1. Driftsstans Elements CloudHvis journal- og arkivsystemet (Elements Cloud) er utilgjengelig, skal arkivtjenesten iverksette nødprosedyre. Kortere driftsstans (1-2 dager):
- Journalføringen utsettes til driften kommer i gang. Post fordeles ikke, unntatt i spesielle tilfeller (hastesaker), se rutinebeskrivelse nedenfor.
Lengre driftsstans (3 dager og lengre):
- Arkivansvarlig fører en foreløpig elektronisk journal på fastlagt mal som viser inn- og utgående dokument med innhold av opplysninger i samsvar med arkivlova § 2-7
2. Behandling av arkivdokumenter ved lengre driftsstans (Elements Cloud)Behandling av inngående dokumenter:
- Arkivtjenesten registrerer inngående dokument, både eksterne og interne i den foreløpige elektroniske journalen.
Dokumentene skannes og fordeles til saksbehandler. Behandling av utgående dokument:
- Saksbehandler produserer dokumentene i det ordinære tekstbehandlingssystemet eller lignende, følg videre rutinebeskrivelse nedenfor
3. Driftsstans fagsystemerHvert fagområde må vurdere konsekvenser av antall dager med driftsstans, utfra fare for liv og helse. Nødprosedyre skal beskrives i Compilo.
- Profil: Ved driftsstans over 2 dager, journalføring manuelt
- NAV: Ved driftsstans over 5 dager, journalføring manuelt
- Flyktning: Ved driftsstans over 5 dager, journalføring manuelt
- Voksenopplæring: Ved driftsstans over 5 dager, journalføring manuelt
- Familie/Barnevern: Ved driftsstans over 5 dager, journalføring manuelt
- HsPro: Ved driftsstans over 5 dager, skrives journalføring manuelt
- SYSVAK: Rapportering av vaksinering i etterkant
- Vigilo: Ved driftsstans over 5 dager, journalføring manuelt
- HK-Oppvekst: Ved driftsstans over 5 dager, journalføring manuelt
Saksbehandling som må utføres, skrives i MS-Word og skannes inn i fagsystem etter at systemet virker. Rutinebeskrivelse i Compilo med skjema for journalføring |
|