune, er det behov for å foreta en vurdering av en fremtidig organisering av fagområdet. Per 01.07.2008 er bemanningssituasjonen innenfor økonomifunksjonen som følger: Stillingsbetegnelse: Stillingsandel: St.kode: Merknader: Rådgiver (økonomi) 100 % 8530 - 50 % fra 010909 Kommunekasserer 100 % 8451 - 20 % fra 010409 Rådgiver (skatt) 100 % 8530 - 30 % fra 010109 Konsulent (lønn/regnskap) 100 % 6559 Sekretær (økonomi/regnskap) 70 % 6863 + 20 % i SK I tillegg må det påregnes en videre gradvis nedtrapping etter 01.01.2010. Videre benytter 3 arbeidstakere seniorpolitiske tiltak og har frem til nå valgt å ta dette ut som fritid - 10 % av stillingsandel per arbeidstaker. Grong, 4. november 2008 Svein Helland Tore Kirkedam Rådmann personalsjef 2.0 PROSESS Medvirkning i organisasjonsprosesser er sentralt, og for økonomi, som er et forholdsvis lite fagområde, er det lagt stor vekt på at økonomi selv finner løsninger som passer for dem. Løsninger som anbefales av rådmannen, er derfor i all hovedsak basert på omforente tiltak i dialog mellom økonomi og rådmannen. Det har vært avholdt en samlinger der hele økonomifunksjonen har vært samlet. Foreløpige skisser, særlig forslag til oppgavefordeling, hav vært sendt ut for kvalitetskontroll til de ansatte. Videre har planen vært sendt ut på høring til alle berørte arbeidstakere og arbeidstakerorganisasjoner. Det er kommet inn tre innspill fra ansatte, som enten er kommentert i saksfremlegg eller innarbeidet i planen. Rådmannen har vært prosessleder og personalsjef har vært sekretær for arbeidet med organisasjonsplanen. 3. ALTERNATIVE ORGANISASJONSMODELLERI henhold til dagens organisering er det totalt 4,7 årsverk innenfor økonomiområdet Etter ny oppgavefordeling og planer om ny organisering har 50 % stilling ingen relevans til økonomiområdet, og tas derfor ut fra fagområdet og legges direkte under rådmannen (se nærmere beskrivelse av stillingen i vedlegg nr. 1). 3.1 ALT. 1 – BEHOLDE DAGENS ORGANISERINGSom i dag – en flat struktur der alle er direkte underlagt rådmannen – totalt 4,2 årsverk. 3.2 ALT. 2 – MODELL MED EN ØKONOMISJEFModell med en økonomisjef – overordnet leder for økonomi. Skissert modell er basert på de stillingsandeler som vil være gjeldende fra og med 01.08.2009 – totalt 4,2 årsverk. 3.3 ANBEFALING AV MODELL Blant involverte arbeidstakere er det enighet om at modell nr. 2 velges. Rådmannens anbefaling: Modell nr. 2 velges – modell med en økonomisjef. 4.0 BEMANNINGSPLAN Ny bemanningsplan har endring i forhold til tidligere total antall stillingsandeler – fra 4,7 til 4,2 årsverk. Det er viktig å si at dette er fra 01.09.2009. Det er viktig med overlapping i forhold til de arbeidstakerene som trapper ned, derfor forslås oppstart med ny økonomisjef fra 01.04.2009. De stillingsressurser som stilles til disposisjon i denne mellomperioden, må vurderes i forbindelse med behandlingen av budsjett for 2009. Med bakgrunn i valgt organisering under kap. 3, anbefales følgende bemanningsplan fra 01.09.2009: Rådmannens anbefaling: Stillingsbetegnelse: Stillingsandel: St.kode: Merknad: Økonomisjef 100 % 8451 Lønn etter avtale Rådgiver (regnskap) 80 % 8530 Rådgiver (skatt) 70 % 8530 Konsulent (lønn/regnskap) 100 % 6559 Sekretær (økonomi/regnskap) 70 % 6863 5.0 STILLINGSBESKRIVELSER - ARBEIDSFORDELINGDet ble foretatt en gjennomgang av arbeidsfordelingen og ny oppgavefordeling i henhold til den nye valgte organisasjonsmodellen tilpasset nye stillingsandeler fremgår av vedlagte oversikt (se vedlegg nr. 1) Rådmannens anbefaling: Forslag til arbeidsfordeling fremgår av vedlegg nr. 1. 6.0 FYSISKE KONTORLØSNINGERDet skal inn en person i tillegg – økonomisjef, og vedkommende må ha kontorplass i nærheten av de øvrige ansatte innen økonomi. Rådmannens anbefaling: Rådmannen gis fullmakt til å foreta nødvendige omfordelinger av kontorer som gir en optimal situasjon for å ivareta lederfunksjonen for fagområdet økonomi og muligheter for god kommunikasjon med overordnet sentral ledelse. 7.0 IVERKSETTING Rådmannens anbefaling: Ny organisasjonsplan gjøres gjeldende fra 01.01.09 med trinnvis iverksetting. Mål: Iverksettelse fra 01.04.2009. Iverksettelse fra 01.04.2009 må vurderes i forbindelse med utarbeidelsen av budsjett for 2009. Seneste iverksetting: 01.09.2009. Økonomiområde er preget av perioder med stort arbeidstrykk. Oppgavefordelingen må derfor prøves ut og evalueres etter hvert. Reglement for delegering må endres! Planen vedtas av administrasjonsutvalget i november 2008. Planen sendes ut på høring til berørte arbeidstakerorganisasjoner, med høringsfrist 15. september 2008.
Vedlegg nr. 1Økonomisjef (100 %): Regnskapsfaglig ansvarlig Avlegging av kommuneregnskapet Likviditetsstyring Sluttregnskap Ajourhold kontoplan (Arena og Agresso) KOSTRA-ansvarlig Overordnet ansvarlig for skatteoppkreverfunksjonen Budsjett, økonomiplan, årsmelding, budsjettrammer Budsjettregulering, tilleggsbevilgning Ajourhold økonomireglement Reglement - anvisning Økonomisk oppfølging og rådgivning Koordinering av rapporteringen Utvikling av økonomiområdet Økonomiske analyser Søknader om lån og tilskott Kommunale gebyrer og avgiftsregulativ Innkjøpskontakt (inkl. adm. av kommunens telefonabonnement) Oppfølging generalforsamlinger / representantskap / årsmøter for selskap som Grong kommune har eierinteresser i. Ansvar for eiermelding til kommunestyret. Generell saksbehandling Øvrige oppgaver etter overordnedes bestemmelse Kommunekasserer (80 %): Føring av kommuneregnskapet Avstemming av kontoer Registrering av bilag i kommuneregnskapet Avslutning av kommuneregnskapet Føring av særregnskap (Gusli skog, Ekkers Legat og Grong Kirkelige Fellesråd) Regnskap Grong Overformynderi Gravlegater Innfordring av misligholdte forvaltningslån som administreres av Grong Sparebank Fondsoversikt Oppgjør av kassen Lønningsregnskapet (reserve) Komunal fakturering (reserve) Purringer på kommunale krav (reserve) Øvrige oppgaver etter overordnedes bestemmelser Rådgiver – skatt (70): Daglig føring av skatteregnskap Forskuddsfordeling av skatt Månedsoppgjør og halvårsoppgjør Registrering og kontroll av lønns- og trekkoppgaver i samarbeid med konsulent – lønn/regnskap Kontaktledd mot trekkontrolløren Begjæring om utpanting Motregninger, påleggstrekk og nedbetalingsavtaler Særlige innfordringstiltak (anmeldelser, auksjonsbejæringer m.v.) Marginoppgjøret Statistikker og rapporter Saksbehandling (skatteutvalget og event. andre skattesaker til formannskapet) Sekretær skatteutvalget (faller bort som kommunal oppgave fra 01.01.2009) Sekretær takstnemda for eiendomsskatt Uskriving av eiendomsskatt Annen saksbehandling Øvrige oppgaver etter overordnedes bestemmelse Konsulent - lønn/regnskap (100 %): Innlegging av ansatte på fast lønn Kontroll og registrering av bilag før lønnskjøring Utkjøring av lønns- og trekkoppgaver Avstemming av skattetrekk, påleggstrekk og bidragstrekk Avstemming av fagforeningskontigent og KO-fond Ajourføring og utsending av lister over ansatte (faste og variable) Sending av refusjonskrav til trygdekontoret på sykepenger/fødselspenger Registrering av bilag i kommuneregnskapet Ekspedisjon av publikum, ansatte og avdelingsledere Oppgjør av kassen Arkivering Fraværsregistrering Ajourhold KLP Ajourhold PAI-registeret Øvrige oppgaver etter overordnedes bestemmelse Oppgaver fra rådgiver skatt (ca 25 %): Bestilling og utsending av varsel forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og forskuddsskatt og forhåndsskatt Bestilling og utsending av purringer alle skattearter Utsending av påkrav FSA-oppgjøret (forenklet selvangivelse) og skatteavregningen Skatteregnskapet (reserve) Sekretær - økonomi/regnskap (70 %): Kommunal fakturering (kommunale avgifter, barnehage, SFO, hjemmehjelp, husleie, musikkskoleavgift, vederlag - institusjon, trygghetsalarmer, matombringing m.v.) Tilfeldig fakturering Forberedelse av regningsutkjøring (innlegging av endringer på bakgrunn av skjema fra andre avdelinger) Regningsutsendelse Utkjøring av purringer Betalingsoppfordring Påleggstrekk Varsel om tvangssalg Avstemming mellom hovedbok og reskontro to ganger i måneden i samarbeid med kommunekasserer Avhenting av OCR-lister og avtalegirofiler fra BBS Ekspedisjon av publikum, ansatte og avdelinger Oppgjør av kassen Sortering og utsending av post Pakking og utsending av innbetalingskort for avgifter Arkivering av regnskapsbilag ved årets slutt Sosiallån - utsending av krav og purringer Bostøtte Øvrige oppgaver etter overordnedes bestemmelse Rådgiver (direkte underlagt rådmannen - 50 %): Reglement – delegering Reglement for politiske utvalg Kontrakter for leie og utleie av øvrige lokaler, husleieregulering Saker i hht. alkoholloven (salgs- og skj.bevillinger) Saker i hht. serveringsloven (overnatting/servering) Saker i hht. åpningstidsloven Tilskudd trosamfunn Tilskudd politiske partier Anmeldelser Sekretariatsfunksjon - Ekkers legat Kommunens forsikringer (unntatt personforsikringer) Grunnerverv, herunder kontrakter, avtaler, rutiner for anvisning av festeavgifter, regulering av festeavgifter osv. Generell saksbehandling Øvrige oppgaver etter overordnedes bestemmelse Oppgaver tillegges andre seksjoner: Godtgjøring til folkevalgte (Regler og rutiner) - til Servicekontoret Valg av nemnder og utvalg - til Servicekontoret Kommunestyrevalg og Stortingsvalg (sekr. valgstyret) - til Servicekontoret/TK Fordeling (telefonutgifter over hussentral med grunnlag for fakturering, fordelsbeskatning mobiltelefoner med grunnlag for kassen 1 gang per år, frankeringsmaskiner (kontoer, fordele og lage grunnlag for fakturering samt anvise forskuddsinnbetalinger), kopimaskiner med avlesing av telleverk 3 maskiner i k.huset samt rapportere, kontrollere fakturaer, anvise, bestille rekvisita til en maskin) – til Servicekontoret |