|
Cosdoc inneheld all dokumentasjon i samband med tenestene: Heimehjelp, heimesjukepleie, psykisk helseteneste, omsorgsstønad, støttekontakt, avlastning, brukarstyrt personleg assistanse, dagsenter, korttidsopphald og langtidsopphald i institusjon. Arkivet er i dag på papir, og søknader, inngåande og utgåande dokument vert lagt i pasienten si klientmappe. Arkivet står i dag på arkivrom ved fellestenesta. Arkivrommet har kodelås og vert berre betjent av arkivpersonell i fellestenesta. I 2006 tok ein i bruk elektronisk pasientjournal. Det består av e-meldingar og andre dokument som gjeld pasienten si helse og dokumentasjon av helsehjelpa til pasienten. Dette vert kun lagra elektronisk. Meldingar som kjem via e-meldingar legg seg automatisk i sjukepleiejournalen med kommunalsjef helse- og sosial som saksansvarleg. Oppretting av hovudkort: Ved første kontakt med pasient skal det opprettast hovudkort på pasient. Dette kna gjeras manuelt eller ved mottak av første e-melding. Det er fagansvarleg for tenesta som oppretter hovedkort. Arkivansvarleg kontrollerer hovedkort og legg inn manglande opplysingar. Mottak av post: All post som vert motteken «ute» i eininga, eller andre stader, skal leverast fellestenesta for registrering og journalføring. Post som kjem inn til rådhuset via postfordeling, vert opna og sortert av fellestenesta. Post som er arkivverdig skal stemplast og registrerast i CosDoc.
- Søk opp brukar i hovedkort
- Ga til fane: sak
- Opprett ny arkivsak eller bruk ei allereie oppretta sak
- 4. Det vert oppretta ny arkivsak ved søknad om tenester. Ved forlenging av tenester vert same arkivsak som hovedsøknad brukt.
- Epikriser, rapporter osv kjem direkte inn i sjukepleiejournal
- Dokumentet blir registrert med alle opplysningane før arkivering
Sakshandsaming: Når sakshandsaminga er utført på administrative vedtak, vert desse skriven ut, og melding om vedtak vert sendt til part. Underskriven møtebok og partutskrift vert teken kopi av. Møtebok og partsutskrift vert arkivert i perm, kopier vert lagt i pasienten si klientmappe. Partutskrift vert sendt til søkjar. Journalen vert endra frå F til J. Når søknaden er ferdig handsama vert arkivsaka avslutta. Saka kan opna igjen ved revurdering av tenesta. Registrering og handsaming av klagesaker: Dersom det kjem inn klagesaker som gjeld ein enkel person, skal det registrerast i cosdoc. Klagesak som gjeld pasienter og klientar skal handsamast i cosdoc. Saksbehandler er ansvarleg for eigne restansar. Dødsfall: Den enkelte avdeling/eining skal registrera dato for dødsfall på hovedkortet. Alle tenester må avsluttast før pasient/klientar kan setjast passiv. Det er ein årleg gjennomgang og oppdatering av døde pasientar. Arkivmapper: Det vert oppretta fysiske mapper på pasientar som søkjer tenester frå helse- og omsorg. Dei vert oppbevart i klientarkiv på rådhuset, i arkivrommet ved fellestenesta. Utlån: Utlån av mapper skjer kun etter avtale med arkivet. Avsluning av fysiske mapper: Når klientforholdet er avslutta, kan mappene renskast for binders, kladdenotat og anna materiell som ikkje er arkivverdig. Etter avtale med interkommunal arkiv i Hordland vert mappene overført til depot. |