Utstyr Innkjøp Ved innkjøp av utstyr skal inngåtte rammeavtalar nyttast så langt det er mogleg. Arkivtjenesta gir råd om godkjende kvalitetar o.a. Alle anskaffingar skal gjerast i samsvar med fylkeskommunen sin vedtekne anskaffingsstrategi, gjeldande innkjøpsprosedyre samt fylkeskommunens etiske retningslinjer vedr profesjonalitet. Møre og Romsdal fylkeskommunes anskaffingar skal gjennomføres i samsvar med gjeldande lover og forskrifter, fylkeskommunens etiske retningslinjer, dekke reelle behov og sikre effektiv ressursbruk. Anskaffingsprosessen skal skape tillit til fylkeskommunen som innkjøper og forvalter av offentlege midlar. Miljøhensyn og samfunnsansvar skal veie tungt i anskaffingane våre, og det skal legges til rette for nytenkning og innovasjon. Bestandighet For alt materiale som skal oppbevares for ettertid skal det nyttast godkjente lagringsmedium. Foto, film og elektronisk materiale skal konverterast over til anna lagringsbestandig medium i den grad det er nødvendig for bevaringa. Papirkvalitet Papir som lagringsmedium skal vere arkivholdbart (permanent papir) etter internasjonal standard ISO 9706. Elektroniske dokument Elektronisk lagringsmedium kan berre nyttast dersom dei er basert på systemer, rutinar og format som er godkjent av Riksarkivaren til dette bruk. Mikrofilm Mikrofilm kan berre erstatte originaldokument på papir dersom dei følgjer Riksarkivarens krav til rutinar og kvalitetssikring for dette bruk. Foto For oppbevaring av fotografi skal det nyttast syrefrie konvolutter o.a. utstyr som tilfredsstiller Riksarkivarens krav til oppbevaring av slikt materiale. Skrivemateriell Merking av omslag, mapper, bokser o.a. som skal bevares, skal skje med lysbestandig blekk. Arkivskap Arkivskap skal vere låsbart. Arkivskap til dagligarkiv skal ha brannmotstandsevne A30 eller høgare. Arkivskap som brukes til oppbevaring av bortsettingsarkiv og eldre arkiv skal ha brannmotstandsevne A 90 eller høgare. Bokser og annet oppbevaringsutstyr Arkivbokser og oppbevaringsutstyr skal være syrefrie, tette, med fast lokk og uten metall. Pappen skal tilfredsstille internasjonal standard for dette. Hyller og reoler Hyller og reoler skal vere av flammelakkert stål, eller materiale med tilsvarende brannmotstand og bereevne. |