Arkivlokale Etter forskrift om krav til arkivlokala ble det gjennomført en tilstandsrapport i 2012 i fylkeskommunens arkivlokaler. Det ble avdekt avvik som i løpet av 2013-2015 ble utbedra og lukka. Krav og frister Alle arkivskaparar er forplikta til å sørge for tilfredsstillande oppbevaringsforhold for sine arkiv. Rom som brukes til oppbevaring av arkivmateriale skal tilfredsstille krava til arkivrom i samsvar med forskrift om offentlege arkiv (§7). Arkivskaparar som ikkje tilfredsstiller forskriftskrava, skal tilstrebe krava så snart det er praktisk og økonomisk mogleg. Alle arkivlokale i nybygg skal tilfredsstille krava. Alle arkivlokale skal oppfylle krava seinast innen 13 år etter at forskrifta trådde i kraft (2012). Utforming og dimensjonering Ved planlegging av arkivrom skal ein ta omsyn til framtidig behov for arkivplass. Golv og reolar i arkivlokale skal ha stor nok bæreevne til å tåle belastninga av arkivmaterialet. Reolar og hyller skal vere laga av ikkje-brennbart materiale (tilsvarende flammelakkert stål). Hyllene bør vere regulerbare i høgda og hyllelengda bør vere ein meter. I spesialrom for arkiv må reolar og hyller plasseres slik at materialet ikkej står inntil vegg, tak eller på golv. Nederste reolhylle skal ikkje plasseres nærmare golvet enn 10 cm. Hylleavstand til vegg skal vere 5 cm. Lokale skal innreiast med fri golvplass til transport (min 120 cm) og reolganger til framhenting av materialet (min 70 cm). Arkivlokale skal vere utstyrt med nødvendig arbeidsplass for arkivpersonalet. Dersom det ikkje er teknisk mogleg, skal arbeidsplassen vere i umiddelbar nærhet av arkivlokale. Arkivlokale skal vere utstyrt med tilstrekkeleg belysning av godkjent kvalitet. Sikring mot vatn og fukt Arkivlokale skal generelt vere slik plassert og utformet at vatn og fukt ikkje trenge inn. Lokale som kan trues av oversvømming kan ikkje brukast til arkivrom. Spesialrom for arkiv skal ikkje innehalde vannførande rør eller radiatorar. For midlertidige løsninger som ikkje tilfredsstiller dette kravet, skal lokale utstyres med fuktføler, stengeventil og alarm. Arkivlokale skal generelt vere sikret mot brann og skader som følgje av sterk varmeutvikling. Det skal ikkje vere anna elektrisk utstyr enn det som er nødvendig for drifta i lokale. Det elektriske anlegget skal vere etter forskrifter om branntrygge lokale. Røyking er ikkje tillatt i noko arkivlokale. Møre og Romsdal fylkeskommune har vannvakt. Den har alarm ved vannlekkasje - direktevarsling til SD-anlegget (driftspersonell). Alle arkivlokale skal vere eigne separate brannceller. Vanlege kontorrom som oppbevarer dagligarkiver skal ha brannmotstandsevne min A30 eller B30. Møre og Romsdal fylkeskommune har eigne separate brannceller og direktevarsling til brannvesen.
Spesialrom for bortsettingsarkiv skal ha brannmotstandsevne min A60 eller B60.
Arkivskap som blir benytta til bortsetting og eldre arkiver skal ha motstandsevne min A90. Møre og Romsdal fylkeskommune har B60S og A60 branndører i våre arkivlokale. Bibliotekmagasinet og drosjerommet har B60S dører. Fjernarkivet har A60 dør. Spesialrom for arkiv skal ha motstandsevne min A120. Maling, gulvbelegg og annet må vere av ein slik art at det ikkje fremjer brannspreiing. Lokale skal varmast opp med varmekabler i golv, alternativt med eigne vernekonstruksjoner eller varmluftsanlegg som ikkje medfører brannfare. Alle spesialrom skal ha automatisk brannalarm knytt til brannvesenet og det skal vere installert håndslukkingsapparat. Spesialrom skal ikkje ha vindu og dei skal vere utstyrt med selvlukkende dør. Klimatisk sikring Arkivlokale skal generelt vere sikra mot skader på materialet forårsaket av temperatur, luftfuktighet, forurensing og støv. Alle arkivlokale skal ha fast reingjering. Temperaturen og klima skal vere mest mogleg konstant. I kontorlokale som inneheld papirmateriale skal temperaturen vere mellom 18-20 grader. I spesialrom for arkiv som inneheld papirmateriale og elektroniske materiale skal temperaturen vere stabil rundt 15 grader. Den relative luftfuktighet skal vere stabil mellom 40-60% for papir og 50% for elektronisk materiale. I spesialrom for oppbevaring av foto og film skal temperaturen vere stabil mellom 6-8 grader. Fargenegativer og lysbilder skal oppbevarast under temperatur på minus 5 grader. Den relative luftfuktigheten i rom for oppbevaring av foto skal vere stabil mellom 25-30%, mens det for nitratfilm og våtplater krevs luftfuktighet mellom 30-40%. Møre og Romsdal fylkeskommune (fylkeshuset) har luftfuktere i sine arkivlokale. Sikring mot innbrot og ulovleg tilgang til materiale Alle arkivlokale skal vere sikra mot innbrot og mot at uvedkomande kan få adgang til materialet. Alle arkivlokale skal ha reglar for tilgangen til lokale. Spesialrom for arkiv skal sikrast med særskilt innbruddsalarm. Møre og Romsdal fylkeskommune har vektertjeneste for fylkeshuset to gonger i døgnet utanom åpningstid - ved avvik varsles driftspersonell og evt politi/brann. Ettersyn Alle arkivlokale skal ha fast tilsyn og skal kontrollerast med jamne mellomrom med hensyn til sikringstiltaka. |