Postrutiner for Vardø kommune

1. Formål
Sikre en effektiv, korrekt og sikker håndtering av papirbasert og elektronisk post, inkludert sortering, stempling, journalføring og arkivering.

2. Omfang
Rutinen gjelder all posthåndtering i Vardø kommune, inkludert mottak, sortering, registrering, journalføring og behandling av e-post.

3. Ansvar

• Postmottak: Har ansvar for mottak, sortering, stempling og journalføring.
• Saksbehandlere: Har ansvar for å varsle postmottak ved spesielle behov som anbud eller annen dokumentasjon.

4. Postmottak

4.1 Mottak av post

• Alt postmottak foregår ved Servicetorget på Rådhuset.
• Fysisk post leveres av Posten til postkassen utenfor Rådhuset.
• Post som leveres direkte til enheter eller saksbehandlere skal arkivvurderes og leveres til sentralt postmottak.
• Det finnes ingen intern postombæringstjeneste.

4.2 Sortering av post

• All post åpnes og grovsorteres ved Servicetorget.
• Intern distribusjon skjer elektronisk.
• Aviser legges direkte til mottaker.
• Reklame og uadressert post vurderes og kasseres hvis arkivuverdig.
• Privat post skal ikke sendes til kommunal adresse.
• Feiladressert post returneres uåpnet.

5. Anbud

• Elektroniske anbud skal leveres via Mercell Tendsign.
• Fysiske anbud merkes "Anbud/Tilbud" og må ikke åpnes.
• Konvolutten stemples med dato, klokkeslett og signatur.
• Saksbehandler skal varsle postmottak om utgående anbud og frister.

6. Rekommandert post

• Kvitteres ut til postbudet ved mottak.

7. E-post

• Behandles med samme krav til sikkerhet og dokumentasjon som papirpost.
• Arkivverdig e-post journalføres i P360.
• Reklame og uanmodede tilbud makuleres eller vurderes for videresending.

8. Arkivvurdering

Arkivverdig post som skal journalføres:

• Saksdokumenter og klager (unntatt legeklager)
• Juridisk og historisk dokumentasjon
• Kontrakter, avtaler, forhandlinger, garantier, rapporter, tilbud, anbud mv. Ikke-arkivverdig post skal returneres eller makuleres.

9. Stempling, journalføring og skanning

• All papirpost stemples elektronisk med skannedato.
• Dokumenter skannes til PDF/A og journalføres i P360.
• Originaler oppbevares i 3 måneder før makulering.

10. E-posthåndtering

• Arkivverdig e-post registreres og flyttes til mappen "Behandlet".
• Ikke-arkivverdig e-post slettes eller videresendes.

11. Unntatt offentlighet

• Post merkes "Unntatt offentlighet" med hjemmel i P360.

12. Postjournal

• Publiseres ukentlig.
• Skal inneholde saksnummer, sakstittel, dato, type, journalposttittel, avsender/mottaker og saksbehandler.
• Følg gjeldende prosedyre for publisering i P360.

13. Kontaktregister

• Vedlikeholdes av postmottak.
• Nyregistreringer skal inkludere:
  • Fullt navn
  • Person-/foretaksnummer
  • Adresse, telefon og e-post
• Registeret skal gjennomgås månedlig for dubletter og manglende info.

14. Kontaktinformasjon

• E-post til postmottak: postmottak@vardo.kommune.no