Innkjøp av nye fagsystem

1. Bakgrunn for retningslinjene

Systemeier Kommunalsjef, eller den rådmann har delegert myndighet til, er systemeier og har myndighet til å velge system og inngå avtaler/kontrakter med en eventuell leverandør. IKT-leder og arkivleder skal alltid rådspørres når nye systemer anskaffes. Systemeier kan også velge å bruke databehandler etter de regler som gjelder. Sikkerhetsleder skal involveres i valg av databehandler og utforming av databehandleravtale. Systemeier utpeker en systemansvarlig for hvert system. Ref. IKT styringsdokument pkt 6.2.

Senja kommune ønsker å ha bruken av elektroniske fagsystemer under kontroll ved å stille krav til prosedyrene for innkjøp og bruk. Ved å stille krav til kvaliteten på den registrering og arkivering som skjer i fagsystemene vil den framtidige bevaring av arkivinformasjon bli bedre.

2. Hva er elektroniske fagsystem?

Med elektroniske fagsystemer mener vi spesialiserte støttesystemer for en ensartet type saksbehandling. Behovet for å behandle et betydelig antall saker ensartet med hensyn til saksgang, arbeidsprosedyrer og kriterier for vedtak utgjør bakgrunnen for innkjøp av slike systemer.

Sakene i et fagsystem blir vanligvis arkivert i en spesiell arkivserie (spesialarkiv) som inneholder alle sakene for dette fagområdet, og ikke i det generelle saksarkivet (K-kodearkivet). Eksempel på slike serier er byggesaksarkiv, oppmålingsarkiv, gårdsarkiv, klientarkiv, pasientjournal, feiearkiv m.m.

Eksempler på fagsystemer som brukes i Senja kommune er: Visma Profil, VIsma Digisos, CGM Helsestasjon, CGM pasientjournal lege m.v.

3. Krav om journalføring

I Senja kommune er det er et krav at all arkivdokumentasjon blir journalført, og underlagt kravene om kvalitetssikring og kontroll. På grunn av lovverkets krav om journalføring og registrering av all arkivdokumentasjon i offentlig forvaltning er det viktig at fagsystemene også har funksjoner som ivaretar journal- og arkivfunksjonen på en forskriftsmessig måte.

Journalføring av den arkivdokumentasjon som inngår i et fagsystem skal enten skje i en egen modul i selve fagsystemet eller ved hjelp av funksjonene i det generelle sak-/arkivsystemet (Elements Cloud).
Ingen arkivskapere i Senja kommune har anledning til å drive saksbehandling i fagsystemer uten at dokumentene som mottas eller produseres blir registrert og arkivert.

For elektronisk journalføring skal offentlige organ bruke et arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden, og være godkjent av Riksarkivaren før det blir tatt i bruk (jf. Arkivforskriften §§ 11 og 12). For spesialiserte fagsystemer kan det gjøres unntak dersom systemet er tatt i bruk før 2002, men dette skal i så fall godkjennes av Riksarkivaren.

Alle obligatoriske journalopplysninger skal kunne registreres i systemet. Det vil si: journalføringsdato, saks- og dokumentnummer, sender og/eller mottaker, opplysninger om sak, innhold eller emne, datering på dokumentet, arkivkode, ekspedisjons- og avskrivningsdato og avskrivningsmåte.

4. Regler for innkjøp

Alle som vurderer å ta i bruk nye elektroniske fagsystemer plikter å sjekke om systemet oppfyller de nødvendige krav i forhold til regelverket, og skal konsultere innkjøpsansvarlig, IKT-leder og fagansvarlig arkiv før kontrakt inngås. Arkiv Troms kan også bidra med informasjon, råd og veiledning.

Følgende krav må som et minimum oppfylles:

• Har fagsystemet en egen brevjournalmodul som man skal ta i bruk, skal man på forhånd forsikre seg om at denne har fullverdige arkivfunksjoner.
• Systemet skal kunne eksportere datauttrekk hvor saksdokumentene er tilknyttet overordnete tabeller i samsvar med bestemmelsene i Riksarkivarens forskrift, kap. 5.

5. Regler for bruk

Det skal legges opp administrative rutiner for kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen som inngår i fagsystemene. Ansvaret ligger hos arkivmedarbeider.

Ingen arkivskapere har anledning til å arkivere saksdokumenter i kun elektronisk form i fagsystemene hvis de ikke er tilknyttet en Noark-kjerne for arkivering. Alle saker som behandles i slike fagsystemer må skrives ut på papir, og arkivlegges i fysisk arkiv. Unntatt fra dette er opplysninger som arkivlegges i elektronisk pasientjournal, som har dispensasjon fra dette kravet.

Innkjøp av fagsystemer med manglende arkivfunksjonalitet kan kun kjøpes så fremt systemet er kompatibelt med frittstående arkivkjerner som Senja kommune allerede er eier av.