Arkivdepot for eldre og avsluttet arkiv - valg av løsning

1. Vedtak om overføring av depotoppgaver

Senja kommune har med gjort vedtak om delegering og overføring av depotoppgaver til Interkommunalt arkiv Troms IKS. 

Avtalen omfatter både digitalt og ikke-digitalt arkivmateriale fra hele kommunens administrasjon og alle virksomheter som inngår i Senja kommune. Den omfatter også eventuelle private arkiver som er i kommunens eie.

2. Kommunens oppgaver og ansvar

Kommunen skal sørge for at:

• eldre og avsluttet ikke-digitale arkiv fra alle kommunale enheter blir avlevert til Arkiv Troms når materialet er mer enn 10 år gammelt,
• personregistermateriale (sensitive personopplysninger) blir overført i tråd med spesifikasjonene i depot- og databehandleravtalen,
• arkiv etter nedlagte enheter blir overført straks, med mindre arkivet kan overføres til en annen kommunal enhet som overtar ansvarsområdet,
• digitalt arkivmateriale overføres ved periodisering eller senest når systemet tas ut av bruk,
• arkiv som skal avleveres er behandlet i samsvar med arkivforskriftens § 20 Krav til arkiv som skal avleverast og retningslinjer gitt av Arkiv Troms,
• private arkivskapere fra kommunen inkluderes i ordningen etter samråd med Arkiv Troms, og avtale om overtakelse om eiendomsrett er inngått (i de tilfeller det er mulig).

3. Arkivdepotets oppgaver og ansvar

Arkiv Troms skal sørge for at:

• kommunen får nødvendig veiledning før overføring av alle typer arkivmateriale,
• det avleverte arkivmaterialet oppbevares og sikres i arkivlokaler som tilfredsstiller kravene i arkivforskriftens § 7 og riksarkivarens forskrift §§ 2-1 til 2-11,
• det finnes oversikt over alle avleveringer og total arkivbestand,
• arkivmateriale som er skadet blir sikret særskilt, i påvente av konservering og/eller digitalisering,
• brukerforespørsler ekspederes i tråd med retningslinjer og tidsfrister fastsatt i forvaltningsloven og offentlighetsloven,
• avlevert arkivmateriale blir tilgjengliggjort for det allmenne publikum i tråd med gjeldende regelverk om offentlighet, innsynsrett og personvern,
• det gjennomføres tiltak som fremmer bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiver i kommunen.

4. Arkivkatalog

Arkiv Troms har ansvar for å ordne og katalogisere eldre og avsluttet arkiv. Det vil si arkivmateriale som er gått ut av forvaltningsmessig bruk. Arbeidet gjennomføres i flere omganger for rettferdig fordeling av tidsbruk på hver enkelt deltaker i selskapet.

En arkivkatalog er et hjelpemiddel til å finne fram i arkivmateriale etter at det er avlevert til arkivdepot. Den gir oversikt over kommunale arkivskapere, strukturen i de enkelte arkivene og innholdet i arkivstykkene. For å finne fram til en bestemt sak eller et saksforhold må en som regel i tillegg bruke de interne registrene i arkivene, postjournalene eller kopibøkene.

En generell oversikt over hvordan en kan finne fram i eldre arkiv finnes på nettsidene til Arkiv Troms, og personalet kan kontaktes for råd og veiledning. Oversikt over hvilke tjenester som tilbys finnes på Arkiv Troms sine nettsider.

5. Innsyn i sensitive personopplysninger

Reglene for innsyn i, og eventuell gjenbruk av, sensitive personopplysninger er strenge. Personregistermaterialet som er overført fra kommunen til Arkiv Troms skal sikre at dette skjer i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende regelverk for innsyn, offentlighet og personvern.

De til enhver tid gjeldende retningslinjene for framgangsmåte for, og saksbehandling av, henvendelser om innsyn i sensitive personopplysninger (personopplysninger av særlige kategorier) publiseres på nettsiden til Arkiv Troms.