Dokumentsenter har ansvar for å;
- motta, opne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post
- opprette nye arkivsaker i samband med journalføring
- kvalitetssikre at saksbehandlar si registrering er korrekt
- kontrollere restanselister 1 gang i året. Sende påminning til saksbehandlar om å avskrive.
- kvalitetssikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringar
- behandle førespurnader om utlån frå arkiv/depot
- Behandle innsynskrav internt og eksternt
- Kvalitetssikre og journalføre eigenproduserte dokument
- Behandle intern og ekstern post
- Ordning av eldre avslutta fysiske arkiv
Saksbehandlar har ansvar for å;
- levere personleg adressert post , anten det er papirdokument eller e-post , til dokumentsenter for journalføring
- ha oversikt over kva saker som er til behandling ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem
- kontrollere at riktig offentlegheitsvurdering er gjort
- produsere all arkivverdi dokumentproduksjon i et fagsystem eller sak-/arkivsystem
- avskrive inngåande og interne dokument som er behandla
- ekspedere ferdige dokument i sak-/arkivsystem og fagsystem
- avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdig behandla
Leiar har ansvar for å;
- gjennomgå og fordele post til rett saksbehandlar
- gjennomføre offentlegheitsvurdering
- sjå til at restanselister vert følgd opp
- bidra til at krava til dokumentasjon av behandling vert ivareteken
|
|