|
1. Avtaledokument og kontrakter stemples, reistreres og skannes når de nødvendige underskrifter er påført 2. Originaler settes inn i en egen ringperm med et oversiktlig register. Avtalepermen oppbevares sentralt og i.h.h.t. arkivlovens forskrifter 3. Avtalepermen registreres og arkivers på objektkode - "Avtaler og kontakter" Plassering : Sentralarkiv/velv "Agle" 4. Avtalepermer er alfabetisert og merkes med bokstaver 5. Et avtaledokument som kan benyttes til ei sak kan med fordel blir registreret med emnekode i tillegg til objektkoden - dokumentet kopieres og legges på saka - stemplet kopi. Avtalen vil være oppsøkbar både på objektkode og emnekode. 6. Arkivtjenesten har ansvar for at avtaler og kontrakter gjøres tilgjengelig ved forespørsel fra det tidspunkt avtaledokumentet er oversendt sentralarkiv. 7. Ved forespørsel om utlån av avtaledokument bør originalen kopieres hvis ikke annet er nødvendig. Originaler som av en ellerannen årsak fjernes fra permen må erstattes med ei henvisning. 8. Ved fornying av avtaler må gamle avtaler "krysses ut" med henvisning til ny avtale. Gamle avtaler skal oppbevares - men må synliggjøres at den ikke er gjeldende. Utføres elektronisk så som papirverson. 9. Leder / saksbehandler har ansvar for originaler av avtaler og kontrakter kommer til registrering og arkivering. 10.Ansvar for oppfølging og viderefølging av avtaler / kontrakter faller inn under den enkeltes leders fagområde. særskilte avtaler / kontrakter for organisasjonen som naturlig kommer inn under andre arkifreferanser blir registrert med henvisning i et vedlegg til denne rutinebeskrivelsen. Rutinebeskrivelsen gjøres kjent i alle enheter i Grong kommune Grong den 30. oktober 2012 Solrun Bergin Sign. |