Journalføring - generelt etter arkivloven og offentlighetsloven.

3.4 Journalføring

Arkivlovens §2-6 og Offentlighetslovens §§2 og 3stiller som krav at følgende skal journalføres:

alle dokumenter som kommunen selv produserer og sender ut (journaltype U)
alle innkomne dokumenter vi skal saksbehandle administrativt eller politisk (journaltype I)
innkomne dokumenter som har verdi som dokumentasjon (journaltype I)

Hovedregelen er at alle dokument, som man kan få spørsmål om i ettertid, skal scannes og journalføres i sakarkivsystemet, dvs Kontor 2000. Det benyttes rødt standardstempel på det fysiske dokument.I tillegg skal vedlegg til dokumenter registreres i Kontor2000 hvis de er av en slik art at de har betydning for saken. Ihenhold til NOARK-4 skal alle registreringer knyttes mot ett saksnummer.

Arkivpersonalet må alltid søke i databasen før dokumentene registreres for å finne ut om dokumentene skal registreres på en allerede eksisterende sak eller om det skal opprettes ny sak.

Følgende skal journalføres i Kontor2000:

·Inngående post

·Interne dokumenter

·Telefakser

·Elektroniske meldinger (e-post)

·Rundskriv som blir gjenstand for saksbehandling, journalføres på egne saksnummer

Følgende skal IKKE journalføres i Kontor2000:

·Regninger

·Reklame

·Kursinvitasjoner

·Sykemeldinger

·Klientsaker

·Elvesaker

Interne dokument i NOARK-4 er dokumenter som kommuniseres internt i en enhet eller mellom enheter som registrerer i samme NOARK-base (journaltype N, X eller S).Interne dokumenter journalføres ikke i postjournalen.

Inngående eksterne dokument journalføres av sentralt postmottak, fellestjenesten

Utgåendeeksterne dokument journalføres av saksbehandler som skal behandle dokumentet.

Saksbehandlere har ansvar for å vurdere om noe i kategorien som ikke er journalført, allikevel skal inn i journal fordi det skal saksbehandles administrativt eller politisk.

Innkomne arkivverdige dokumenter (brev, telefaks, rundskriv,vedlegg m.m) blir journalført og deretter skannet av arkivet. Hoveddokumentet og alle vedlegg som har betydning for saken skannes.Ved ukurant format, kan første siden på vedlegget skannes.

Dokumentet arkiveres deretter fysisk på saken i arkivmappen og oppbevares i arkivet.Dokumentet blir distribuert elektronisk til saksbehandler.Byggesaker, ansettelsessaker o.lign. leveres hele den fysiske saken direkte til saksbehandler. Bruk forøvrig skjønn.

Arkivmedarbeiderne haransvar å opprette saksomslag i det fysiske arkivet. Ved opprettelse av en ny sak i Kontor 2000, skal det også opprettes saksomslag for det fysiske arkivet. Saksomslag skal produseres fra Kontor 2000.På saksomslag blir følgende opplysninger automatisk påført :

·(Arkiv)saksnummer

·Tittel

·Avdeling og saksbehandler/Fagsjef/leder

·Evt.«ikke offentlig» med hjemmel

·Arkivkoder

Det lages et ferdigdefinert søk i Kontor 2000.

3.5 Restansekontroll

Det er saksbehandlernes ansvar å avskrive dokument. Som en kontroll på at dette blir gjort, vil arkivet hver 2. måned produsere oversikt over dokumenter som ikke er avskrevet. Restansekontrollen gjøres på saksbehandlernivå. Saksbehandler har 4 ukers frist.

3.6Avslutning av saker/ arkivering

Saksbehandler skal gi beskjed til arkivet når en sak kan avsluttes ved å sette F for ferdig i statusbildet i Kontor 2000.Arkivansvarlig avslutter saken, A for avslutta, og har tilgangsmulighet i Kontor 2000 til å åpne saken på ny ved behov.Ved avslutning tar arkivet ur en fullstendig journal, rydder i saksmappen og kontrollerer at elektronisk arkiv er i samsvar med det som arkiveres fysisk.

3.7Arkivbegrensning og kassasjon

I Grong kommune er arkivbegrensning hovedmetoden for å redusere tilveksten til arkivet.Arkivbegrensning skal være en integrert del av det daglige arkivarbeidet.Postrutinene skal legges opp slik at bare arkivverdig materiale blir journalført og arkivert.

Arkivbegrensning skal gjennomføres i forbindelse med postbehandlingen. Type materiale skal være gjenstand for arkivbegrensning er nærmere beskrevet i arkivforskriften §§3-19, 3-20 og

3-21. Arkivbegrenses skal bl.a.:

·trykksaker og offentlige publikasjoner – skapt av andre

·alle kursinvitasjoner

·rundskriv – skapt av andre

·utskrifter fra andre organ

høringsdokument som ikke blir besvart
generalforsamlingsdokument,innkalling og referat
brev fra ulike instanser som følgebrev til ulike rapporter
tilbud

·materiale som ikke har dokumentasjonsverdi

Arkivbegrenset materiale oppbevares i etaten så lege det er relevant for deretter å kastes.

Kassasjon betyr å ødeleggearkivlagt materiale. Kassasjon skal gjennomføres i samsvar med Riksarkivarens bevarings- og kassasjonsbestemmelser. Retningslinjene følger som vedlegg til planen.Forberedelse til kassasjon i saksarkiv skal gjennomføres ved periodedeling og kassasjon skal skje senest ved overføring til depot .Alle dokumenter somfør 2002 er blitt journalført uten å ha dokumentasjonsverdi, vil bli arkivbegrensa eller kassert ved fernarkivering.

All kassasjon skal skje ved makulering.

Saksdokumenter som senere skal kasseres bør samles i egne arkivbokser, der etikettene i tillegg til arkivskaper, år og innhold er merket med kassasjonsår.Det skal utarbeides en kassasjonsrapport.